Nu eens niet de gastorganisatie centraal, niet de sheets, de sprekers of de rondleiding, maar... de deelnemers zelf! Ieder van de 37 aanwezigen doet 19 november bij TU Delft actief mee, deelt zijn (m/v) eigen inzichten en ontdekt gaandeweg zijn eigen eye-openers. Wie wil dat niet? De reacties zijn enthousiast: een dikke 8.

Nou ja, het bovenstaande klopt niet helemaal... De gastorganisatie - TU Delft Library - staat weliswaar niet centraal, maar speelt wel degelijk een rol van betekenis: als inbrenger van 1 van de 3 cases, als facilitator en als inspirerende leer- en ploeteromgeving. Want gewerkt wordt er!

Deze Graafsessie dient twee doelen:

1. ๏Het uitwisselen van inhoudelijke kennis en informatie, maar ook
   

2. ๏Inspiratie om een soortgelijke aanpak in jouw eigen organisatie toe te passen.
   

Dit verslag focust vooral op het tweede punt, aan de hand van mijn (Simons) persoonlijke indrukken. Het accent ligt dus op de gevolgde aanpak, niet zozeer op een inhoudelijke verslaglegging. De inhoudelijke informatie wordt vastgelegd in een drietal pagina’s die nog moeten verschijnen.

Mireille Jansma, de grote regisseur van deze middag, zet - na de opening door Simon - direct de toon. Handen uit de mouwen. Ze nodigt de drie case-eigenaren uit om puntig hun vraagstukken te presenteren en wat achtergronden erbij te schetsen: Esther Maes van TU Delft (teamleider Document Management en Archief), Frank Engering van Deltares (Projectmanager Informatiemanagement) en Floor Fokkert (UWV, Beleidsadviseur DIV). Het snelle tempo zorgt voor een informele, soms tikje chaotische atmosfeer, mede doordat een vraagstuk iets anders wordt gepresenteerd dan op het programma staat. Het gaat zo snel, dat we na de introducties bijna een kwartier voorlopen op het programma. Extra tijd voor de cases!

Indruk en aanpak KennisCafé’s

De plenaire ruimte - eigenlijk bedoeld voor de high-potentials onder de studenten - is geen collegezaal met stoelen, maar bevatte een verzameling van uiteenlopende moderne zitplaatsen, van bankstellen tot losse stoelen met ingebouwde lessenaar. Dat maakt de atmosfeer al direct informeler. Na de casepresentaties gaan we uiteen in groepjes, om het eerste vraagstuk van elke case aan te pakken. Daartoe lopen deelnemers naar de case-eigenaar naar keuze toe en achter die aan naar een kleiner zaaltje: Steve Jobs, Albert Einstein of Gertrude Stein. In elke ruimte staan de case-eigenaar en een facilitator. De facilitator zorgt dat het proces goed verloopt; de case-eigenaar is voornamelijk observator en kan waar nodig dingen toelichten. Alle cases starten met een KennisCafé. De facilitators zijn Mireille (Deltares case), Jurgen Egges (Informatie-adviseur UWV; hij werkte tot voor kort samen met Mireille bij de ING) en Anke Versteeg (Liaison Officer TU Delft Library; onze gastvrouw namens de TU).

Zelf volg ik de case van Deltares, onder de hoede van Mireille. De hamvraag: Hoe zorgen we voor concreet en zichtbaar draagvlak bij het niet-IT management? Dat bespreken we in twee subgroepjes van 4-5 personen, elk groepje gezeten rond een tafel. Mireille vertelt dat we goed moeten luisteren naar elkaar en het niet om een debat draait. Na enige tijd krijgen we een poster - belooft ze - en dan kunnen we daarop onze ideeën vastleggen om te delen met anderen. Tot slot - voorspelt ze - gaan we onze poster presenteren aan het andere subgroepje. En zo gebeurt het ook.

Zonder aanloop begint de discussie aan mijn tafel vanzelf. Iemand geeft aan hoe belangrijk de buitenwereld is voor het management. En hoe pijnlijk het is als er publiekelijk iets misgaat. Een manier om draagvlak te krijgen bij die managers is dan ook om te tonen welke bloopers voorkomen kunnen worden door goed document management van de SharePoint informatie. Het ene advies volgt op het andere; als vanzelf doen alle deelnemers mee en de resultaten zijn behoorlijk praktisch. Twintig minuten later komt Mireille met de poster (met daarboven in grote letters nogmaals het vraagstuk vermeld) en neemt iemand de dikke stift ter hand om de adviezen te noteren. Dan gebeurt er iets boeiends: ineens is er een rolverdeling. Tot dat moment is ieder gelijk en nu is iemand de penvoerder. De woordkeus en vorm van samenvatting van de opmerkingen worden gekleurd door de notulist. Dat is niet verkeerd, maar zorgt voor subtiele verschuivingen en - voor zover ik dat goed waarneem - ook voor wat meer ingehoudenheid bij andere deelnemers. De praktische adviezen komen in dit proces wat algemener van aard op papier. Bij andere tafels loopt het anders: daar schrijft bijvoorbeeld ieder zijn eigen adviezen op, soms in verschillende kleuren. Leerzaam voor de organisatie ;-)

De posters worden in het groepje toegelicht aan de andere subgroep. En dus ook aan case-eigenaar Frank. Die reageert door te vertellen welke ideeën hem aanspreken. Al met al is het een aardige lijst met adviezen die hij mee naar huis kon nemen, en dat nog maar halverwege de dag. Maar hij is duidelijk vooral opgetogen over de kwaliteit van de ideeën zelf.

Terwijl Frank zijn take-aways toelicht, valt me een nieuwe subtiele verschuiving op: de veralgemenisering van de praktijkadviezen zet voort. Iemand had bijvoorbeeld aan tafel gezegd (en toegelicht aan de hand van een praktisch voorbeeld): ‘Luister goed naar elke sleutelfiguur, een manager, en probeer een typisch managementprobleem op te lossen waar deze persoonlijk tegenaan loopt. Dan heb je een fan op een sleutelpositie!’ Tijdens het opschrijven transformeerde dit in: ‘Onderzoek waar behoefte binnen management ligt. Pijnpunten ombouwen tot winstpunten: vergroot gemak en plezier van manager.’ Helemaal correct, maar minder praktisch. De interpretatie door Frank is vervolgens: ‘Pijnpunten in SharePoint weghalen en in winst omzetten’, maar het ging natuurlijk om de persoonlijke pijnpunten van de manager, los van SharePoint. Dit kleine voorbeeld geeft aan hoe makkelijk (en snel: binnen 1 uur) een waardevol praktijkadvies vermalen wordt tot een gemeenplaats die ook nog een onbedoelde interpretatie krijgt. En dat allemaal door goedwillende, enthousiaste en competente vakgenoten. Hopelijk is het hierbij rechtgezet. En de volgende keer schrijft ieder zijn eigen adviezen op, misschien zelfs met een eigen kleur stift. Echt boeiend zo’n KennisCafé! ;-)

Postersessies & Pre Mortem

Na de pauze herhalen de case-eigenaren nog even wat hun tweede en laatste vraagstuk is. Nieuwe groepjes ontstaan en lopen achter hun ‘case’ aan naar de kleine zaaltjes. Nu geen stoelen meer, maar... staan rond de posters. (Oké, een enkeling gaat zitten. ;-) Alleen bij de UWV-case wordt geen postersessie gedaan, maar een tweede KennisCafé.

Postersessie: per zaaltje liggen of hangen er 4 posters met als titels:

1. ๏Verleiden & versieren
   

2. ๏Regels & procedures
   

3. ๏IT/Techniek
   

4. ๏Ondersteuning, Training & Advies
   

Ieder zoekt een poster naar keuze, zet die bril op (bijvoorbeeld regels & procedures) en gaat in zijn mini-groepje van 2-3 personen vanuit dat perspectief het vraagstuk te lijf. Bij Deltares was dat vraagstuk bijvoorbeeld: ‘Hoe zorgen we dat mensen die met SharePoint moeten gaan werken en hun documenten daarin moeten opslaan, dat ook daadwerkelijk, gemotiveerd en met plezier gaan doen?’ Een van de 8 reacties op de Regels & Procedures-poster: ‘Werkafspraken opstellen en vastleggen in overleg met gebruikers.’ Na enige tijd wisselt men van poster. Tot slot worden de posters kort toegelicht. En dan... er is genoeg tijd voor een pre-mortem...

Al tijdens de plenaire sessie kreeg Mireille beroering in de zaal door de pre-mortem benadering aan te kaarten: Stel je voor dat je x jaar verder bent en het project is grandioos mislukt. Waar zou dat nou door gekomen zijn? Case-eigenaar Esther pikte het direct op en wilde het in haar eigen groep ook doen. En zo geschiedde. Ieder schrijft op post-its zijn ramp-redenen op. Bij de Deltares-case was het Mireille die de post-its voorlas en op een grote poster plakte, geclusterd naar thematiek.

Het resultaat: een uitgebreide collage met boeiende inzichten in faalfactoren, zoals:

1. ๏‘4 wisselende projectleiders achter elkaar’
   

2. ๏‘Er is een nieuwe hype’
   

3. ๏‘Willen niet delen’
   

4. ๏‘De gebruiker moet teveel.’
   

Etc. Etc.

Opmerkelijk hoe mensen reageren als er weer een nieuwe post-it wordt voorgelezen. De herkenning die men heeft op basis van eerdere projecten die misgingen of gewoon de cultuurkenmerken van de organisatie, maar ook soms verrassing. Per saldo is het bijna jammer om te stoppen. Er ligt nu zoveel materiaal dat er bijna om smeekt om verder uitgewerkt te worden. Voor de volgende keer zou het heel zinvol zijn om juist te beginnen met een pre-mortem. En zo leren we allemaal. En wat hebben we geleerd?

Winst voor deelnemers

Dit is waar het allemaal om draait: de take-aways. Wat neem je na afloop mee naar huis of beter: naar je werk? De resultaten zijn opmerkelijk divers: sommige deelnemers benadrukken de inhoudelijke tips, anderen de opgedane contacten en weer anderen vooral de gevolgde aanpak.

Laten enkele evaluaties op LinkedIn en andere media maar voor zichzelf spreken:

1. ๏‘Voorlichten/verleiden meer inzetten dan ik nu doe.’
   

2. ๏‘De allereerste graafsessie is wat mij betreft geslaagd en mag vaker worden georganiseerd. Meedenken en meedoen en eigen vraagstukken onder de loep nemen met niet-directe collega's kan nieuwe inzichten bieden en inspireren.’
   

3. ๏‘Het was een interessante bijeenkomst. De implementatie van SharePoint is niet alleen het implementeren van een appplicatie, maar het betreft een omvangrijk veranderingstraject. Het is meer dan het werken met een nieuw opslagsysteem. Het gaat om het werken in een samenwerkingstool dat niet is gebaseerd op een individuele medewerkers opvatting, maar op een generieke opvatting over documentbeheer. En probeer dat maar eens tussen de oren te krijgen. Om de voordelen van SharePoint (b.v. het centraal gevormd digitaal dossier is op alle locaties waar internet is op alle devices toegankelijk) werkelijk te kunnen ervaren wordt van iedereen een positief/actieve bijdrage gevraagd. Het is me duidelijk dat om medewerkers zo ver te krijgen, er een gedegen training/communicatie/advies/coachingstraject nodig is. Ik heb de indruk dat er gisteren goede ideeën en suggesties zijn uitgewisseld om dit taaie traject te belopen.’
   

4. ๏‘Was inderdaad erg interessant en interactief. Ook bij een SharePoint implementatietraject bleek het weer belangrijk eerst de vraag naar boven te krijgen wie de implementatie eigenlijk wil (management? DIV?) en waarom (samenwerking? Archiefwet?), voordat men het waarmee (SharePoint? 2010 of 2013?) en hoe kan gaan beantwoorden. Ben benieuwd waar we over een jaar met de implementatie van SharePoint allemaal staan.’
   

5. ๏‘Over-all is iedereen in ieder geval heel enthousiast. Nieuwe tijden vragen wellicht nieuwe vormen van kennisoverdracht, dus zoiets als een kenniscafé uitproberen lijkt me alleen maar goed. Op deze manier was er in ieder geval veel ruimte voor alle deelnemers om ervaringen uit te wisselen.’
   

Welk concreet idee neem je mee?

1. ๏‘Heel veel’ 
   

2. ๏‘Stimuleren (versieren/verleiden) van gebruikers tot een goede samenwerking binnen SharePoint.’
   

3. ๏‘De pre-mortem aanpak en alle info op de sheets!’
   

4. ๏‘Contact met de IT van TU Delft.’
   

Winst voor case-eigenaren

Waarom doen al die mensen zoveel moeite om bij te dragen aan deze sessie?

1. ๏UWV heeft ter plekke een case-eigenaar en een facilitator die allebei kennis delen en vergaren (vooral de case-eigenaar, want de facilitator kan hoogstens luisteren), maar ook een ‘losse’ deelnemer. Ze nemen vier posters mee naar huis en een berg indrukken.
   

2. ๏Deltares komt met 5 deelnemers, inclusief Frank. Zij hebben goed door dat de winst niet sec zit in de 7 posters die ze meenemen, of zelfs in de mondelinge toelichtingen, maar in het zoveel mogelijk meedoen zelf. De vier niet-presenterende deelnemers zijn verspreid over de cases, om optimaal te leren. Slimme zet van Deltares.
   

3. ๏TU-Delft levert uiteraard een eigen case (en facilitator), maar mag als gastorganisatie 5 extra deelnemers inzetten, die eveneens verspreid over de cases hun input leveren en.. ontvangen. Zij spannen de kroon met 8 posters, hoewel het uiteraard niet gaat om de kwantiteit.
   

4. ๏En uiteraard hebben de case-eigenaren gratis deelname (hoewel er ook iets voor te zeggen valt om ze dubbel te laten betalen ;-)
   

Wilde zwijnen

Tijdens de pauze worden de posters opgehangen in de plenaire zaal, zo gegroepeerd dat de case-eigenaren ze kunnen toelichten. Simon neemt het woord en adviseert ieder zich bewust te zijn van deze kans om contacten te leggen met mede-deelnemers om 1-op-1 of zelfs in groepjes de kennisuitwisseling voort te zetten of zelfs aan intervisie te doen. Bijvoorbeeld een dag meelopen met de ander. En attendeert op de nieuwe subgroep die is aangemaakt in LinkedIn, speciaal rond SharePoint en DMS.

Mireille krijgt het woord en vraagt de case-eigenaren naar hun hoek met posters te gaan en zelf de resultaten toe te lichten aan de deelnemers. Aldus geschiedt. Dat de drie cases gelijktijdig worden toegelicht, heeft een voordeel qua tijd, maar zorgt wel voor enige logistieke drukte. De hoeveelheid ruimte rond de posters is niet optimaal. Toch is de belangstelling groot en spreken de case-eigenaren duidelijk met sterke motivatie. Er is een vuurtje aangewakkerd :-)

Simon roept de denktank naar voren die (samen met hem) aan de wieg stond van deze sessie: Anke, Esther, Jurgen en natuurlijk Mireille. Hij bedankt ze nadrukkelijk en sluit af door onder de case-eigenaren en facilitatoren te strooien met flessen wijn met een opmerkelijk passend etiket: Wild Pig! Hij constateert dat zij de deelnemers hebben aangezet om te graven als wilde zwijnen. Uiteraard wordt iedereen bedankt, zeker ook de gastorganisatie TU Delft Library in de persoon van Anke Versteeg. En... de grote regisseur van vandaag: Mireille Jansma. Voor haar een mega-bos bloemen en de verzekering dat zonder haar deze dag nooit tot stand was gekomen!