Niet te geloven, het is net voetbal! De Autoriteit Financiële Markten stelt maar liefst 11 manschappen (m/v) op bij de Heterdaadsessie van 5 juni, van directeur Gerben Everts en twee toezichthouders tot Edwin Driessen (manager DIV) en 7 van zijn teamleden. Organisatorisch is dat een hele uitdaging, omdat iedereen een eigen verhaal vertelt, maar dat werd opgelost door korte duo-presentaties en parallelle sessies. De beloning? Namens het Netwerk overhandigt Simon Edwin een echte voetbal (nou, ja... van chocolade) als symbool van het vertoonde teamspel.

Ruim een uur eerder: diezelfde Edwin moet met lede ogen concluderen dat zijn praatje over ‘Hoe verdien je een Mailprofs kwaliteitsaward’ qua belangstelling volledig ondersneeuwt door de andere parallelsessie: Informatieplattegrond. Jammer, Edwin, volgende keer beter. De Award is binnen en er zijn nog uitdagingen genoeg, zoals diezelfde Informatieplattegrond. De belangrijkste uitdaging is echter de enorme transitie naar SharePoint 2010 als DMS/RMA. Het leek er even op dat DIV daar al verder mee was, maar feitelijk zijn de voorbereidingen nog in volle gang. En daar worden we na enkele intro’s over AFM volledig in ondergedompeld: we krijgen erg veel informatie over de aanpak. Ik vermoed dat de sheets (ziehier), nog veel geraadpleegd zullen worden, vanwege de grote hoeveelheid nuttige details. Voor de overzichtelijkheid wordt in dit verslag de informatie uit de expertsessies gebundeld met die uit de eerdere presentaties.

Toezicht betekent: digitale dossiers delen

Gerben Everts, lid van de AFM Managementgroep, opent het formele gedeelte van de sessie, nadat DIV ons heeft leren jongleren met een rode AFM-pet. 520 medewerkers telt de AFM en die produceren heel wat documenten, van onderzoeksverslagen en publieke uitlatingen tot boetebesluiten, rekeningen en zelfs aanmaningen. (Owww, wie zou het aandurven om een boete van de AFM niet te betalen?) Zelfs de declaraties van bestuurders moeten publiekelijk worden verantwoord. Was dat hotel in Londen van die vroegere directeur echt nodig? Van alle informatie is ook bij de AFM 85 % ongestructureerd. Dossiers zijn “essentieel” en van te voren is het nooit duidelijk waar een dossier eindigt. Misschien blijkt het wel een “smoking gun” in een belangrijke procedure. Kortom: DIV is een cruciale schakel en... “digitaal is leidend”. Men moet elkaars dossiers kunnen zien en Het Nieuwe Werken vereist ook digitaal gebruik (alleen bepaalde groepen zijn afgescheiden door ‘Chinese Walls’).

Dat leidde tot twee grote projecten: “Dossiervorming” en “Orde in Zaken”. Dat laatste loopt tot medio 2013 en is “enorm groot, complex en kostbaar”. Het lastige van zo’n project is dat de kosten in te schatten zijn, aldus de heer Everts, maar de baten lastig in geld uit te drukken. Soms kun je alleen achteraf, als er iets misgaat, zien hoe belangrijk het is om administratieve zaken goed voor elkaar te hebben, zoals de geschiedenis rond de financiële crisis ons leert. Toegang tot informatie is voor de AFM essentieel en hetzelfde geldt voor selectie en terugvindbaarheid. De foutenkans moet zo klein mogelijk zijn. En: AFM zet in op Social Media.

Maar dat is niet genoeg. De AFM gaat verder op het digitale spoor: informatie in de Cloud plaatsen bijvoorbeeld om delen op locatie makkelijker te maken, maar ook: informatieoverload voorkomen en inzetten op Business Intelligence. Niet onbelangrijk is dat de door de AFM gecontroleerde spelers zelf ook de informatievoorziening naar een hoog niveau brengen en beschikken over enorme hoeveelheden informatie die door de toezichthouders gescreend moeten kunnen worden.

De heer Everts geeft de indruk intern graag over A-spelers te beschikken, ook op informatieterrein. Hij refereert niet toevallig aan de KwaliteitsAward voor DIV en laat een subtiele hint vallen: “Nog meer DIV Awards?” ;-)

De AFM valt binnen

Misschien las je het in het NRC: de AFM viel binnen tijdens een seminar van vermogensbeheerder Van Renynghe de Voxvrie.

Het NRC: ‘Een groep van een man of tien loopt binnen. Het zijn geen laatkomers – dat maken de twee politieagenten wel duidelijk, handboeien bungelend aan de broekriem. Een man en een vrouw, beiden keurig in donker pak gestoken, lopen naar Van Renynghe. “Wij zijn van de Autoriteit Financiële Markten en komen hier voor een onderzoek. Wilt u met ons meekomen?” De Belgische valutagoeroe laat zich gewillig afvoeren, zonder een woord van protest.” “Bij de open deur stelt zich een ernstig kijkende, kalende jongeman op met bril en blauwe blazer; hij zal de hele verdere avond niet meer van zijn post wijken. Hij zegt geen woord en mijdt oogcontact, net als de meeste andere AFM’ers.’

En ja hoor: die “ernstig kijkende, kalende jongeman” is bij navraag niemand anders dan een van de twee AFM’ers - beide toezichthouders en allebei houden we anoniem - die op dit moment de Heterdaadsessie toespreken. Ik bedenk nu pas dat de andere misschien de eveneens aanwezige vrouwelijke AFM’er was. Niet gevraagd, dus dan zul je het nooit horen...

De Belg blijkt al eerder vanwege oplichting, valsheid in geschrift en misbruik van vertrouwen veroordeeld tot dertig maanden gevangenisstraf, waarvan vijftien “effectief”, en tweeduizend euro boete. Nee, ook hierover vertellen beide AFM’ers niets meer dan in het krantenartikel staat. Dat is hun geheimhoudingsplicht. Immers: de afdeling Integriteitstoezicht opereert conform strikte wetten.

Soms vallen ze kantoorruimtes binnen, met de politie en IT-specialisten. Alle data en documenten moeten netjes gescand en gearchiveerd worden, met heldere benamingen. Ook het binnen de termijnen blijven is een must. Team DIV speelt hierbij een sleutelrol. Hiervoor is daar één aanspreekpunt ingesteld.

DIV: 2008 - 2012

Team DIV was onderdeel van de afdeling Informatisering, maar dreigde daar ondergesneeuwd te raken en verhuisde in 2008 naar het Facilitair Bedrijf. 13 DIV’ers bedienen 520 AFM’ers. Het team kenmerkt zich door een mix van leeftijden (van 26 tot 62), ervaringen en kennis. Andere kenmerken zoals samenwerking en betrokkenheid blijken wel uit de inzet tijdens deze sessie. De verdeling is: 5 medewerkers, 3 senioren, 2 functioneel beheerders, 2 informatiespecialisten en 1 manager.

Edwin schetst samen met Lianne van der Laan de ontwikkelingen: het project Dossiervorming start in 2009, en in 2010 krijgt DIV het functioneel beheer van LiveLink. De Externe Bronnen waren nog bij Informatisering achtergebleven, maar komen in 2011 ook naar DIV. Inmiddels heeft het AFM-brede project Dossiervorming gezorgd voor heldere afspraken en standaardisering, vastgelegd in een handboek. Dan is het tijd voor het mega-project ‘Orde in Zaken’ dat verderop aan bod komt. Recent nieuws is dat scan-activiteiten zijn overgedragen aan de servicedesk (waar bijv. de reservering van vergaderruimten plaats vindt).

Inkomende post wordt direct gescand en full-text geïndexeerd met Kofax, automatisch geplaatst in LiveLink en digitaal via een workflow de organisatie ingestuurd. Zo worden ook de email, de faxen en de aanvragen bij het digitaal loket vastgelegd; Outlook stuurt die automatisch door. LiveLink bevat verder alle toetsingsdossiers, afdelingsmappen. LiveLink kent een webbased DMS met een uitgebreide mappenstructuur, toegankelijk voor de betrokken afdelingen.

Documenten worden aangemaakt met een documentgenerator die o.a. tekstbouwstenen bevat: WhiteOffice. Uitgaande post wordt ook gescand en de resulterende pdf-versie overschrijft de digitale versie. De meta-data beheert DIV, maar de compleetheid van het dossier is de verantwoordelijkheid van de proceseigenaar. En elke medewerker is zelf verantwoordelijk voor de juiste plaatsing van digitale documenten (ook email) in het dossier.

Verder verzorgt DIV de post (in/uit), de bodedienst (2x per dag), de interne klantvragen en de gebruikersondersteuning. Selectie, waardering en vernietiging, maar ook functioneel beheer en advies zijn DIV-taken, evenals het opstellen van archiefvoorschriften en -regelingen en advisering. Omdat DIV per afdeling werkafspraken heeft, is duidelijk hoe post gemetadateerd moet worden en welke post wel/niet gescand moet worden.

Orde in Zaken

Het project Orde in Zaken heeft vooral tot taak tot een gebruiksvriendelijker DMS te komen, een RMA, een nieuwe documentgenerator en een informatieplattegrond. Essentieel daarbij is de onvrede met LiveLink en WhiteOffice bij groepen gebruikers en... het ‘Microsoft tenzij’ beleid. Naast de genoemde items zijn er de volgende deelprojecten: SharePoint DMS/RMA, LiveLink uitfaseren, Beheerorganisatie en een viertal implementatieprojecten voor ZaakGericht Werken.

Een hele klus, dus. De taxonomie van metadata velden en de centrale zoekfunctie zullen sterk leunen op de beoogde informatieplattegrond. De zoekfunctie zal niet alleen SharePoint maar ook resterende LiveLink-archieven ontsluiten en zo zullen er meerdere koppelingen met (andere) toepassingen en platformen zijn, zoals met de workflows. Veertig bestaande koppelvlakken moeten verhangen worden. Ja, ja. Ook daar komt een Plan van Aanpak voor.

De Informatieplattegrond

Lianne van der Laan en Alie Smit nemen ons bij de hand. Waarom een informatieplattegrond en wat is het? Een informatieplattegrond is een informatieblauwdruk met daarin een overzicht van de informatie (documenten en andere informatieobjecten) die vrijkomt in de organisatie als werkprocessen worden uitgevoerd. De informatieplattegrond bevat informatie die het mogelijk maakt de structuur, toegankelijkheid, integriteit, behandeling en verwerking van deze informatie (vooraf) te organiseren.

Daartoe neemt de informatieplattegrond de gegevens op die voortkomen uit het Documentaire StructuurPlan (DSP) en de ZaakTypenCatalogus (ZTC) en zet hij ze in een voor de gehele organisatie geldende generieke en herkenbare vorm. De informatieplattegrond vormt daarmee de bron voor de AFM-brede toepassing van metadata en het toegankelijk houden en beheren van de informatie.

Dit moet o.a. leiden tot een overkoepelende taxonomie. Ook worden Views in SharePoint erop gebaseerd, evenals overzichten met te vernietigen of over te dragen documenten. Dit betekent dat de informatieplattegrond het fundament wordt van de hele DMS/RMA operatie.

Gelukkig bieden de verschillende voorvaderen (DSP, ZTC etc) al veel houvast: Het DMS bijvoorbeeld bevat drie domeinen: Beleid, Uitvoering en Bedrijfsvoering. Per domein zijn diverse taken belegd die uit het DMS en de zaaktypecatalogus komen en er zijn (sub)processen, zaaktypen en documenttypen. Daarmee zijn de meeste structuurgegevens bekend, al moeten ze nog wel geharmoniseerd en toekomstvast gemaakt worden. Harmonisatie is van belang omdat dezelfde externe organisatie onder verschillende soorten toezicht kan vallen en zaken toch eenvoudig gekoppeld moeten kunnen worden (bijvoorbeeld een afwijzing voor een vergunningaanvraag koppelen aan het bezwaar daarop). Ook moet dit de transparantie bevorderen voor de onder toezicht staande instelling zelf.

Bovendien zijn er nog allerlei soorten gegevens die relevant zijn, omdat ze bijvoorbeeld de levenscyclus ondersteunen, het beheer vereenvoudigen, de mogelijkheid bieden de toegankelijkheid gericht te waarborgen, een bestandsoverzicht opleveren. En natuurlijk de metadata die nodig zijn om gegevens in een van te voren bedachte (virtuele) presentatievorm te laten zien. Zo zijn workflowgegevens en behandel/beheergegevens relevant. Denk qua workflow bijvoorbeeld aan statustype, procesfase, samenhang met andere documenten, resultaattype. De mate van vertrouwelijkheid is een voor de hand liggend item, evenals de selectiegrondslag.

Enfin, de sky lijkt de limit. Het is goed om te horen dat er ook relativerende opmerkingen worden gemaakt: er moeten keuzes worden gemaakt in het ambitieniveau en de fasering...

Het kenmerkende van een informatieplattegrond is dat de gebruiker er weinig mee te maken heeft. Het is een beheertool voor team DIV. Zo verlopen de indexering en bijvoorbeeld de metadatering van de Documentgenerator via een koppeling met de Informatieplattegrond. Het idee is om straks in SharePoint geen mappenstructuur meer te creëren zoals dit in Livelink wel het geval is. Medewerkers zullen straks in SharePoint hun informatie zien via ‘views’ gebaseerd op metadata die uit de informatieplattegrond komt.

Tot slot is het de bedoeling een Enterprise Search Engine aan te schaffen die niet alleen het DMS maar ook schijven en andere applicaties kan doorzoeken. Enterprise Search gaat nog beter werken als informatie gemetadateerd wordt. Ook hiervoor is het dus van belang dat de informatieplattegrond wordt ingericht en beheerd.

Een vragensteller legt de link naar het E-depot. Of geanticipeerd wordt op de eisen van het Nationaal Archief bij overbrenging. Dat is nog niet het geval - en slechts een heel klein deel van de documenten hoeft erheen - maar de tip wordt meegenomen.

DMS: van LiveLink naar SharePoint

In de expertsessie lichten Albert Hoitingh en Andrea van Zoest deze overgang toe. De huidige toepassing van LiveLink is sinds de introductie in 2000 uit zijn voegen gegroeid. Zo is de rechtenstructuur niet goed meer en de mappenstructuur te uitgebreid. Informatie is moeilijk terug te vinden en het beheer van de inmiddels 4 miljoen documenten is lastig. Dat is helder, maar waarom dan LiveLink uitfaseren? Volgens een vragensteller kan LiveLink wat SharePoint kan en soms zelfs beter. Waarom dan voor SharePoint kiezen en niet ‘gewoon’ LiveLink opnieuw inrichten?

Het antwoord: Bij de afweging om het compleet opnieuw in te richten of een alternatief te kiezen, speelde sterk mee dat de AFM liever investeert in 1 platform, dan in 2. En SharePoint (2007) was al binnengekomen voor intranet, projectensites en afdelingssites, evenals Office. Bovendien was er het beleid ‘Microsoft tenzij’. Het werd dus SharePoint 2010. Ook omdat het DMS daarin volwassen en gebruiksvriendelijk is, met goede zoekmogelijkheden. Plus de goede Recordsmanagement mogelijkheden. Een RMA heeft de AFM nog niet, LiveLink is een werkomgeving en digitaal archief.

De uitfasering van LiveLink moet 2-3 jaar duren, te beginnen met opschoning door achterstallig onderhoud uit te voeren. Dan is helder welke documenten (inclusief metadata) gemigreerd moeten worden, met een nog te kiezen migratietool. Het restant  wordt in een apart deel van SharePoint gezet en delen ervan kunnen later alsnog actief gemaakt worden. Lopende dossiers gaan allemaal direct over naar SharePoint.

Momenteel werkt de AFM dus al met SharePoint 2007. Die toepassingen migreren naar 2010 en daar komen o.a. DMS en RMA bij. Doel is dat de documentlevensloop en het zaakgericht werken volledig ondersteund worden. Het DMS zorgt voor de documentbeheer functies en het RMA voor het archiveren van records. Belangrijk is ook dat veel van de huidige LiveLink folders puur een vorm van metadatering zijn (drafts, concepten en gerede documenten in aparte folders).

Van de deelnemers geeft een tiental aan SharePoint 2010 al te kennen. Een ervan stelt dat SharePoint 2010 niet goed zou zijn voor recordsmanagement. Waarom dan toch daarvoor kiezen? De reactie: werkbezoeken hebben geleid tot positieve indrukken. De exacte mogelijkheden zijn nog niet bekend.

Maar, hoe zit het met de enterprise search, wat wordt daarvoor ingezet? Het antwoord op deze vraag is dat een proof of concept test is gedaan, maar er nog geen beslissing is gevallen. Microsoft biedt sinds enkele jaren Fast aan en dat is “veel beter dan LiveLink”. Sowieso moet de enterprise search niet alleen over SharePoint gaan, maar bijvoorbeeld ook over de ‘oude’ LiveLink documenten.

Nog een vraag: hoe krijg je de medewerkers mee? Nou, daar komt een apart deelproject voor. Punt één is echter: het moet beter gaan dan nu! Verder werkt men al met SharePoint. En het wordt verplicht om eraan mee te doen, anders kan men niet delen (en daar is men aan gewend).

Welke typen files? Het lijkt erop dat er steeds meer gefocust gaat worden op pdf, al is daar geen beslissing over.

Tot slot enkele geleerde lessen:

1. ๏Scope creep: al snel groeit het lijstje met wensen en verwachtingen (dms, rma, collaboration, wikis, kennismanagement, etc…)
   

2. ๏Onderschatting (het is AFM breed, dus dat is niet mis)
   

3. ๏Onbekendheid (wat is SharePoint?)
   

4. ๏Blijven focussen op huidig platform (zowel technisch als organisatorisch)
   

5. ๏Business, IT en DIV betrekken
   

6. ๏Communicatie naar de business: goed vertellen wat je gaat doen, betrokkenheid en draagvlak creëren, trainingen heel belangrijk!
   

De afronding is gepland voor maart 2013. Dat klinkt naar een heel drukke tweede helft van 2012 en alle wintervakanties ingetrokken. ;-)

Beheerorganisatie

Met al deze vernieuwingen zal ook Team DIV meeveranderen. Er ontstaan andere taken en rollen en onderzocht gaat worden waar deze belegd moeten worden in de AFM. Ook hier is een deelproject voor; dat moet leiden tot een visiedocument en een opleidings- en ontwikkelplan.

Evaluatie

Veel zevens en achten in de evaluatieformulieren, met enkele uitschieters omhoog en omlaag. Opmerkelijk is dat het programma-onderdeel met als thema ‘Petje op, Petje af’ controversieel blijkt. Het duurde per saldo nog geen 10 minuten en was voornamelijk een introductie van de AFM, maar kreeg hier en daar de laagste score. Of dat ligt aan het spel-element of aan de spelregels zelf (eerlijk gezegd kon ik die twee keer zelf niet helemaal volgen, maar ik kende het spel ook totaal niet) of nog ergens anders aan... dat is niet duidelijk. Maar: op inhoudelijk gebied scoort de sessie goed, ook bij de meeste mensen die verwacht hadden dat AFM al wat verder was met SharePoint. De hoeveelheid nuttige informatie en het vertoonde teamspel maakten er een welbestede middag van. Niet voor niets kregen de organisatoren naast de enorme chocoladebal ook een doos met bonbons (voetbalschoenen, fluitjes en ballen) en Edwin nog een klein doosje met een scheidsrechtersfluit van pure chocolade.

Chapeau voor Edwin en zijn team!