... zoeken naar de mazen in de wet...
Tip van de Week
...
Digitale Spin is de Nieuwsbrief van het Papieren Tijger Netwerk.
Trefwoorden zijn: documentmanagement, kennismanagement, contentmanagement, webcontentmanagement, recordsmanagement, recordmanagement, Digitale Tijger, Tijgerspin, archief, bibliotheek, informatieprofessional, documentaire informatievoorziening, knipoog, geuzennaam, archivaris, bibliothecaris, webmanager, intranet, banen, jobs, column, Heterdaadsessie, Op Heterdaad, Agenda, Tips, Nieuwtjes, Attendering, Mens achter de Tijger, Kenniscentrum, document- en kennismanagement, documentprofessionals, kennisprofessionals, Documentcentrum, Dossiers, Dossierreeks, leergang, cursus, euroforum, checklists, cases, best practices, foto’s, presentaties, topics, pdf’s, boeken, tijdschriften, aanbieders, producenten, uitgevers, verenigingen, evenementen, opleiders, opleidingsinstituten, opleidingsinstellingen, consultants, documentprofessional, kennisprofessional,
checklist, case, best practice, foto, presentatie, topic, pdf, boek, tijdschrift, aanbieder, producent, uitgever, vereniging, evenement, opleider, opleidingsinstituut, opleidingsinstelling, consultant, Tijgernootjes, tip van de maand, attendering, eenpitter, eenpitters, DIV, web 2.0, LinkedIn.
Verleiden, niet verplichten!
Een goudklompje van Guurtje Wolters, Sectiehoofd bij De Nederlandsche Bank
(uit haar presentatie op de Heterdaadsessie van 29 september 2009.)
Als je wilt dat alle relevante informatie correct wordt aangeleverd en het archief betrouwbaar is, maar je interne klanten zijn professionals die vooral inventief en creatief bezig moeten zijn, dan is het opleggen van allerlei regeltjes vaak lastig.
Niet verplichten...
Zodra die regeltjes als last worden ervaren, gaan de interne klanten zoeken naar de mazen in de wet. En die vinden ze, tenzij de hoeveelheid regels zo sterk toeneemt, dat niemand ze meer kan onthouden. Dat werkt dus niet. Het resultaat: veel frustratie, tijdverlies, een onprettige werksfeer en per saldo nog steeds geen betrouwbare archivering.
De aanpak (het verleiden)
Guurtje adviseert: Kies een benadering die de kantoorwerker (m/v) zelf voordeel geeft. Eentje die zijn eigen grip aanmerkelijk vergroot en zijn eigen probleem oplost (bijvoorbeeld dat hij via het archief ook niet alles kan vinden wat hij zoekt). Een benadering die de verantwoordelijkheid bij hem en zijn manager houdt.
Het resultaat
De interne klant zal zelf gemotiveerd zijn om goed met zijn stukken om te gaan en... zijn manager zal hem er nu op aanspreken als hij het niet doet.
Hoe doet de Nederlandsche Bank dat dan?
De interne klant is qua archivering zelf verantwoordelijk gemaakt voor de dossierindeling, de plaatsing, de volledigheid en voor het bepalen van de archiefwaardigheid. Dat lijkt nogal een opgave, maar is opgelost door documenten automatisch te archiveren op het moment dat de klant ze in zijn eigen mappen plaatst.
Zie voor nadere informatie hier het verslag van de sessie.
vrijdag 9 oktober 2009
Heb je een Tip?
Alle tips en succesfactoren zijn welkom. Stuur je tip, commentaar of andere opmerking naar de redactie. Bij voorbaat dank!
De Tip van de Week is afkomstig van vakgenoten. Soms uit een Heterdaadsessie, soms uit de Dossierreeks, maar ook wel uit een Mens achter de Tijger profiel of gewoon gehoord in de wandelgangen...
Meer relevante informatie uit de Heterdaadsessie bij De Nederlandsche Bank?
