Daar gaan we weer... Een nieuw systeem voor kennismanagement of een oplossing voor informatiebeheer of “we gaan online!” of... Wat we ook organisatiebreed veranderen met betrekking tot de document- en/of kennishuishouding, het heeft vaak nogal wat impact. En de kans op kostbare vertraging of zelfs mislukking blijft best groot. En dat is knap lastig en kan je jaren blijven achtervolgen.

Dus we blijven alert op zinvolle instrumenten bij verandertrajecten. Eentje daarvan lijkt het werken met Champions. De kern hiervan is om te komen tot een stevige acceptatie door de gebruikers.

Werken met champions is één van de elementen van een succesvolle aanpak, dus het blijft nog steeds nodig te zorgen voor een goede verankering, een heldere aanpak etc. maar zoals bekend is HET struikelblok bij veel projecten: de acceptatie.

Een praktijkvoorbeeld

Waterleidingbedrijf PWN is met c.a. 600 m/v overgestapt op Office 365 en SharePoint Online. DIV speelt hierbij een essentiële rol in de projectaanpak en besluitvorming. Een essentieel onderdeel van de nieuwe document- en kennishuishouding wordt gevormd door het informatie- en samenwerkingsplatform e-Plaza. Dit is een digitale portal naar informatie en kennis, voor de medewerkers, de externe relaties en business partners. Het platform ondersteunt de organisatie in samenwerken, kennis delen, kennis hergebruiken, mensen vinden, kunde vinden en informeren/communiceren.

Eén van de twintig rollen in de realisatie en beheersorganisatie van het e-Plaza project is de Champion. Het aanstellen van Champions is belangrijk voor de acceptatie van e-Plaza. Champions zijn PWN-medewerkers vanuit verschillende sectoren met kennis van de afdelingen en natuurlijke motivatie om collega’s te ondersteunen bij optimaal gebruik van e-Plaza. Ze kennen bij voorkeur de (werk)processen van een organisatieonderdeel/Sector en kunnen derhalve beoordelen hoe deze processen het beste kunnen worden ondersteund. De Champion maakt de afweging of e-Plaza de bedrijfsvoering voor een gevraagde behoefte wel de beste ondersteuning biedt en in welke oplossingsvorm en draagt deze informatie over. Om deze reden wordt per Sector ten minste één champion geselecteerd en opgeleid.

Champions worden betrokken bij de test en acceptatie van de oplossing die wordt gebouwd. En ze kunnen andere personen enthousiasmeren voor het gebruik van e-Plaza en weerstand wegnemen doordat zij goed weten wat de mogelijkheden zijn. Champions functioneren organisatiebreed om bruggen te bouwen tussen de verschillende organisatieonderdelen. Hun rol is om met zoveel mogelijk personen met invloed in de organisatie het gesprek aan te gaan over het gebruik van e-Plaza om dit op een positieve manier te beïnvloeden.

Primaire verantwoordelijkheid van een Champion:

1. •Overdragen en inzichtelijk maken van de (werk)processen van een organisatieonderdeel
   

2. •Testen en accepteren van de te bouwen oplossing
   

3. •Enthousiasmeren van andere personen
   

4. •Leveren van kennis en kunde aan collega’s
   
   

Boeiend toch? En dan hebben we het nog niet eens over de beheerstructuur, de centrale rol van DIV hierbij, het documentbeheer, de Privacy en informatiebeveiliging, Kennisportal e-Plaza, kortom de ervaringen van deze pioniers... Zie daarvoor de links, het groene kader en vooral ook hieronder:

Meer weten?

15 september 2016 is er een Heterdaadsessie bij Waterleidingbedrijf PWN: Archiveren & Kennisdelen in SharePoint Puur, Geleerde Lessen. ‘DIV: Profilering en Champions’ is daar het onderwerp van een parallelsessie.