SharePoint voor DMS/RMA: de Experts aan het woord

SharePoint voor DMS/RMA voor een breed spectrum van gebruikers en omgevingen

Naar de Tijger Site

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

MOBIELE versie van de site

No Nonsense:
Structuur in jouw Informatiehuishouding

Digitale Spin is de Nieuwsbrief van het Papieren Tijger Netwerk.

SharePoint voor DM & RM in de praktijk (TU Delft, bij Deltares)! Heterdaadsessie op dinsdagmiddag 21 juni 2016 bij kennisinstituut Deltares te Delft met een belangrijke bijdrage van TU Delft.

Het archief van TU Delft en facility management van Deltares tonen hun praktische ervaringen met duizenden gebruikers op SharePoint voor DM/RMS.

Inclusief broodjes, netwerkborrel en keuze uit 6 parallelsessies, waarvan 1 kenniscafe en 5 expertsessies.

Trefwoorden zijn: SharePoint, eConnect, Adlib, metadatamodel, leerstoelendossiers, juridische dossiers, gebouwendossiers, secretariële archiefstukken, Decos, intranet, projectservers, teamsites, zaakgerichte ordening, social, sjablonen, key-gebruikers, dossiervorm, zakenvorm en projectsitevorm, teamsites, maatwerk, rechtenbeheer, flexibiliteit, documentmanagement, kennismanagement, contentmanagement, recordmanagement, DIV, DIM, Digitale Tijger, Tijgerspin, archief, bibliotheek, informatieprofessional, documentaire informatievoorziening, webcontentmanagement, recordsmanagement, knipoog, geuzennaam, archivaris, bibliothecaris, webmanager, intranet, banen, jobs, column, Heterdaadsessie, Op Heterdaad, Agenda, Tips, Nieuwtjes, Attendering, Mens achter de Tijger, Kenniscentrum, document- en kennismanagement, documentprofessionals, kennisprofessionals, Documentcentrum, Dossiers, Dossierreeks, leergang, cursus, euroforum, checklists, cases, best practices, foto’s, presentaties, topics, pdf’s, boeken, tijdschriften, aanbieders, producenten, uitgevers, verenigingen, evenementen, opleiders, opleidingsinstituten, opleidingsinstellingen, consultants, documentprofessional, kennisprofessional,

checklist, case, best practice, foto, presentatie, topic, pdf, boek, tijdschrift, aanbieder, producent, uitgever, vereniging, evenement, opleider, opleidingsinstituut, opleidingsinstelling, consultant, Tijgernootjes, tip van de maand, attendering, eenpitter, eenpitters, web 2.0, LinkedIn

Simon Been

Digitale bibliotheek

Digitaal archief

Digitalisering

Digitaliseren

Archiefbeheer

Archivering

Archiveren

Archief opslag

Catalogus

Taxonomie

Archieven

Bibliotheken

Document Management

Document Management Systeem

Document Management System

Archiefmedewerker

Documentmanager

Documentair

Archivistiek

Mediatheek

Archiefopslag

Document workflow

Workflow

Workflowmanagement

Printing

Printer

Postregistratie

Informatiebeheer

Websitebeheer

Archiefvernietiging

Documentalist

Vacature

Vacatures

Afdelingsnaam

Archiveren

Attendering

Challenging Minds

CoachingOurselves

Competenties

Contentintegratie

Contentmanagement

Data Archivering

Digibib en Social Media

Digital Natives

Digitale Innovatie

Digitalisering tabellen

DMS: SharePoint

Dossiers

Elektronisch Archief/Dossier

Erfgoed

Het Nieuwe Werken

Informatieplattegrond

Innovatieve Kennisontwikkeling

Inputmanagement

Interne Marketing

iPhone

Kennis Café

Kenniscockpit

Kwaliteits Award

Metadatering

Multitouch

Netvibes

Nieuwe media

Open source kennisbronnen

Outputmanagement

Portal/zoekmachine

Post na evacuatie

Projectarchivering

RMA: SharePoint

Strategisch Kader

Stukkenstroom

Substitutie

Taxonomie

Transformatie

User Experience

Van LiveLink

Verandermanagement

Visie & Beleid

Web 2.0

Architectuurpartner

Informatiearchitectuur

Visie en Uitvoering

Masterplan naar Digitaal Verantwoord

Documenthuishouding

In control krijgen van de gehele informatiehuishouding

Scanstraat en registratie

A4 tot historische boeken en kaarten

Digitaal archief cases Landelijk Incasso Centrum en Klantbeeld

Architectuurtools: meta-dataschema, basislijst bestandsformaten, ordeningsprincipes)

Het DIV-bedrijf: veranderende rol en werkzaamheden

SharePoint voor DMS/RMA: de Experts aan het woord

SharePoint, SharePoint, SharePoint... gaat het dan altijd over SharePoint? Ja, SharePoint is een fenomeen, of we dat nou willen of niet. Het lijkt soms of iedereen ermee werkt.

Maar… SharePoint voor DMS/RMA? Het lijkt wel alsof daar juist niemand ervaring mee heeft. Of toch wel? TU Delft bijvoorbeeld?

Inderdaad! Zo’n 6000 m/v bij Technische Universiteit Delft (bekend van spraakmakende high tech projecten) werken alweer een paar jaar met SharePoint voor dynamisch archiveren en e-depot voor een breed spectrum van omgevingen.

Daar willen we meer van weten! Op de Heterdaadsessie van 21 juni 2016 bij Deltares worden na de plenaire presentaties en demo enkele parallelsessies gehouden waarin experts van TU Delft en gastorganisatie Deltares hun praktijkervaringen toelichten en vragen beantwoorden.

Hieronder een tipje van de sluier van wat er per Expertsessie ter sprake komt. Zoals gezegd, SharePoint voor DMS/RMA bij TU Delft richt zich op een breed spectrum van gebruikers en omgevingen: van zaakgericht werken en allerlei soorten dossiers tot (via eConnect) meer 'social' berichten.

Dossiervorming in SharePoint (TU Delft)

TUD heeft meerdere varianten van Dossiervorming in gebruik. Van Elvis (personeelsdossiers in een licht maatwerk variant – webparts in SharePoint) tot leerstoelendossiers (geheel in SharePoint). Simpele maar doeltreffende verzamelingen van stukken die per dossier te raadplegen zijn. In het geval van het personeelsdossier is er ook een koppeling met Peoplesoft, waardoor de persoonlijke gegevens van de medewerkers niet dubbel ingevoerd hoeven te worden.

Zaakgericht werken (TU Delft)

Voor zaakgericht werken maakt de TUD gebruik van het DMS/RMA van ETTU, volledig afgestemd op SharePoint. Erg handig voor gebruikers die een strakke ordening hebben en alle documenten graag in een zaakgerichte ordening terug willen zien, zoals bijvoorbeeld Juridische Zaken.

Ook de Secretariaten van de TUD maken gebruik van deze functionaliteit voor het verwerken van de post. Zij, en trouwens iedereen die met SharePoint werkt, scannen de stukken zelf (als het nog niet digital born is) en verzorgen ook het registreren en archiveren. Daar hebben ze een training voor gehad, net als de rest van de SharePoint gebruikers.

eConnect (TU Delft)

De TU gebruikt eConnect als het gedeelte van SharePoint om informatie te delen en te ontvangen. Dat laatste kun je, tot op zekere hoogte, zelf bepalen. De TU Delft Library en Marketing&Communicatie maken hier gebruik van en delen er nieuwsberichten, maar ook team- en projectinformatie. Ook kun je op deze plek de agenda van de Library (met alle cursussen bijvoorbeeld of bijeenkomsten) koppelen aan je eigen agenda, zodat je dagelijks direct kan zien wat er gaat gebeuren, maar ook eigen activiteiten kan delen.

DeltaShare voor Kennisdeling (Deltares)

Deltashare is Deltares’ platform voor kennisdeling. Ook dit wordt toegelicht in een expertsessie: Waarom Deltashare (WHY), hoe pak je het proces aan (HOW), waar begin je (WHAT). Enkele successen worden belicht: projectteams, effectief vergaderen, producten/diensten catalogus, projectformulieren, big data, verlof/verzuim registratie.

iD-Lab: Beslissing-ondersteuning door kennis (Deltares)

Een tweede expertsessie vindt plaats door en in het unieke iD-Lab, Deltares’ Interactief Data Laboratorium. De site van Deltares zegt onder meer over iD-Lab:

Wanneer u op basis van een grote hoeveelheid gegevens snel belangrijke beslissingen moet nemen, bijvoorbeeld in het geval van een calamiteit, dan is het belangrijk om snel de juiste gegevens op tafel te hebben. Het iD-Lab van Deltares bundelt alle data die op dat moment relevant is. Deze gegevens worden op een toegankelijke manier gepresenteerd, zodat besluiten gefundeerd genomen kunnen worden.
Deze speciaal ingerichte ruimte stellen we graag beschikbaar voor besluitvormers en deskundigen ten tijde van calamiteiten. We kunnen ‘real time’ informatie gebruiken om het inzicht en de deskundigheid van de deelnemers te vergroten

Daar gaan we dus heen! Centraal in deze expertsessie staat een voorbeeld van kennisdelen + automatiseren van processen. iD Lab heeft een projectsite in Deltashare waar zij kennis kunnen delen, demo's beschikbaar stellen, maar ook het proces van marketing via Deltashare laten lopen.

Meer weten?

Op dinsdagmiddag 21 juni 2016 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk over SharePoint voor DMS & RMS in de praktijk. Dan wordt er in de parallelsessies uitgebreid ingegaan op bovenstaande punten. Deelnemers kunnen 2 van de 5 expertsessies volgen.

dinsdag 21 juni 2016

Volgend Nieuwtje

Geef je eenheidsworst aan zo’n breed spectrum van gebruikers en omgevingen? Nee!

De Heterdaadsessie Duo: TU Delft en Deltares op 21 juni 2016 staat in het teken van SharePoint voor DMS/RMA...

Naast de plenaire sessies zijn er 5 expertsessies gepland (waaruit de bezoekers er 2 kiezen).

Waar gaan die experts het over hebben? Hieronder een kort overzicht.

Nieuws, Activiteiten en Tips van het Papieren Tijger Netwerk.

Papieren Tijger Netwerk

Een Papieren Tijger is een klantgerichte informatie-professional (m/v) met oog voor kansen en technologie, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt zo’n 700 van die eigenzinnige Document-, Informatie-, Content- en Kennisprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het Google- en SharePoint-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!

volgende >

< vorige

Reactie? Commentaar? Wat vind je van dit artikel? Klik hier.

Of reageer op de LinkedIn groep van het Netwerk.

index Kenniscentrum

• Aanpak: succes (DOK)

• Aanpak: verleiden (DNB)

• Actualiteitsmonitoring (Den Haag)

• Afdelingsnaam (CBS)

• Archiveren anno 2011 (TUD)