SharePoint voor DMS/RMA voor een breed spectrum van gebruikers en omgevingen
SharePoint voor DMS/RMA voor een breed spectrum van gebruikers en omgevingen
Digitale Spin is de Nieuwsbrief van het Papieren Tijger Netwerk.
SharePoint voor DM & RM in de praktijk (TU Delft, bij Deltares)! Heterdaadsessie op dinsdagmiddag 21 juni 2016 bij kennisinstituut Deltares te Delft met een belangrijke bijdrage van TU Delft.
Het archief van TU Delft en facility management van Deltares tonen hun praktische ervaringen met duizenden gebruikers op SharePoint voor DM/RMS.
Inclusief broodjes, netwerkborrel en keuze uit 6 parallelsessies, waarvan 1 kenniscafe en 5 expertsessies.
Trefwoorden zijn: SharePoint, eConnect, Adlib, metadatamodel, leerstoelendossiers, juridische dossiers, gebouwendossiers, secretariële archiefstukken, Decos, intranet, projectservers, teamsites, zaakgerichte ordening, social, sjablonen, key-gebruikers, dossiervorm, zakenvorm en projectsitevorm, teamsites, maatwerk, rechtenbeheer, flexibiliteit, documentmanagement, kennismanagement, contentmanagement, recordmanagement, DIV, DIM, Digitale Tijger, Tijgerspin, archief, bibliotheek, informatieprofessional, documentaire informatievoorziening, webcontentmanagement, recordsmanagement, knipoog, geuzennaam, archivaris, bibliothecaris, webmanager, intranet, banen, jobs, column, Heterdaadsessie, Op Heterdaad, Agenda, Tips, Nieuwtjes, Attendering, Mens achter de Tijger, Kenniscentrum, document- en kennismanagement, documentprofessionals, kennisprofessionals, Documentcentrum, Dossiers, Dossierreeks, leergang, cursus, euroforum, checklists, cases, best practices, foto’s, presentaties, topics, pdf’s, boeken, tijdschriften, aanbieders, producenten, uitgevers, verenigingen, evenementen, opleiders, opleidingsinstituten, opleidingsinstellingen, consultants, documentprofessional, kennisprofessional,
checklist, case, best practice, foto, presentatie, topic, pdf, boek, tijdschrift, aanbieder, producent, uitgever, vereniging, evenement, opleider, opleidingsinstituut, opleidingsinstelling, consultant, Tijgernootjes, tip van de maand, attendering, eenpitter, eenpitters, web 2.0, LinkedIn
Simon Been
Digitale bibliotheek
Digitaal archief
Digitalisering
Digitaliseren
Archiefbeheer
Archivering
Archiveren
Archief opslag
Catalogus
Taxonomie
Archieven
Bibliotheken
Document Management
Document Management Systeem
Document Management System
Archiefmedewerker
Documentmanager
Documentair
Archivistiek
Mediatheek
Archiefopslag
Document workflow
Workflow
Workflowmanagement
Printing
Printer
Postregistratie
Informatiebeheer
Websitebeheer
Archiefvernietiging
Documentalist
Vacature
Vacatures
Afdelingsnaam
Archiveren
Attendering
Challenging Minds
CoachingOurselves
Competenties
Contentintegratie
Contentmanagement
Data Archivering
Digibib en Social Media
Digital Natives
Digitale Innovatie
Digitalisering tabellen
DMS: SharePoint
Dossiers
Elektronisch Archief/Dossier
Erfgoed
Het Nieuwe Werken
Informatieplattegrond
Innovatieve Kennisontwikkeling
Inputmanagement
Interne Marketing
iPhone
Kennis Café
Kenniscockpit
Kwaliteits Award
Metadatering
Multitouch
Netvibes
Nieuwe media
Open source kennisbronnen
Outputmanagement
Portal/zoekmachine
Post na evacuatie
Projectarchivering
RMA: SharePoint
Strategisch Kader
Stukkenstroom
Substitutie
Taxonomie
Transformatie
User Experience
Van LiveLink
Verandermanagement
Visie & Beleid
Web 2.0
Architectuurpartner
Informatiearchitectuur
Visie en Uitvoering
Masterplan naar Digitaal Verantwoord
Documenthuishouding
In control krijgen van de gehele informatiehuishouding
Scanstraat en registratie
A4 tot historische boeken en kaarten
Digitaal archief cases Landelijk Incasso Centrum en Klantbeeld
Architectuurtools: meta-dataschema, basislijst bestandsformaten, ordeningsprincipes)
Het DIV-bedrijf: veranderende rol en werkzaamheden
SharePoint voor DMS/RMA: de Experts aan het woord
SharePoint, SharePoint, SharePoint... gaat het dan altijd over SharePoint? Ja, SharePoint is een fenomeen, of we dat nou willen of niet. Het lijkt soms of iedereen ermee werkt.
Maar… SharePoint voor DMS/RMA? Het lijkt wel alsof daar juist niemand ervaring mee heeft. Of toch wel? TU Delft bijvoorbeeld?
Inderdaad! Zo’n 6000 m/v bij Technische Universiteit Delft (bekend van spraakmakende high tech projecten) werken alweer een paar jaar met SharePoint voor dynamisch archiveren en e-depot voor een breed spectrum van omgevingen.
Daar willen we meer van weten! Op de Heterdaadsessie van 21 juni 2016 bij Deltares worden na de plenaire presentaties en demo enkele parallelsessies gehouden waarin experts van TU Delft en gastorganisatie Deltares hun praktijkervaringen toelichten en vragen beantwoorden.
Hieronder een tipje van de sluier van wat er per Expertsessie ter sprake komt. Zoals gezegd, SharePoint voor DMS/RMA bij TU Delft richt zich op een breed spectrum van gebruikers en omgevingen: van zaakgericht werken en allerlei soorten dossiers tot (via eConnect) meer 'social' berichten.
Dossiervorming in SharePoint (TU Delft)
TUD heeft meerdere varianten van Dossiervorming in gebruik. Van Elvis (personeelsdossiers in een licht maatwerk variant – webparts in SharePoint) tot leerstoelendossiers (geheel in SharePoint). Simpele maar doeltreffende verzamelingen van stukken die per dossier te raadplegen zijn. In het geval van het personeelsdossier is er ook een koppeling met Peoplesoft, waardoor de persoonlijke gegevens van de medewerkers niet dubbel ingevoerd hoeven te worden.
Zaakgericht werken (TU Delft)
Voor zaakgericht werken maakt de TUD gebruik van het DMS/RMA van ETTU, volledig afgestemd op SharePoint. Erg handig voor gebruikers die een strakke ordening hebben en alle documenten graag in een zaakgerichte ordening terug willen zien, zoals bijvoorbeeld Juridische Zaken.
Ook de Secretariaten van de TUD maken gebruik van deze functionaliteit voor het verwerken van de post. Zij, en trouwens iedereen die met SharePoint werkt, scannen de stukken zelf (als het nog niet digital born is) en verzorgen ook het registreren en archiveren. Daar hebben ze een training voor gehad, net als de rest van de SharePoint gebruikers.
eConnect (TU Delft)
De TU gebruikt eConnect als het gedeelte van SharePoint om informatie te delen en te ontvangen. Dat laatste kun je, tot op zekere hoogte, zelf bepalen. De TU Delft Library en Marketing&Communicatie maken hier gebruik van en delen er nieuwsberichten, maar ook team- en projectinformatie. Ook kun je op deze plek de agenda van de Library (met alle cursussen bijvoorbeeld of bijeenkomsten) koppelen aan je eigen agenda, zodat je dagelijks direct kan zien wat er gaat gebeuren, maar ook eigen activiteiten kan delen.
DeltaShare voor Kennisdeling (Deltares)
Deltashare is Deltares’ platform voor kennisdeling. Ook dit wordt toegelicht in een expertsessie: Waarom Deltashare (WHY), hoe pak je het proces aan (HOW), waar begin je (WHAT). Enkele successen worden belicht: projectteams, effectief vergaderen, producten/diensten catalogus, projectformulieren, big data, verlof/verzuim registratie.
iD-Lab: Beslissing-ondersteuning door kennis (Deltares)
Een tweede expertsessie vindt plaats door en in het unieke iD-Lab, Deltares’ Interactief Data Laboratorium. De site van Deltares zegt onder meer over iD-Lab:
Wanneer u op basis van een grote hoeveelheid gegevens snel belangrijke beslissingen moet nemen, bijvoorbeeld in het geval van een calamiteit, dan is het belangrijk om snel de juiste gegevens op tafel te hebben. Het iD-Lab van Deltares bundelt alle data die op dat moment relevant is. Deze gegevens worden op een toegankelijke manier gepresenteerd, zodat besluiten gefundeerd genomen kunnen worden.
Deze speciaal ingerichte ruimte stellen we graag beschikbaar voor besluitvormers en deskundigen ten tijde van calamiteiten. We kunnen ‘real time’ informatie gebruiken om het inzicht en de deskundigheid van de deelnemers te vergroten
Daar gaan we dus heen! Centraal in deze expertsessie staat een voorbeeld van kennisdelen + automatiseren van processen. iD Lab heeft een projectsite in Deltashare waar zij kennis kunnen delen, demo's beschikbaar stellen, maar ook het proces van marketing via Deltashare laten lopen.
Meer weten?
Op dinsdagmiddag 21 juni 2016 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk over SharePoint voor DMS & RMS in de praktijk. Dan wordt er in de parallelsessies uitgebreid ingegaan op bovenstaande punten. Deelnemers kunnen 2 van de 5 expertsessies volgen.
dinsdag 21 juni 2016
Geef je eenheidsworst aan zo’n breed spectrum van gebruikers en omgevingen? Nee!
De Heterdaadsessie Duo: TU Delft en Deltares op 21 juni 2016 staat in het teken van SharePoint voor DMS/RMA...
Naast de plenaire sessies zijn er 5 expertsessies gepland (waaruit de bezoekers er 2 kiezen).
Waar gaan die experts het over hebben? Hieronder een kort overzicht.
Nieuws, Activiteiten en Tips van het Papieren Tijger Netwerk.
Papieren Tijger Netwerk
Een Papieren Tijger is een klantgerichte informatie-professional (m/v) met oog voor kansen en technologie, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt zo’n 700 van die eigenzinnige Document-, Informatie-, Content- en Kennisprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het Google- en SharePoint-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
Reactie? Commentaar? Wat vind je van dit artikel? Klik hier.
Of reageer op de LinkedIn groep van het Netwerk.
index Kenniscentrum
• Aanpak: succes (DOK)
• Aanpak: verleiden (DNB)
• Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
• Afdelingsnaam (CBS)
• Archiveren anno 2011 (TUD)
• Attendering (ING)
• Auteursrechten vs. Open Access (TUD)
• Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
• Challenging Minds (ING)
• Champions (PWN)
• Channelmanagement (UWV)
• CoachingOurselves (ING)
• Competenties (DNB)
• Contentintegratie en databases (RWS)
• Contentintegratie (Praktizijnsbibliotheek)
• Contentmanagement (CBS)
• Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
•Data Archivering (TUD)
•Delve (PWN)
• Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
• Digibib en Social Media (RWS)
• Digital Natives (CBS)
• Digitale Innovatie (KIT)
• Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
• Digitalisering tabellen (CBS)
• DIV (KdK)
• DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
• DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
• DIV in de Cloud (PWN)
• DMS: SharePoint (AFM)
• Documentbeheer in de Cloud (PWN)
• Dossiers (CBS)
• Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
• Erfgoed uitdragen (KIT)
• FlexDIV
• Games (DOK)
• Het Nieuwe Werken (Ymere)
• Het Nieuwe Werken Case TU (TUD)
• Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
• HNW volgens Yahoo! (RWS)
• Impact Monitoring (Erasmus)
•Informatiedienstverlening (DNB)
• Informatieplattegrond (AFM)
• Innovatieve Kennisontwikkeling (RWS)
• Inputmanagement (UWV)
• Interne Marketing (TUD)
• iPhone (UMCG)
• Kennis Café (ING, TUD, Deltares)
• Kenniscockpit (UMCG)
• Kennisportal e-Plaza (PWN)
• Kwaliteits Award (AFM)
• LinkedIn (UMCG)
• Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
• Metadatering modellen (RWS)
• Mobiel DMS (Den Haag)
• Multitouch (DOK)
• Netvibes (DOK, UMCG)
• Nieuwe media (ING)
• Newsdesk (Buitenlandse Zaken)
• Open source kennisbronnen (ING)
• Open Acces/Repositories (Erasmus)
• Outputmanagement (UWV)
• Overleven in zwaar weer (KIT)
• Portal/zoekmachine (CBS)
• Portals: gapende lacunes (Praktizijn)
• Post na evacuatie (RWS)
• Projectarchivering (RWS)
•Records Continuüm (Den Haag)
•Red je iNek (PWN)
• Repositories/Open Acces (Erasmus)
• Research Data Management (Erasmus)
• RMA: SharePoint (AFM)
• Schakelfunctie (Praktizijnsbibliotheek)
• Second Life (UMCG)
• SharePoint 2010 (Ymere)
•SharePoint & Archivering (TUD)
•SharePoint: de Experts (Deltares/TUD)
•Social Media (AFM)
•So You Think You Can Google (DNB)
•Stukkenstroom (KdK)
•Substitutie (RWS)
• Taxonomie (CBS)
• Tegendraadsessie (Praktizijnsbibliotheek)
• Tools (UMCG)
• Transformatie (CBS)
• User Experience (DOK)
• Verandermanagement (AFM)
• Visie & Beleid (UWV)
• Vraag en Aanbod (Deltares)
• Web 2.0 (TUD)
• Werkvormen (Deltares)
Plenair
•TU Delft: SharePoint voor dynamisch archiveren en e-depot
•Deltares: SharePoint soms wel, soms niet!
•Demonstratie
•Ontvangst met broodjes
•Netwerkborrel
Parallelsessies (2 uit 6):
•Dossiervorming in SP (TUD)
•Zaakgericht werken in SP (TUD)
•eConnect (TUD)
•DeltaShare voor Kennisdeling (Deltares)
•iD-Lab: Beslissing-ondersteuning door kennis (Deltares)
•Cultuuromslag informatiespecialist (Kenniscafé)
Mens achter de Tijger
Zie ook