Overheid komt met ‘...tips hoe
particuliere organisaties hun digitale archief duurzaam kunnen beheren...’
Overheid komt met ‘...tips hoe
particuliere organisaties hun digitale archief duurzaam kunnen beheren...’
Digitaal Archief: geen eiland
We weten het maar al te goed: digitaal archiveren is meer dan papieren documenten scannen of hun digitale broeders op een computer zetten. Ook digitale bestanden hebben hun nukken: ze zijn op langere termijn moeilijk toegankelijk te houden en na beschadiging niet meer te bekijken. Bovendien kunnen de onderlinge verbanden tussen documenten en data verdwijnen. En dat is nog in het meest optimistische geval: namelijk ervan uitgaande dat de bestanden aanvankelijk al in goede staat vastgelegd en gemetadateerd zijn. ;-)
Kortom: digitaal archiveren vergt inzicht en beleid en een praktische vertaling daarvan naar werkwijzen en systemen. Dat weten we natuurlijk al sinds eind vorige eeuw - wie herinnert zich bijvoorbeeld niet ‘Over papieren tijgers en elektronische muizen: Structuurschets documentaire overheidsinformatie’ van... 1992? - maar de praktijk is weerbarstig. Gelukkig werden en worden wel vele stappen voorwaarts gezet. Geen enkele organisatie archiveert nog louter papier, sommige hebben al meerdere generaties digitale archieven achter de kiezen, elk met zijn eigen leerpunten. Bedrijven opereren vaak elk voor zich, overheden steeds vaker met vormen van afstemming.
Eiland of Archipel?
Enkele zinsneden uit een persbericht van 24 januari 2014, getiteld ‘De overheid naar een duurzaam en toegankelijk digitaal archief’:
๏Minister Bussemaker (OCW), het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten hebben afspraken gemaakt om het archief van de overheid toegankelijker en duurzamer te maken.
๏Belangrijke doelen voor 2016 zijn een landelijk dekkend netwerk van elektronische depotvoorzieningen voor alle overheden (e-depots), tijdiger overdracht van relevante overheidsinformatie naar een archief (nu kan dat nog 20 jaar of meer duren) en digitale toegang tot archieven van de overheid. Ook zullen tips beschikbaar komen hoe particuliere organisaties hun eigen digitale archief duurzaam kunnen beheren.
๏Onze samenleving digitaliseert in rap tempo, zo ook de overheid. Alle overheden maken momenteel de omslag naar digitaal werken, in hun dienstverlening aan burgers, hun bedrijfsvoering en onderlinge communicatie. Digitaal werken betekent ook digitaal archiveren. Duurzame toegankelijkheid vraagt om een optimaal functionerende informatie- en archiefketen: vanaf de ambtenaar die een digitaal document maakt, via opslag in een elektronisch archief (e-depot), tot en met de burger die dit als openbare informatie via het e-depot kan terugvinden.
๏Een goed ingerichte digitale keten stelt heel nieuwe eisen aan de archiefsector, die gewend is met papier te werken. Zonder voorzorg is digitale informatie binnen de kortste tijd onvindbaar of onbetrouwbaar geworden.
Vandaar die behoefte aan onderlinge afstemming en afspraken. Opereren vanuit de eiland-gedachte met volstrekte isolatie en autonomie is een gepasseerd station. Of we het nou willen of niet: ieder individu, iedere afdeling, iedere business-unit, iedere organisatie en zelfs ieder land is onderdeel van een compleet ecosysteem, een archipel van onderling afhankelijke eenheden waartussen geld en goederen stromen, maar ook informatie, digitaal of niet.
Deze benadering is wel voor de hand liggend voor overheidsorganisaties, maar ogenschijnlijk niet zo voor bedrijven. Toch vindt ook tussen ondernemingen en non-profits afstemming plaats, maar vooral als er sprake is van ketens waarvan de schakels onderling informatie uitwisselen of bij organisaties die niet zelf het wiel willen of kunnen uitvinden en dan via brancheorganisaties, financiële dienstverleners of zelfs software-aanbieders tot een vorm van standaardisatie komen. Een andere drijfveer is natuurlijk: wettelijke verplichtingen. En volgens het persbericht komt nu de overheid met tips. Mooi!
Tips voor Digitaal Archiveren
De wettelijke regels en richtlijnen kennen we, voor bedrijven en (centrale) overheden, maar het is altijd boeiend om tips te lezen. Die vind je hier bijvoorbeeld, van simpel tot gevorderd:
๏Digital Document Management: What You Need to Know (Cintas)
๏Corporate DMS/eDocs en Mobile DMS (Gemeente Den Haag)
๏Standards and best practice for records managers (The National Archives - UK)
Het blijft boeiend om te zien hoe anderen het aanpakken. En binnenkort staan hier hopelijk ook de tips die Minister Bussemaker beloofde.
dinsdag 10 juni 2014
Een Papieren Tijger is...
... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
Reactie? Commentaar? Wat vind je van dit artikel? Klik hier.
Of reageer op de LinkedIn groep van het Netwerk.
index Kenniscentrum
๏Aanpak: succes (DOK)
๏Aanpak: verleiden (DNB)
๏Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
๏Afdelingsnaam (CBS)
๏Archiveren anno 2011 (TU)
๏Attendering (ING)
๏Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
๏Challenging Minds (ING)
๏Channelmanagement (UWV)
๏CoachingOurselves (ING)
๏Competenties (DNB)
๏Contentmanagement (CBS)
๏Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
๏Data Archivering (TU)
๏Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
๏Digibib en Social Media (RWS)
๏Digital Natives (CBS)
๏Digitale Innovatie (KIT)
๏Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
๏Digitalisering tabellen (CBS)
๏DIV (KdK)
๏DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
๏DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
๏DIV in de Cloud (PWN)
๏DMS: SharePoint (AFM)
๏Documentbeheer in de Cloud (PWN)
๏Dossiers (CBS)
๏Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
๏Erfgoed uitdragen (KIT)
๏Games (DOK)
๏Het Nieuwe Werken (Ymere)
๏Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
๏HNW volgens Yahoo! (RWS)
๏Impact Monitoring (Erasmus)
๏Informatieplattegrond (AFM)
๏Inputmanagement (UWV)
๏Interne Marketing (TU)
๏iPhone (UMCG)
๏Kennis Café (ING, TU, Deltares)
๏Kenniscockpit (UMCG)
๏Kwaliteits Award (AFM)
๏LinkedIn (UMCG)
๏Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
๏Metadatering modellen (RWS)
๏Mobiel DMS (Den Haag)
๏Multitouch (DOK)
๏Netvibes (DOK, UMCG)
๏Nieuwe media (ING)
๏Open source kennisbronnen (ING)
๏Open Acces/Repositories (Erasmus)
๏Outputmanagement (UWV)
๏Overleven in zwaar weer (KIT)
๏Portal/zoekmachine (CBS)
๏Post na evacuatie (RWS)
๏Projectarchivering (RWS)
๏Records Continuüm (Den Haag)
๏Repositories/Open Acces (Erasmus)
๏Research Data Management (Erasmus)
๏RMA: SharePoint (AFM)
๏Second Life (UMCG)
๏SharePoint 2010 (Ymere)
๏SharePoint & Archivering (TU)
๏Social Media (AFM)
๏Stukkenstroom (KdK)
๏Substitutie (RWS)
๏Taxonomie (CBS)
๏Tools (UMCG)
๏Transformatie (CBS)
๏User Experience (DOK)
๏Verandermanagement (AFM)
๏Visie & Beleid (UWV)
๏Vraag en Aanbod (Deltares)
๏Web 2.0 (TU)
๏Werkvormen (Deltares)