Vervanging:
Proces of Fotomoment?
Vervanging:
Proces of Fotomoment?
Tips
Substitutie (RWS)
Substitutie lijkt een eenvoudig begrip als het gaat om papieren documenten vervangen door digitale. Scannen en klaar! Maar nee dus. Want je vind zelf wel dat je een fraaie scan hebt gemaakt, maar gelooft de rest van de organisatie (en vaak belangrijker nog: een externe belanghebbende) je ook? Is aantoonbaar dat de volledigheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn? Voor dit ene document en alle andere? En minstens zo belangrijk: hoe zit het met de metadata en registratie? Stel je voor dat het originele papieren document vernietigd wordt terwijl dergelijke zaken niet goed gezekerd zijn.
Dit soort substitutievraagstukken gelden voor elke organisatie. Voor overheidsorganisaties gelden uiteraard speciale regels. Als het om documenten gaat die permanent bewaard dienen te worden is zelfs een machtiging nodig van het Ministerie van OCenW (voor de centrale overheid) en Gedeputeerde Staten (voor de locale overheid) en het Nationaal Archief resp. de Provinciale Archiefinspectie adviseren. Over de niet-permanent te bewaren documenten zal de eigen organisatie een uitspraak moeten doen: bijvoorbeeld minister, directeur, college, beheerder.
Case RWS
Een boeiende case is Rijkswaterstaat, de overheidsorganisatie die de Nederlandse wegen en waterwegen ontwikkelt en beheert, met een leger van 9000 medewerkers die talrijke (grootschalige) projecten uitvoeren.
De digitalisering binnen Rijkswaterstaat zet zich in hoog tempo door. Om fysieke documenten te kunnen vervangen (substitueren) door digitale documenten was tot voor kort een machtiging nodig van het Nationaal Archief en een vervangingsbesluit van de eigen Minister. Sinds de zomer van 2012 heeft Rijkswaterstaat het officiële Vervangingsbesluit gepubliceerd in de Staatscourant.
Uiteraard ging hier een heel proces aan vooraf. Hoe is het Vervangingsbesluit bij Rijkswaterstaat tot stand gekomen? Welke fasen zijn doorlopen? Wat is er voor het archief sinds het Vervangingsbesluit veranderd? Wat zijn de gevolgen van de wijzigingen in het Archiefbesluit voor Rijkswaterstaat? Hoe staat het nu met de papieren stromen? Is de organisatie definitief papierloos of is het papier niet uit te roeien?
Vraag het de RWS-experts
Op dinsdagmiddag 28 mei 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij Rijkswaterstaat en worden de bovenstaande vragen beantwoord in een speciale expertsessie over Substitutie.
Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.
dinsdag 9 april 2013
Een Papieren Tijger is...
... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
Tijdens de Heterdaadsessie bij Rijkswaterstaat kwam dit onderwerp aan de orde: Substitutie.
Ook bij de Heterdaadsessie van 10 juni 2014 bij de Belastingdienst komt het aan bod, bij de Expertsessie ‘Digitalisering voor Overheidspartners’.
index Kenniscentrum
๏Aanpak: succes (DOK)
๏Aanpak: verleiden (DNB)
๏Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
๏Afdelingsnaam (CBS)
๏Archiveren anno 2011 (TU)
๏Attendering (ING)
๏Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
๏Challenging Minds (ING)
๏Channelmanagement (UWV)
๏CoachingOurselves (ING)
๏Competenties (DNB)
๏Contentmanagement (CBS)
๏Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
๏Data Archivering (TU)
๏Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
๏Digibib en Social Media (RWS)
๏Digital Natives (CBS)
๏Digitale Innovatie (KIT)
๏Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
๏Digitalisering tabellen (CBS)
๏DIV (KdK)
๏DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
๏DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
๏DIV in de Cloud (PWN)
๏DMS: SharePoint (AFM)
๏Documentbeheer in de Cloud (PWN)
๏Dossiers (CBS)
๏Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
๏Erfgoed uitdragen (KIT)
๏Games (DOK)
๏Het Nieuwe Werken (Ymere)
๏Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
๏HNW volgens Yahoo! (RWS)
๏Impact Monitoring (Erasmus)
๏Informatieplattegrond (AFM)
๏Inputmanagement (UWV)
๏Interne Marketing (TU)
๏iPhone (UMCG)
๏Kennis Café (ING, TU, Deltares)
๏Kenniscockpit (UMCG)
๏Kwaliteits Award (AFM)
๏LinkedIn (UMCG)
๏Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
๏Metadatering modellen (RWS)
๏Mobiel DMS (Den Haag)
๏Multitouch (DOK)
๏Netvibes (DOK, UMCG)
๏Nieuwe media (ING)
๏Open source kennisbronnen (ING)
๏Open Acces/Repositories (Erasmus)
๏Outputmanagement (UWV)
๏Overleven in zwaar weer (KIT)
๏Portal/zoekmachine (CBS)
๏Post na evacuatie (RWS)
๏Projectarchivering (RWS)
๏Records Continuüm (Den Haag)
๏Repositories/Open Acces (Erasmus)
๏Research Data Management (Erasmus)
๏RMA: SharePoint (AFM)
๏Second Life (UMCG)
๏SharePoint 2010 (Ymere)
๏SharePoint & Archivering (TU)
๏Social Media (AFM)
๏Stukkenstroom (KdK)
๏Substitutie (RWS)
๏Taxonomie (CBS)
๏Tools (UMCG)
๏Transformatie (CBS)
๏User Experience (DOK)
๏Verandermanagement (AFM)
๏Visie & Beleid (UWV)
๏Vraag en Aanbod (Deltares)
๏Web 2.0 (TU)
๏Werkvormen (Deltares)