Substitutie (RWS)

Vervanging:

Proces of Fotomoment?

Mail deze site door naar een collega

Naar de Tijger Site

Tips

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

Heterdaadsessie Koninklijke Bibliotheek. Nu gereed: verslag, foto’s en sheets!

Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV
maakt meters

Substitutie (RWS)

Substitutie lijkt een eenvoudig begrip als het gaat om papieren documenten vervangen door digitale. Scannen en klaar! Maar nee dus. Want je vind zelf wel dat je een fraaie scan hebt gemaakt, maar gelooft de rest van de organisatie (en vaak belangrijker nog: een externe belanghebbende) je ook? Is aantoonbaar dat de volledigheid en leesbaarheid gewaarborgd zijn? Voor dit ene document en alle andere? En minstens zo belangrijk: hoe zit het met de metadata en registratie? Stel je voor dat het originele papieren document vernietigd wordt terwijl dergelijke zaken niet goed gezekerd zijn.

Dit soort substitutievraagstukken gelden voor elke organisatie. Voor overheidsorganisaties gelden uiteraard speciale regels. Als het om documenten gaat die permanent bewaard dienen te worden is zelfs een machtiging nodig van het Ministerie van OCenW (voor de centrale overheid) en Gedeputeerde Staten (voor de locale overheid) en het Nationaal Archief resp. de Provinciale Archiefinspectie adviseren. Over de niet-permanent te bewaren documenten zal de eigen organisatie een uitspraak moeten doen: bijvoorbeeld minister, directeur, college, beheerder.

Case RWS

Een boeiende case is Rijkswaterstaat, de overheidsorganisatie die de Nederlandse wegen en waterwegen ontwikkelt en beheert, met een leger van 9000 medewerkers die talrijke (grootschalige) projecten uitvoeren.

De digitalisering binnen Rijkswaterstaat zet zich in hoog tempo door. Om fysieke documenten te kunnen vervangen (substitueren) door digitale documenten was tot voor kort een machtiging nodig van het Nationaal Archief en een vervangingsbesluit van de eigen Minister. Sinds de zomer van 2012 heeft Rijkswaterstaat het officiële Vervangingsbesluit gepubliceerd in de Staatscourant.

Uiteraard ging hier een heel proces aan vooraf. Hoe is het Vervangingsbesluit bij Rijkswaterstaat tot stand gekomen? Welke fasen zijn doorlopen? Wat is er voor het archief sinds het Vervangingsbesluit veranderd? Wat zijn de gevolgen van de wijzigingen in het Archiefbesluit voor Rijkswaterstaat? Hoe staat het nu met de papieren stromen? Is de organisatie definitief papierloos of is het papier niet uit te roeien?

Vraag het de RWS-experts

Op dinsdagmiddag 28 mei 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij Rijkswaterstaat en worden de bovenstaande vragen beantwoord in een speciale expertsessie over Substitutie.

Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.

dinsdag 9 april 2013

Volgend Nieuwtje

Een Papieren Tijger is...

... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!