Projectarchivering (RWS)

Projectleider: Koning van een eiland?

Of onbegrepen? En hoe is zijn archief?

Mail deze site door naar een collega

Naar de Tijger Site

Tips

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

Heterdaadsessie Koninklijke Bibliotheek. Nu gereed: verslag, foto’s en sheets!

Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV
maakt meters

Projectarchivering (RWS)

Projectarchivering is en blijft een bijzonder onderwerp (zie bijvoorbeeld deze presentatie). Waarom? Omdat een project per definitie uniek en tijdelijk is en doorgaans ook complex en multi-disciplinair. Bovendien is er vaak sprake van een specifieke proces/planmatige aanpak met een eigen (project)organisatie.

In zekere zin is het een mini-organisatie binnen de organisatie, met als extra complexiteit dat er medewerkers vanuit de normale organisatie bij betrokken zijn en het onderwerp wel degelijk raakt aan dat van de ‘normale’ organisatie, maar vaak op onderdelen een stuk dieper graaft.

Een project staat dus bol van de documenten, die buiten ‘het normale’ vallen. Bijvoorbeeld plannings- en voortgangsdocumenten die niet eens veel over de inhoud zeggen en management- en kwaliteitsrapportages. Maar ook zijn er verslagen, deelonderzoeken, toetsingen, besluitvormingsdocumenten en talrijke andere documenten met specialistische kennis.

Niet voor niets voelen veel projectleiders zich wisselend ‘onbegrepen’ en ‘koning van een eigen eiland’, vooral als hun budget het mogelijk maakt ook de archivering zelf te regelen. In zo’n geval krijgt de archiefafdeling achteraf iets ‘over de schutting’ geworpen. Veel plezier ermee.

Gelukkig zijn er allerlei tools inmiddels voor projectmanagement en -archivering. En zijn ook de door archieven gebruikte tools meer ‘open’ om andere digitale informatie te ontvangen of ontsluiten. Maar dat wil nog niet zeggen dat het vraagstuk Projectarchivering daarmee de wereld uit is. In tegendeel.

Case RWS

Een boeiende case is Rijkswaterstaat, de overheidsorganisatie die de Nederlandse wegen en waterwegen ontwikkelt en beheert, met 9000 medewerkers die talrijke (grootschalige en uiteenlopende) projecten uitvoeren.

De projecten bij Rijkswaterstaat variëren van hele kleine van een paar dagen tot grote langdurige aanlegprojecten van 30 jaar. Voor de projecten worden aparte projectorganisaties in het leven geroepen en is de doorstroom van mensen op een project hoog.

De Corporate Dienst van Rijkswaterstaat (RWS CD) heeft de Kaders en Richtlijnen voor Projectarchivering ontwikkeld om de projectarchivering in goede banen te leiden. De dienst zorgt voor de inrichting en het beheer van het archief van RWS en heeft ook een regiefunctie.

De RWS CD is namelijk ook verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de middelen die nodig zijn voor het beheer van het archief van RWS en de daaraan verbonden archieven.

Projecten zijn verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van een projectarchief. Na afloop van het project (of na afloop van een projectfase) draagt het project het projectarchief over aan het archief van RWS. De Directeur-Generaal en de Directeuren van de diensten zijn verantwoordelijk voor de juiste (authentieke) inhoud en de volledigheid van het archief van RWS.

Vraag het de RWS-experts

Hoe gaat Rijkswaterstaat in de praktijk om met de archivering bij projecten? Is het een aparte tak van sport? Welke instrumenten zijn nodig? En wat vraagt het aan deskundigheid en competenties van degene die de archivering voor projecten in goede banen moeten leiden?

Op dinsdagmiddag 28 mei 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij Rijkswaterstaat en wordt de bovenstaande informatie uitgediept in een speciale expertsessie over Projectarchivering. Daar wordt onder andere een voorbeeld uit Rijkswaterstaat-projectenpraktijk belicht.

Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.

dinsdag 9 april 2013

Volgend Nieuwtje

Een Papieren Tijger is...

... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!

Tijdens de Heterdaadsessie bij Rijkswaterstaat op 28 mei 2013 staat centraal:

Digitaal Archief, Digitale Bibliotheek, Digitale Ambtenaren....

Er zijn diverse onderliggende items zoals SharePoint, substitutie en Digitaal portaal.

Hieronder het item: Projectarchivering. Zie ook hier.

volgende >

< vorige