Metagegevens Rijkswaterstaat
Toepassingsprofiel
_files/shapeimage_1_link_0.png)
_files/shapeimage_2_link_0.png)
_files/shapeimage_3_link_0.png)
_files/shapeimage_4_link_0.png)
_files/shapeimage_5_link_0.png)
_files/shapeimage_6_link_0.png)
Tips
_files/shapeimage_26_link_0.png)
Metadatering (RWS)
Zonder afspraken en maatregelen vervluchtigt digitale informatie en raakt het deel van het institutionele geheugen verloren. Naast het feit dat ook overheidsorganisaties niet graag hun geheugen verliezen, geldt voor de overheid dat zij gebonden is aan regels om informatie toegankelijk te houden. Dit met het oogmerk verantwoording te kunnen afleggen over genomen besluiten en het gevoerde beleid, zaken te kunnen reconstrueren en voor een deel vanuit het cultuurhistorisch belang.
Documenten worden beheerd via metadata: gegevens over gegevens. Metadata worden meestal opgeslagen bij de eigenlijke documenten waarover zij iets zeggen. Ze zorgen ervoor dat bedrijven en overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen.
En ze zorgen ervoor dat zorgvuldig wordt omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft.
Duurzame toegankelijkheid is belangrijk is. Het is een set van afspraken en maatregelen, bijvoorbeeld over conversie, migratie, bewaartermijnen en metadata, die het mogelijk maken dat digitale informatie beschikbaar is voor de termijn dat dit nuttig en noodzakelijk is. Deze termijn kan variëren van 1 minuut tot eeuwig.
Binnen de Rijksoverheid zijn o.b.v. de NEN-ISO norm 23081 afspraken gemaakt over welke metagegevens minimaal nodig zijn. Deze interdepartementale afspraken staan in het “Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid” en aanvullend moet ieder departement een eigen toepassingsprofiel maken.
Case RWS
Een boeiende case is Rijkswaterstaat, de overheidsorganisatie die de Nederlandse wegen en waterwegen ontwikkelt en beheert, met 9000 medewerkers die talrijke (grootschalige) projecten uitvoeren.
Met het Rijkswaterstaat-metadatamodel heeft RWS een toepassingsprofiel dat past bij de informatiebehoefte binnen Rijkswaterstaat en dat voldoet aan de “Baseline Informatiehuishouding Rijk”.
Het Rijkswaterstaat-metadatamodel is vrij omvangrijk en gaat uit van koppelingen tussen systemen. Op het moment van overdracht aan het officiële archief moet een projectarchief minimaal de metadata uit de conversietool bevatten.
Het RWS-metadatamodel geldt voor systemen met functionaliteit voor het opslaan en beheren van digitale documenten: zogenaamde Document Management (DMS) en Record Management Systemen (RMA). Het bestaat uit vijf entiteiten die zijn afgeleid uit NEN-ISO norm 23081 en de "Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie", die daarop is gebaseerd. Deze entiteiten zijn: Mandaat, Bedrijfsactiviteit, Recordmanagement activiteit, Record en Actor. Elke entiteit bevat afzonderlijke metadataelementen.
Beschreven worden o.a. de naam en beschrijving van het metadataelement, maar ook de volgende aanduidingen:
-
๏Of het element moet worden opgenomen in het systeem, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke eisen voor archivering: Verplicht, Aanbevolen of Optioneel
-
๏Of het element één of meerdere keren kan worden toegepast om het informatieobject te beschrijven.
-
๏Hoe het element in het systeem zal worden gevuld:
-
-Systeem: de DMS/RMA-applicatie kan hierin zelf voorzien.
-
-ARIS: de DMS-RMA-applicatie haalt gegevens uit of verwijst naar ARIS, de procesbeschrijvings-applicatie van RWS.
-
-SDI: de DMS-RMA-applicatie haalt gegevens uit of verwijst naar een Structuurplan Documentaire Informatievoorziening.
-
-Gebruiker: het veld wordt handmatig gevuld door een gebruiker via een registratiesjabloon in de DMS-RMA-applicatie.
-
๏Hoe de samenhang van voorgaande velden dient te worden geïnterpreteerd
Vraag het de RWS-experts
Op dinsdagmiddag 28 mei 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij Rijkswaterstaat en wordt het bovenstaande toegelicht in een speciale expertsessie over Metadatering modellen.
Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.
Dit nieuws-item is mede gebaseerd op het document Beperkt houdbaar?
dinsdag 9 april 2013
Een Papieren Tijger is...
... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
Tijdens de Heterdaadsessie bij Rijkswaterstaat stond o.a. centraal: Metadatering.
Ook bij de Heterdaadsessie van 10 juni 2014 bij de Belastingdienst komt het aan bod, bij de Expertsessies ‘Digitalisering voor Overheidspartners’ en DIV als Architectuurpartner.
_files/shapeimage_35_link_0.png)
_files/shapeimage_36_link_0.png)
_files/shapeimage_37_link_0.png)
index Kenniscentrum
-
๏Aanpak: succes (DOK)
-
๏Aanpak: verleiden (DNB)
-
๏Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
-
๏Afdelingsnaam (CBS)
-
๏Archiveren anno 2011 (TU)
-
๏Attendering (ING)
-
๏Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
-
๏Challenging Minds (ING)
-
๏Channelmanagement (UWV)
-
๏CoachingOurselves (ING)
-
๏Competenties (DNB)
-
๏Contentmanagement (CBS)
-
๏Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
-
๏Data Archivering (TU)
-
๏Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
-
๏Digibib en Social Media (RWS)
-
๏Digital Natives (CBS)
-
๏Digitale Innovatie (KIT)
-
๏Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
-
๏Digitalisering tabellen (CBS)
-
๏DIV (KdK)
-
๏DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
-
๏DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
-
๏DIV in de Cloud (PWN)
-
๏DMS: SharePoint (AFM)
-
๏Documentbeheer in de Cloud (PWN)
-
๏Dossiers (CBS)
-
๏Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
-
๏Erfgoed uitdragen (KIT)
-
๏Games (DOK)
-
๏Het Nieuwe Werken (Ymere)
-
๏Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
-
๏HNW volgens Yahoo! (RWS)
-
๏Impact Monitoring (Erasmus)
-
๏Informatieplattegrond (AFM)
-
๏Inputmanagement (UWV)
-
๏Interne Marketing (TU)
-
๏iPhone (UMCG)
-
๏Kennis Café (ING, TU, Deltares)
-
๏Kenniscockpit (UMCG)
-
๏Kwaliteits Award (AFM)
-
๏LinkedIn (UMCG)
-
๏Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
-
๏Metadatering modellen (RWS)
-
๏Mobiel DMS (Den Haag)
-
๏Multitouch (DOK)
-
๏Netvibes (DOK, UMCG)
-
๏Nieuwe media (ING)
-
๏Open source kennisbronnen (ING)
-
๏Open Acces/Repositories (Erasmus)
-
๏Outputmanagement (UWV)
-
๏Overleven in zwaar weer (KIT)
-
๏Portal/zoekmachine (CBS)
-
๏Post na evacuatie (RWS)
-
๏Projectarchivering (RWS)
-
๏Records Continuüm (Den Haag)
-
๏Repositories/Open Acces (Erasmus)
-
๏Research Data Management (Erasmus)
-
๏RMA: SharePoint (AFM)
-
๏Second Life (UMCG)
-
๏SharePoint 2010 (Ymere)
-
๏SharePoint & Archivering (TU)
-
๏Social Media (AFM)
-
๏Stukkenstroom (KdK)
-
๏Substitutie (RWS)
-
๏Taxonomie (CBS)
-
๏Tools (UMCG)
-
๏Transformatie (CBS)
-
๏User Experience (DOK)
-
๏Verandermanagement (AFM)
-
๏Visie & Beleid (UWV)
-
๏Vraag en Aanbod (Deltares)
-
๏Web 2.0 (TU)
-
๏Werkvormen (Deltares)