... doorbreekt de scheiding tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief...
_files/shapeimage_4_link_0.png)
_files/shapeimage_5_link_0.png)
_files/shapeimage_6_link_0.png)
_files/shapeimage_7_link_0.png)
_files/shapeimage_8_link_0.png)
_files/shapeimage_9_link_0.png)
_files/shapeimage_17_link_0.png)
Records Continuüm (sessie Den Haag)
Records Continuüm is zo’n begrip dat steeds vaker opduikt en soms verwarrend is. Wat is het en wat kun je er mee? Het continuüm concept wordt wel gedefinieerd als een consistent en samenhangend proces van records management gedurende het gehele leven van records, vanaf het ontwikkelen van de systemen en de creatie en vastlegging van records tot aan de archiefvorming en het later gebruik. (The International Council on Archives)
Het resultaat is een soort ideale integratie van het managen van alle documenten, records en (andere) archieven, ongeacht in welke fase die zich bevinden. Record managers en archivarissen zouden bij alle stadia die een record doorloopt op enige wijze betrokken moeten zijn, vanuit het doel om letterlijk alle betrokkenen in het continuüm (van creator tot laatste gebruiker) van dienst te zijn. Hun betrokkenheid kan zich uiteraard op meerdere manieren doen gelden, van bedenker en regisseur tot facilitator en uitvoerder.
Het grote verschil met het levenscyclus-model is dat dat laatste model uitgaat van duidelijk te onderscheiden stadia met een harde scheiding tussen beheer van dynamische en niet meer dynamische records. De archivaris of record manager komt in dat model pas in beeld als het dynamische leven ‘ten einde is’. Het records continuüm impliceert juist dat hij al vanaf dag 1 (picoseconde 1 zelfs) betrokken is. DMS en RMS komen daarmee ook onder 1 paraplu, net als de beheerders daarvan. Het ‘bevroren document’ staat centraal, ongeacht de toekomstige rol.
Een Australische quote: Records continuum thinking focuses on the unifying purposes shared by all recordkeeping professionals, defined as to do with the delivery of frameworks for accountable recordkeeping regimes that enable access to essential, useable evidence of social and business activity in the business, social and cultural domains.
Het idee is bepaald niet nieuw meer, maar de praktijk is weerbarstig. Je kunt ‘bewaking’ virtueel bij de voor- en achterdeur neerzetten en misschien zelfs bij elke kamerdeur, maar... binnenin elke PC, tablet en telefoon? ;-)
Het kan, maar... dat moet je echt graag willen!
Het model
Het bovenstaande plaatje illustreert wat net genoemd is: de fasen (hier heten die: dimensies) en de aspecten die verder spelen. Het model is van Frank Upward en de vertaalde versie die hier getoond en besproken wordt, is afkomstig van de site van Rienk Jonker.
Er is sprake van 4 sleutelbegrippen die alle relevante aspecten van records(management) moeten dekken, vertaald in 4 assen: identiteit, waarden, transactie en archivering. Vooral hierin zit een verdieping die helpt om de complexiteit van de materie inzichtelijk te maken en handvatten te bieden voor implementatie ervan.
Daarnaast zijn er 4 fasen: laten ontstaan, vastleggen, organiseren/vormgeven, maatschappelijk inbedden. (De letterlijke vertaling van de vier fasen: creëer, leg vast, organiseer en vermeerder). Echter: de 4 fasen worden in deze benadering nadrukkelijk geen fasen genoemd, maar dimensies, want de vraagstukken die spelen rond elke fase, spelen er al vanaf het allereerste moment. Het sterke van deze redenering - ook al kun je er over twisten - is dat hij je dwingt om te denken buiten de traditionele muurtjes van bestaande afdelingen en vakgebieden.
De dimensies in een notendop:
-
๏De eerste dimensie (creatie) focust op het ontstaan en daarmee op degenen die iets doen dat leidt tot het document.
-
๏De tweede (vastlegging) betreft vooral de systemen die zorgen dat het document wordt opgeslagen als bewijsstuk.
-
๏De derde dimensie (organisatie) richt zich met name op de organisatiewijze van de archief/RM-processen gericht op een concerngeheugen.
-
๏Dimensie vier (Jeroen: maatschappelijke inbedding) beziet archieven vanuit een alomvattend raamwerk, een collectief geheugen.
Dit is een aardig artikel (Engelstalig) met nog veel meer verdieping.
De Haagse praktijk
Maar hoe doe je dit in de praktijk? Een interessante case is gemeente Den Haag. Alle gemaakte en ontvangen documenten worden éénmalig en op uniforme, transparante wijze digitaal opgeslagen. Bovendien worden al die documenten via autorisaties beschikbaar gesteld voor elk gewenst type apparaat: BYOD oftewel Bring Your Own Device. Dus DMS ook voor je smartphone. Binnenkort wordt het RM ingevoerd.
De fysieke overbrenging (ook van schijfjes e.d.) wordt in Den Haag vervangen door aanpassing van metadata en digital born documenten. Dit doorbreekt de scheiding tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief en leidt naar eigen zeggen tot het records continuüm in de praktijk.
Bijkomstigheid (of juist niet): de machtigingen voor doorlopende substitutie betekenen dat veel papier definitief weg kan. Dat is een aardige wortel voor de verschillende eigenaren van processen en dus procesapplicaties: doe snel mee en bespaar enorm op dure vierkante meters!
Hoe doen ze dat?
De gemeente staat aan de vooravond van de invoering van Recordmanagement op haar digitale archiefbescheiden. Om de juiste keuzes te kunnen maken rondom de inrichting van RM op basis van NEN-ISO normen en KING documentatie is een vragenlijst opgesteld en een verkenning uitgevoerd bij organisaties waar RM reeds is ingevoerd. Als resultaat van deze werkbezoeken is een rapport van bevindingen opgesteld waarin 4 deeladviezen zijn gedefinieerd, die bestaan uit de onderdelen van het "samenhangend programma voor informatie- en archiefmanagement" uit de NEN-ISO 15489. Dit jaar zullen betrokken systemen naar deze deel adviezen worden omgezet en zal vervolgens RM in een pilot vorm worden ingericht.
Altijd belangrijk is het wettelijke kader. Op het gebied van de informatievoorziening is veel wet- en regelgeving, maar er bestaan ook principes als NORA, normstellingen als RODIN, NEN 2082 en interne adviezen als HADORA (Haagse Document- en Referentie Architectuur) en een Handboek ICT standaarden. De interpretatie hiervan heeft de nodige invloed op de inrichting en werking van het centrale DMS.
Meer weten?
Op dinsdagmiddag 8 oktober 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij het Haagse Gemeentearchief. Daar vormen de stand van zaken en aanpak rond Records Continuum één van de kerntopics.
Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.
dinsdag 8 oktober 2013
Een Papieren Tijger is...
... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
De Heterdaadsessie bij het Haags Gemeentearchief op 8 oktober 2013 staat in het teken van Eigenwijze Innovatie....
Er komen dan diverse onderliggende items aan bod, zoals Digitalisering op verzoek, Actualiteits-monitoring, Corporate DMS.
Hieronder alvast wat algemene achtergrond-informatie over het item Records Continuüm.
index Kenniscentrum
-
๏Aanpak: succes (DOK)
-
๏Aanpak: verleiden (DNB)
-
๏Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
-
๏Afdelingsnaam (CBS)
-
๏Archiveren anno 2011 (TU)
-
๏Attendering (ING)
-
๏Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
-
๏Challenging Minds (ING)
-
๏Channelmanagement (UWV)
-
๏CoachingOurselves (ING)
-
๏Competenties (DNB)
-
๏Contentmanagement (CBS)
-
๏Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
-
๏Data Archivering (TU)
-
๏Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
-
๏Digibib en Social Media (RWS)
-
๏Digital Natives (CBS)
-
๏Digitale Innovatie (KIT)
-
๏Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
-
๏Digitalisering tabellen (CBS)
-
๏DIV (KdK)
-
๏DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
-
๏DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
-
๏DIV in de Cloud (PWN)
-
๏DMS: SharePoint (AFM)
-
๏Documentbeheer in de Cloud (PWN)
-
๏Dossiers (CBS)
-
๏Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
-
๏Erfgoed uitdragen (KIT)
-
๏Games (DOK)
-
๏Het Nieuwe Werken (Ymere)
-
๏Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
-
๏HNW volgens Yahoo! (RWS)
-
๏Impact Monitoring (Erasmus)
-
๏Informatieplattegrond (AFM)
-
๏Inputmanagement (UWV)
-
๏Interne Marketing (TU)
-
๏iPhone (UMCG)
-
๏Kennis Café (ING, TU, Deltares)
-
๏Kenniscockpit (UMCG)
-
๏Kwaliteits Award (AFM)
-
๏LinkedIn (UMCG)
-
๏Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
-
๏Metadatering modellen (RWS)
-
๏Mobiel DMS (Den Haag)
-
๏Multitouch (DOK)
-
๏Netvibes (DOK, UMCG)
-
๏Nieuwe media (ING)
-
๏Open source kennisbronnen (ING)
-
๏Open Acces/Repositories (Erasmus)
-
๏Outputmanagement (UWV)
-
๏Overleven in zwaar weer (KIT)
-
๏Portal/zoekmachine (CBS)
-
๏Post na evacuatie (RWS)
-
๏Projectarchivering (RWS)
-
๏Records Continuüm (Den Haag)
-
๏Repositories/Open Acces (Erasmus)
-
๏Research Data Management (Erasmus)
-
๏RMA: SharePoint (AFM)
-
๏Second Life (UMCG)
-
๏SharePoint 2010 (Ymere)
-
๏SharePoint & Archivering (TU)
-
๏Social Media (AFM)
-
๏Stukkenstroom (KdK)
-
๏Substitutie (RWS)
-
๏Taxonomie (CBS)
-
๏Tools (UMCG)
-
๏Transformatie (CBS)
-
๏User Experience (DOK)
-
๏Verandermanagement (AFM)
-
๏Visie & Beleid (UWV)
-
๏Vraag en Aanbod (Deltares)
-
๏Web 2.0 (TU)
-
๏Werkvormen (Deltares)
_files/shapeimage_26_link_0.png)
Sessie in Den Haag
Expertsessies:
Plenair:
-
๏Ontvangst met broodjes
-
๏Rondleiding
Zie ook
Externe link
Meer over Records Continuüm:
-
๏Paper inclusief het RC model van Frank Upward
_files/shapeimage_27_link_0.png)