Mobiel DMS en andere Haagse projecten (sessie Den Haag)

Experimenteren met

Digitale Vergader Apps

Mail deze site door naar een collega

Naar de Tijger Site

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

Heterdaadsessie Koninklijke Bibliotheek. Nu gereed: verslag, foto’s en sheets!

Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV
maakt meters

Mobiel DMS en andere Haagse projecten (sessie Den Haag)

Een bekend verschijnsel is dat generaals nog bezig zijn de om laatste oorlog te vechten en organisaties om de problemen van het verleden op te lossen. En dat is logisch: je weet waar het fout ging en wilt dat beter doen. Het betekent wel, dat je per definitie achter de feiten aanloopt. Dat geldt al helemaal in de snelle tegenwoordige tijd. En dus: heb je bijna een werkend (en universeel gebruikt) DMS en wat gebeurt er? Ineens loopt iedereen rond met iPads en iPhones...!

Tja. Een last of een lust? Zo’n iPad (en al die broertjes en zusjes, neefjes en nichtjes ervan) is natuurlijk goed bruikbaar als presentatiemiddel. Je kunt er prima boeken op lezen, dus waarom geen rapporten of vergaderstukken? Maar je moet het wel even regelen! Hoe?

De Haagse praktijk

Een interessante case is gemeente Den Haag. Net als zoveel andere instellingen wil de gemeente het papierverbruik terugdringen. Dit door alle papieren documenten die aan de "voorkant" binnenkomen te digitaliseren en grotendeels te substitueren en de digital born documenten in één centraal DMS op te slaan. Aan de "achterkant" experimenteert de gemeente met digitale vergaderapps. Het doel is dat er een veilige, betrouwbare koppeling met het centrale DMS gerealiseerd wordt die - ongeacht het device dat de ambtenaar gebruikt - plaats- en tijdonafhankelijk werken (PLATO) mogelijk maakt.

Oftewel: altijd en overal de originele stukken rechtstreeks uit het DMS. Niet langer megabites verslindende bijlagen in je mail of in de vergadering, maar alle informatie beschikbaar via een zogenaamde hyperlink van DMS. In je vergadering, in de rechtzaal of in gesprek met een burger altijd het laatste actuele stuk tot je beschikking. De stukken zijn via tablets raadpleegbaar en dit voorkomt ook nog eens dat collega's binnen Den Haag stukken op onveilige manieren mee moeten nemen, zodra ze buiten de muren van het gemeentehuis hun werk willen verrichten. Dat is een welkome bijkomstigheid. Mits ze hun iPad nergens laten liggen ;-)

Hoe doen ze dat?

Er is direct toegang tot recent gewijzigde documenten, organisatiebrede documenten en snelzoekopdrachten. Dit alles binnen de rechten die op centraal niveau zijn aangemaakt.. Dit niet alleen op de iPad, maar ook op Android of Windows-8 mobiele devices.

Middels een proof of concept wordt binnen de gemeente getoetst of een organisatiebrede uitrol van de mobiele client haalbaar en zinvol is.

Andere Haagse projecten

Het Haags gemeentearchief is een kraamkamer van digitale ontwikkelingen rond archivering. Een van de situatiekenmerken die dat mogelijk maken is de gekozen ICT-architectuur.

De architectuur is gebaseerd op de 'BOB'-gedachte: de inzet van pakketten die zich richten op specifieke bedrijfsfuncties. In tegenstelling tot veel andere instellingen die hun totale informatievoorziening in één "software-moloch" onderbrengen, houdt de GDH haar proces applicaties, collaboratietools, voortgangscontrole software, opslag en archiverings software gescheiden om de vervangbaarheid van specifieke onderdelen in de toekomst te waarborgen. Dat biedt veel keuzevrijheden.

En belangrijk project is uiteraard RM: de gemeente Den Haag staat aan de vooravond van de invoering van Recordmanagement op haar digitale archiefbescheiden. Om de juiste keuzes te kunnen maken rondom de inrichting van RM op basis van NEN-ISO normen en KING documentatie is een vragenlijst opgesteld en een verkenning uitgevoerd bij organisaties waar RM reeds is ingevoerd. Als resultaat van deze werkbezoeken is een rapport van bevindingen opgesteld waarin 4 deeladviezen zijn gedefinieerd, die bestaan uit de onderdelen van het "samenhangend programma voor informatie- en archiefmanagement" uit de NEN-ISO 15489. Dit jaar zullen betrokken systemen naar deze deel adviezen worden omgezet en zal vervolgens RM in een pilot vorm worden ingericht.

Altijd belangrijk is het wettelijke kader. Op het gebied van de informatievoorziening is veel wet- en regelgeving, maar er bestaan ook principes als NORA, normstellingen als RODIN, NEN 2082 en interne adviezen als HADORA (Haagse Document- en Referentie Architectuur) en een Handboek ICT standaarden. De interpretatie hiervan heeft de nodige invloed op de inrichting en werking van het centrale DMS.

Meer weten?

Op dinsdagmiddag 8 oktober 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij het Haagse Gemeentearchief. Daar vormen de stand van zaken en aanpak rond het Mobiele DMS één van de kerntopics.

Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.

dinsdag 8 oktober 2013

Volgend Nieuwtje

Een Papieren Tijger is...

... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!