Gratis scans. On demand.
Made in Den Haag.
_files/shapeimage_2_link_0.png)
_files/shapeimage_3_link_0.png)
_files/shapeimage_4_link_0.png)
_files/shapeimage_5_link_0.png)
_files/shapeimage_6_link_0.png)
_files/shapeimage_7_link_0.png)
_files/shapeimage_15_link_0.png)
Digitaliseren op Verzoek (sessie Den Haag)
Er wordt wat afgedigitaliseerd in Nederland. Vaak in bulk, zoals de ochtendpost bij een verzekeraar of te archiveren dossiers bij een ministerie, maar er is uiteraard ook sprake van enkelstuks digitalisering. Een behandelaar vraagt een document op dat alleen nog in papieren vorm aanwezig is en een secretaresse of - uiteraard - een interne of externe archiefmedewerker scant het, registreert het zo nodig, slaat het op en biedt het aan.
Maar dat laatste gebeurt niet alleen binnen de primaire processen van organisaties. Vele openbare instellingen digitaliseren al tijden op verzoek, voor ieder die het vraagt. Denk maar aan geboorteaktes zoals die door grotere gemeentearchieven worden verstrekt. Zo’n scan kost geld, soms 50 cent per stuk. Ook bibliotheken verlenen wel een soortgelijke dienstverlening, zoals die van de RUG (Universiteit Groningen). Doorgaans gaat het dan om (oudere) manuscripten waar geen auteursrechten (meer) op zitten. De kosten kunnen aardig oplopen. Bij de RUG betaal je nu 30 cent per pagina plus 10 euro administratiekosten en... ‘in principe komen alleen complete werken voor digitalisering in aanmerking’.
De Haagse praktijk
Een interessante case is gemeente Den Haag. Daar wordt sinds juli 2013 door het gemeentearchief ook aan digitalisering op verzoek gedaan. Gratis nog wel! En bovendien van toepassing op het gehele archief. Ook opmerkelijk: het scannen geschiedt binnen de gemeentelijke organisatie; DOV is geïntegreerd in de DMS-omgeving van het concern.
De Haagse aanpak spreekt aan, want wie op dit moment op Google zoekt naar ‘digitalisering op verzoek’ vindt als 3e en 4e hit het Haags Gemeentearchief.
De gedigitaliseerde bestanden worden conform de concernstandaard duurzaam en betrouwbaar opgeslagen in het DMS van gemeente Den Haag. Nagenoeg alle technische componenten voor de realisering waren al binnen de gemeente aanwezig, wat de kosten positief beïnvloedde. Aanvragen en later inzien van de stukken gebeurt via www.archieven.nl. Door deze nieuwe vorm van vraaggestuurde digitalisering is meer dan 11 kilometer Haagse archiefinformatie gratis beschikbaar voor onderzoek, voor burgers en ambtenaren, op elke willekeurige plek in de wereld.
Hoe het werkt
Op www.gemeentearchief.denhaag.nl kan de burger of ambtenaar een verzoek indienen voor digitalisering. Daar zoekt hij of zij in de collecties van het Haags Gemeentearchief tot het juiste document is gevonden. Door klikken op ‘details’ komt de gebruiker automatisch op de website ‘archieven.nl’ waar het zoekresultaat wordt getoond. Onder ‘Gevonden archiefstukken’ staat het inventarisnummer. Als het stuk al gedigitaliseerd is, volstaat klikken op het pdf icoontje, zo niet, volstaat klikken op een ander icoontje om het op verzoek te digitaliseren. Via e-mail (uiteraard moeten naam en mailadres worden ingevuld) wordt bericht over de status van de aanvraag totdat de pdf online klaar staat. Dat duurt maximaal 1 week. Het openen kan enkele minuten duren, maar daarna kan de gebruiker het document ook zelf opslaan. Ongeveer 240.000 inventarisnummers zijn digitaal opvraagbaar, want er zijn ook documenten die niet gedigitaliseerd worden, bijvoorbeeld omdat ze te kwetsbaar zijn of niet openbaar. En ook wordt niet gezocht in momenteel nog ongeïnventariseerd archiefmateriaal.
Een andere categorie die niet gescand wordt, zijn boeken, foto’s, plattegronden, tekeningen en charters. Foto’s prenten, tekeningen, affiches en ander materiaal uit de collecties kunnen besteld worden via www.haagsebeeldbank.nl. Hier zijn kosten aan verbonden. Archiefstukken die nu al digitaal beschikbaar zijn, zijn bijvoorbeeld de akten van de Burgerlijke Stand en het Haagse bevolkingsregister van 1913-1939.
Doel
De Haagse DOV-dienstverlening dient een viertal doelen. Allereerst is daar de behoefte om de online dienstverlening uit te breiden, maar ook belangrijk zijn het aantrekken van nieuwe bezoekers en het verschuiven van dienstverlening van fysiek naar digitaal. En tot slot wil het Haags gemeenterchief het onderzoek in Haagse bronnen stimuleren. En dat laatste is gelukt, want deze tekst is tot stand gekomen door (zij het via Google) een presentatie over dit onderwerp te vinden ;-)
Voortraject
Het gemeentearchief is begonnen met een proef voor een beperkte selectie van klanten, deels bezoekers van de studiezaal, deels respondenten van een oproep via internet. Bij elke aanvraag was een viertal teams betrokken. Eerst werd de aanvraag beoordeeld (team externe dienstverlening), dan vond de scan plaats (team archiefassistentie) en werd de kwaliteit beoordeeld (team duurzaamheid). Tot slot verzorgde team archieven voor de uploading van de scans in de inventaris.
De proef leidde tot enkele aardige inzichten. Zo bleek hij dwarsverbanden door de organisatie te creëren en vooral aan te slaan bij bestaande gebruikers. Ook was de belangstelling voor genealogische bestanden vrij groot. Verder werd op basis van de proef de inrichting van de scanstraat opnieuw bekeken.
Meer weten?
Op dinsdagmiddag 8 oktober 2013 is er een Heterdaadsessie van het Papieren Tijger Netwerk bij het Haagse Gemeentearchief. Daar is Digitalisering op Verzoek één van de kerntopics.
Wil je dit ook meemaken? Deelname is nog mogelijk. Zie hier voor nadere details.
dinsdag 8 oktober 2013
Een Papieren Tijger is...
... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!
Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.
Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...
Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!
De Heterdaadsessie bij het Haags Gemeentearchief op 8 oktober 2013 staat in het teken van Eigenwijze Innovatie....
Er komen dan diverse onderliggende items aan bod, zoals Concernbreed DMS, Actualiteits-monitoring, Mobiel DMS.
Hieronder alvast wat algemene achtergrond-informatie over het item Digitaliseren op Verzoek.
index Kenniscentrum
-
๏Aanpak: succes (DOK)
-
๏Aanpak: verleiden (DNB)
-
๏Actualiteitsmonitoring (Den Haag)
-
๏Afdelingsnaam (CBS)
-
๏Archiveren anno 2011 (TU)
-
๏Attendering (ING)
-
๏Bibliotheekrobot Randtriever (Erasmus)
-
๏Challenging Minds (ING)
-
๏Channelmanagement (UWV)
-
๏CoachingOurselves (ING)
-
๏Competenties (DNB)
-
๏Contentmanagement (CBS)
-
๏Corporate DMS/eDocs (Den Haag)
-
๏Data Archivering (TU)
-
๏Dienstverleningsovereenkomst (KIT)
-
๏Digibib en Social Media (RWS)
-
๏Digital Natives (CBS)
-
๏Digitale Innovatie (KIT)
-
๏Digitaliseren op verzoek (Den Haag)
-
๏Digitalisering tabellen (CBS)
-
๏DIV (KdK)
-
๏DIV Beleid: Strategisch Kader (Ymere)
-
๏DIV-Beleid: Wet en Techniek (Ymere)
-
๏DIV in de Cloud (PWN)
-
๏DMS: SharePoint (AFM)
-
๏Documentbeheer in de Cloud (PWN)
-
๏Dossiers (CBS)
-
๏Elektronisch Archief/Dossier (UWV)
-
๏Erfgoed uitdragen (KIT)
-
๏Games (DOK)
-
๏Het Nieuwe Werken (Ymere)
-
๏Het Nieuwe Werken Context (Ymere)
-
๏HNW volgens Yahoo! (RWS)
-
๏Impact Monitoring (Erasmus)
-
๏Informatieplattegrond (AFM)
-
๏Inputmanagement (UWV)
-
๏Interne Marketing (TU)
-
๏iPhone (UMCG)
-
๏Kennis Café (ING, TU, Deltares)
-
๏Kenniscockpit (UMCG)
-
๏Kwaliteits Award (AFM)
-
๏LinkedIn (UMCG)
-
๏Van LiveLink naar SharePoint (AFM)
-
๏Metadatering modellen (RWS)
-
๏Mobiel DMS (Den Haag)
-
๏Multitouch (DOK)
-
๏Netvibes (DOK, UMCG)
-
๏Nieuwe media (ING)
-
๏Open source kennisbronnen (ING)
-
๏Open Acces/Repositories (Erasmus)
-
๏Outputmanagement (UWV)
-
๏Overleven in zwaar weer (KIT)
-
๏Portal/zoekmachine (CBS)
-
๏Post na evacuatie (RWS)
-
๏Projectarchivering (RWS)
-
๏Records Continuüm (Den Haag)
-
๏Repositories/Open Acces (Erasmus)
-
๏Research Data Management (Erasmus)
-
๏RMA: SharePoint (AFM)
-
๏Second Life (UMCG)
-
๏SharePoint 2010 (Ymere)
-
๏SharePoint & Archivering (TU)
-
๏Social Media (AFM)
-
๏Stukkenstroom (KdK)
-
๏Substitutie (RWS)
-
๏Taxonomie (CBS)
-
๏Tools (UMCG)
-
๏Transformatie (CBS)
-
๏User Experience (DOK)
-
๏Verandermanagement (AFM)
-
๏Visie & Beleid (UWV)
-
๏Vraag en Aanbod (Deltares)
-
๏Web 2.0 (TU)
-
๏Werkvormen (Deltares)
Sessie in Den Haag
Expertsessies:
Plenair:
-
๏Ontvangst met broodjes
-
๏Rondleiding
Zie ook
Externe link
_files/shapeimage_24_link_0.png)