Ymere: Wettelijke en technische kaders DIM-Beleid

... Informatie en kennis zijn voor Ymere een bestaansrecht...

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

Tips

MINI-site Ymere

Heterdaadsessie Koninklijke Bibliotheek. Nu gereed: verslag, foto’s en sheets!

Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV
maakt meters

Ymere: Wettelijke en technische kaders DIM-Beleid

Voor het DIM beleid van Ymere zijn de volgende wettelijke kaders relevant:

๏Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).
๏Burgerlijk Wetboek.
๏Wet Ketenaansprakelijkheid (met name relevant in projectontwikkeling).
๏Fiscale regelgeving: financiële documenten moeten 7 jaar bewaard worden.
๏De Archiefwet.

Wettelijke bepalingen resulteren niet altijd in eenduidig beleid: verschillende wetten kunnen tegenstrijdig zijn. Dit uit zich bijvoorbeeld in bewaartermijnen; er kan vanuit efficiency of economische overwegingen besloten worden een wet niet (helemaal) te volgen.

Enige verduidelijking:

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

Persoonsgegevens mogen maximaal 2 jaar zonder meldingsplicht worden bewaard of zolang als noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering of om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht. De WBP bepaalt ook dat de verwerking van e-mail, die als persoonsgegevens zijn aan te merken, behoorlijk, zorgvuldig en in overeenstemming met de wet dient te geschieden. De gegevens mogen alleen worden verzameld voor wel bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Controle via volgsystemen is dus slechts toegestaan als het doel van de controle voorafgaand is bepaald. Doorgaans kan het gerechtvaardigd belang van de werkgever als grondslag dienen.

Burgerlijk Wetboek.

Het bestuur van een organisatie met rechtspersoonlijkheid heeft de wettelijke plicht om de administratie zo in te richten, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend. Deze verplichting geldt niet alleen voor de boekhouding, maar ook voor de vastlegging van alle beheers- en bestuursdaden, de interne organisatie en ook de gevoerde correspondentie. In algemene zin geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Naast een bewaarplicht kan bijvoorbeeld de fiscus inzage vorderen in de administratie van een bedrijf. Elektronisch vastgelegde gegevens, zoals e-mail communicatie, moeten binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt

De Archiefwet.

Woningcorporaties vallen niet onder de Archiefwet maar bij het vaststellen van beleid streeft Ymere er naar deze wet waar mogelijk te volgen en betrekt daarom de archiefwet steeds in haar overwegingen.

In het DIV Platform woningcorporaties, waarin elf woningcorporaties vertegenwoordigd zijn, wordt, op basis van de geldende wetgeving, DIM beleid uitgewerkt. O.a. op het gebied van bewaartermijnen en e-mail. De ‘Bewaar- en vernietigingslijst’, opgesteld door dit platform, is juridisch getoetst en wordt iedere 5 jaar geactualiseerd en zo nodig tussentijds aangepast bij wijzigende wetgeving. Ymere, die een belangrijke bijdrage aan dit platform levert, zal deze lijst volgen.

Waarom deze kaders volgen?

Ymere moet kunnen aantonen dat het compliant handelt. Dit houdt in dat de organisatie aan alle geldende wetten voldoet en afspraken met derden aantoonbaar nakomt. Bovendien kan, als dat nodig is, met een goed informatiebeheer aangetoond worden dat derden in gebreke blijven.

Informatiebeveiliging en technische kaders

Het document Beleid Informatiebeveiliging Ymere beschrijft hoe Ymere invulling geeft aan het beleid inzake de vertrouwelijkheid, integriteit en continuïteit van de informatievoorziening binnen Ymere. Door te kiezen voor bepaalde technische oplossingen zowel in de infrastructuur, de architectuur als bij de pakketkeuze (applicaties), worden impliciet keuzes gemaakt over opslagformaten, ontsluiting etc.

De Blauwdruk ICT Infrastructuur beschrijft de randvoorwaarden waaraan voldaan moet worden bij keuzes op technisch gebied. Bijvoorbeeld:

๏Ymere zal steeds meer informatie aan klanten en toeleveranciers verstrekken dan wel deze toegang geven tot informatiesystemen. Hierdoor wordt beschikbaarheid van toenemend belang en moet de infrastructuur het mogelijk maken diensten op 24x7 basis aan te kunnen bieden;
๏Informatie en kennis zijn voor Ymere een bestaansrecht. Daarom dient informatie behandeld te worden aan de hand van specifieke voorschriften met betrekking tot eigenaarschap, gebruik, in/uitvoer, vastlegging, ontsluiting en integratie.

‘Live’ informatie over DIV en Het Nieuwe Werken?

Op dinsdagmiddag 11 september 2012 is er een Heterdaadsessie bij Ymere, de grootste woningcorporatie van ons land en een vooroploper qua Informatisering. Arjan van Dijk, Manager Informatisering en ook architect van het nieuwe DIV-beleid, is onze gastheer.

Centraal staat: Het Nieuwe Werken, Het Nieuwe DIV-beleid.

Bijna alles is daar digitaal: documenten en informatie over objecten, huurders, brieven. Zelfs 2000 kennisbomen (bijvoorbeeld: “Wat te doen bij lekkage?”) komen online op het portal.

Onderliggende thema’s: SharePoint, DIV-beleid, Het Nieuwe Werken, Digitalisering.

dinsdag 11 september 2012

Volgend Nieuwtje

Een Papieren Tijger is...

... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!