Ymere: Strategisch Kader DIM-beleid

... DIM beleid:

basis onder de Ymere-ambities...

Mail deze site door naar een collega

Naar de Tijger Site

Nieuwsbrief

Digitale Spin
- Nieuws en Tijgernootjes -

Tips

MINI-site Ymere

Heterdaadsessie Koninklijke Bibliotheek. Nu gereed: verslag, foto’s en sheets!

Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV
maakt meters

Ymere: Strategisch Kader DIM-beleid

Betrouwbare documentaire informatie en een adequate (documentaire) informatievoorziening zijn van essentieel belang voor Ymere. Daarom is beleid nodig voor Documentair Informatie Management (DIM). DIM maakt onderdeel uit van het Facilitair Bedrijf (WFO: Waardesturing, Financiën en Ondersteuning).

Het DIM-beleid heeft als doel het verzorgen van een adequate, effectieve, flexibele en efficiënte documentaire informatievoorziening gericht op het ondersteunen van de missie en strategie van Ymere als geheel. Ten behoeve van een optimale uitvoering van de bedrijfsprocessen draagt het DIM beleid er zorg voor dat de benodigde informatie op het juiste moment en op de gewenste locatie efficiënt en betrouwbaar beschikbaar zijn.

Het DIM-beleid geeft de kaders aan voor de manier waarop medewerkers binnen Ymere omgaan met documenten. De scope van het DIM beleid betreft de inkomende, uitgaande en interne documentstromen. Het DIM beleid legt de randvoorwaarden vast voor het bewaren, ontsluiten, distribueren en het vernietigen van documenten. Tot slot legt het DIM beleid ook de verschillende rollen, verantwoordelijk- en bevoegdheden van (groepen) medewerkers vast.

Onder documenten worden zowel fysieke als digitale documenten verstaan. Bij digitale documenten gaat het om alle gangbare formaten.

Het strategisch kader voor het DIM beleid binnen Ymere bestaat uit vier onderdelen:

๏De ondernemingsstrategie en daarvan afgeleid de informatiestrategie of het informatiebeleid
๏Het wettelijke kader: de wet- en regelgeving die vanuit de omgeving wordt opgelegd
๏Kaders en randvoorwaarden die vanuit het Ymere-Informatiebeveiligingsbeleid worden aangegeven
๏Technische kaders vanuit de informatietechnologie of vanuit de geautomatiseerde systemen (pakketkeuze).

Voor sommige van de strategische kaders (bijvoorbeeld het wettelijke kader) geldt dat zij sturend en dus randvoorwaardelijk zijn voor het DIM Beleid. In andere gevallen (bijvoorbeeld de ondernemingsstrategie) is het DIM Beleid faciliterend; het DIM beleid draagt bij aan het realiseren van die strategische doelstellingen.

Missie en ambities: DIM cruciaal

Missie: Ymere werkt als maatschappelijke onderneming aan wijken met perspectief, waar bewoners willen wonen, leven en zich ontplooien. ‘De dienstverlening aan onze klanten moet standaard van hoog niveau zijn. belangrijke elementen hierbij zijn: de kwaliteit van het klantcontact, de bereikbaarheid van het contactcentrum, het tijdig en accuraat verhelpen van klachten of gebreken, en het nakomen van afspraken’.

De relevantie van deze ambities voor het DIM beleid is groot: bovenstaande is immers alleen te bereiken wanneer de documentatie over de klant, inclusief de met hem gemaakte afspraken voor een Ymere medewerker eenvoudig en snel te vinden en beschikbaar is. Het DIM beleid legt hiervoor de basis.

Een belangrijke ambitie van Ymere is: ‘Betrokken, Inspirerend, ondernemend en samenwerkend’.
Samenwerkend: ‘tussen de verschillende bedrijfsonderdelen, tussen medewerkers onderling, samenwerking met andere partijen.’ Het DIM beleid van Ymere geeft aan deze ambitie een concrete bijdrage: bij samenwerking is het van cruciaal belang dat alle medewerkers over dezelfde informatie beschikken: op verschillende locaties inzicht in dezelfde stukken hebben, de zekerheid hebben dat zij beschikken over de meest actuele versie van een stuk.

Nog een kern-ambitie: ‘Goed werkgeverschap en zelfleiderschap’
Een toenemend aantal medewerkers van Ymere wil en kan vanuit huis of elders werken en mobiele werkplekken zijn aantrekkelijk voor professionals die zich liever laten afrekenen op resultaat, dan op aanwezigheid of inzet. Het DIM beleid van Ymere draagt er zorg voor dat medewerkers ook op mobiele of op thuiswerkplekken kunnen beschikken over de vereiste informatie. Ymere wil ook dat medewerkers met state-of-art technieken en hulpmiddelen kunnen en willen werken.

Een derde kern-ambitie: ‘verbindend, efficiënt en transparant’
Het DIM beleid van Ymere draagt zorg voor een vloeiende samenwerking en aansluiting van werkprocessen, horizontaal en verticaal, die wordt ondersteund door een goede informatievoorziening. ‘Integriteit, transparantie en governance’. Realisatie van eenduidigheid en uniformiteit in opslag en structuur van informatie.

‘Live’ informatie over DIV en Het Nieuwe Werken?

Op dinsdagmiddag 11 september 2012 is er een Heterdaadsessie bij Ymere, de grootste woningcorporatie van ons land en een vooroploper qua Informatisering. Arjan van Dijk, Manager Informatisering en ook architect van het nieuwe DIV-beleid, is onze gastheer.

Centraal staat: Het Nieuwe Werken, Het Nieuwe DIV-beleid.

Bijna alles is daar digitaal: documenten en informatie over objecten, huurders, brieven. Zelfs 2000 kennisbomen (bijvoorbeeld: “Wat te doen bij lekkage?”) komen online op het portal.

Onderliggende thema’s: SharePoint, DIV-beleid, Het Nieuwe Werken, Digitalisering.

dinsdag 11 september 2012

Volgend Nieuwtje

Een Papieren Tijger is...

... een klantgerichte professional rond document en kennis: iemand met oog voor visie en beleid, die zijn oor te luisteren legt bij anderen en zijn tanden zet in nieuwe dienstverlening!

Het Papieren Tijger Netwerk telt ruim 400 eigenzinnige Document-, Kennis- en Contentprofessionals met als missie: elkaar scherp houden met een knipoog; stimuleren van een persoonlijke visie en rol in het intranet- en content management-tijdperk.

Het Netwerk bevordert kennisdeling door bijeenkomsten (o.a. Heterdaadsessies), cursussen, het Kenniscentrum en andere vormen van netwerken. En natuurlijk deze Nieuwsbrief...

Join de Group ‘Papieren Tijger Netwerk’ op LinkedIn!