We kennen Esther Maes van prikkelende columns in het maandblad Overheidsdocumentatie (OD). En... van DIVifudare natuurlijk. Maar... wist je ook dat ze als manager van afdeling Document Management & Archive (TU Delft Library) die controversiële en prikkelende denkbeelden ook in de praktijk brengt?

Esther over Vernietiging, Bewaren en Achterstanden wegwerken

Al dat bewaren leidt tot een uitpuilend archief. Wat er over de schutting wordt gegooid, moet worden verwerkt, geordend, toegankelijk gemaakt... En al die verschillende bewaartermijnen... Soms wel voor eeuwig! En dat terwijl juist veel tijd en aandacht nodig is voor dingen die de interne klant nog beter helpen, zoals projecten voor slimme digitalisering en goede afstemming op klantenwensen.

Oplossing? De bewaartermijnen beperken tot 3 jaar voor te vernietigen stukken en 5 jaar voor te bewaren stukken. De te vernietigen stukken gaan, na akkoord, door de shredder en de te bewaren stukken worden nog een keer bekeken en... indien ze echt bewaard moeten worden, direct overgedragen naar gemeente- of streekarchief; papier en digitaal.

Esther over Centraal scannen en Individueel dossierbeheer

Centraal scannen biedt allerlei voordelen. Zo heb je beter overzicht, worden stukken minder vaak verkeerd bezorgd en kunnen brieven sneller worden afgehandeld. Maar... dat hangt allemaal samen met goede digitalisering. En wie zegt dat goed digitaliseren alleen maar centraal kan? Op elke gang staat wel een multifunctioneel apparaat dat dat kan. Belangrijker is of de mensen goed zijn opgeleid. Als je daar nou eens in zou investeren - bij secretariaten -  in plaats van in centrale scanstraten!

Trouwens: digitalisering (en email naar individuele mailaccounts van flexwerkende medewerkers) maakt complete dossiervorming al bijna onmogelijk, tenzij de betrokken medewerker het zelf doet. Laat hem zijn eigen dossiers beheren. Wie kan het beter (mits goed getraind)? Het is onvermijdelijk.

Het gevolg: de DIV’er kan zich toeleggen op advisering en zijn andere nieuwe taken!

Esther over het bestaansrecht van DIV

Hmmm, DIV heeft helemaal geen bestaansrecht. Dat wil zeggen: uitsterven is een optie. De consequenties zijn natuurlijk huiveringwekkend voor de organisatie, maar er gebeuren wel meer vreemde dingen. Evolueer dus mee. DIV hoeft niet alles zelf te doen, maar is wel onmisbaar als architect, regisseur, adviseur, noem maar op.

Anders loopt de organisatie ernstig risico niet aan de wettelijke eisen te voldoen of op zijn minst financiële of imagoschade op te lopen of intern verrast te worden door ontbrekende informatie. Denk maar aan het verliezen van rechtszaken, maar ook aan het niet bundelen van inkoopkracht bij leveranciers of het dubbel of inefficiënt doen van activiteiten en projecten.

Ook erg slordig is het als de externe klant informatie in allerlei vormen krijgt of als de behandelaar ziek is en door gebrek aan logica in zijn inbox niemand zijn werk kan overnemen. Om maar wat te noemen... ;-)

Een ding is duidelijk uit Esthers stellingen: denk kritisch na. Volg niet klakkeloos de bekende sporen. Treed out of the box. En zet jezelf op de kaart als interne dienstverlener.

Benieuwd?

Wil je zelf aan deze aanpak proeven? En horen wat TU Delft Library (en Document Management & Archive) nog meer aan boeiende thema’s biedt? Dinsdagmiddag 7 juni kun je zelf kijken, luisteren en participeren!

Ziehier - of hiernaast in het groene kader - voor nadere informatie over TU Delft Library en de Heterdaadsessie.