Weet je nog? SURF maakte vorig jaar bekend te zullen stoppen met de nieuwsgroepen. Ze moesten eens weten wat dat overal in het land teweeg heeft gebracht... Bij de TU Delft was het aanleiding om SharePoint uit te gaan rollen; low profile en alleen bij geïnteresseerden. Het is niet eens opgenomen in de Producten- en Dienstencatalogus, al begeleidt de ICT-afdeling wel het bouwen aan teamsites. Het resulterende succes (“heel groot” enthousiasme) is dan ook opmerkelijk. Reden voor de centrale afdeling Document Management & Archive (DMA) om te onderzoeken of het ook als RMA kan worden ingezet. Als RMA? Interessant. Hieronder een korte impressie.

SharePoint heeft zo zijn voors en tegens, maar om het in te zetten als archiveringstool... Toch biedt het interessante mogelijkheden (en aandachtspunten). Dat bleek uit een Proof of Concept. De eerste winst zit natuurlijk in het voorkomen van een extra inlog en extra opleiding voor een apart archiefsysteem. En... we weten dat Esther Maes, manager van DMA, niet bang is om een frisse wind te laten waaien door stoffige vakgebieden. We kennen haar van prikkelende columns in OD (het maandblad Overheidsdocumentatie). En... van DIVifudare natuurlijk!

Structuur of Vrijheid?

Hmmm, kan allebei ook? SharePoint mikt op zoveel mogelijk vrijheid om onbelemmerd samen te werken, maar het inzetten als RMA vergt juist de nodige metadata en structuur. De afdeling DMA zoekt een mix en is daar nog niet uit als deze tekst gepubliceerd wordt (april 2011). Er zijn meerdere belangrijke afwegingen te maken, zoals het moment van classificering: achteraf of vooraf. Als je de metadata vooraf gaat toekennen op basis van het contenttype, heeft dat zo zijn voordelen omdat je niet zo gauw iets zult missen. Achteraf toekennen kan natuurlijk ook. Dan wacht je totdat het document echt tot ‘record’ wordt bestempeld. Een combinatie van voor- en achteraf zou wel eens de beste oplossing kunnen zijn, in dit geval.

Dit heeft natuurlijk alles te maken met de beheersorganisatie en vooral: wie beheert en archiveert? Archief, secretariaten, medewerkers zelf? Maar ook: hoe verplicht wordt het gebruiken van bepaalde contenttypes? En: krijg je het voor elkaar om dit voor alle betrokkenen op dezelfde manier te organiseren? Het ene secretariaat werkt liever anders dan het andere. De afdeling DMA duikt hiertoe diep in de mogelijkheden van SharePoint RMA.

Inzetbaarheid SharePoint RMA

Enkele dingen zijn al wel duidelijk: Er zijn technische grenzen aan de omvang van een site of library. Daarmee moet rekening worden gehouden. Ook aan het verplaatsen van documenten kleven beperkingen. Plaatsen werkt makkelijk, maar verplaatsen vergt (te) veel handelingen. De indeling van de rechten van gebruikers(groepen) heeft ook zijn eigenaardigheden. Om het archief toegankelijk te houden, moeten alle rechten op groepsniveau komen; bij voorkeur Active Directory groepen.

Nader onderzoek richt zich vooral op de digitale duurzaamheid, conversies, maatwerk en externe connecties. Hoe garandeer je dat de informatie in SharePoint over tientallen jaren nog toegankelijk is? Hoe krijg je de registraties die nu in Decos en JIM staan goed in SharePoint? Maatwerk: willen we dat wel? De geboden mogelijkheden zijn wel aantrekkelijk, vooral Nintex voor workflow en de security viewer om rechten te zien. En externe connecties zijn uiteraard mogelijk, maar onderzocht moet nog worden of dat qua beheer en inrichting goed te doen is.

De zoektocht van de TU Delft Library en vooral afdeling Document Management & Archive duurt nog voort, maar het is de bedoeling om snel knopen door te hakken. Bezig met hetzelfde vraagstuk? Neem gerust contact op met Esther Maes, Manager DMA.

Benieuwd?

Wil je zelf aan deze aanpak proeven? En horen wat TU Delft Library (en Document Management & Archive) nog meer aan boeiende thema’s biedt? Dinsdagmiddag 7 juni kun je zelf kijken, luisteren en participeren!

Ziehier - of hiernaast in het groene kader - voor nadere informatie over TU Delft Library en de Heterdaadsessie.