Het Nieuwe Werken - of Werken 2.0 - slaat overal toe.

Waar gaat het om? Sowieso om plaats- en tijdonafhankelijk uitvoeren van kantoorwerkzaamheden met behulp van (mobiele) technologie. De medewerker kan op andere plekken, vooral thuis of onderweg, werken dan op het traditionele kantoor. Of binnen het kantoor niet meer op een vaste werkplek. Dit betekent dat er minder werkplekken nodig zijn, maar vooral ook dat mensen en organisaties flexibeler omgaan met arbeidstijd en werkomgeving. Hierdoor voelen mensen zich prettiger. En wordt de organisatie productiever.

Enne... financieel lijkt het aantrekkelijk voor de werkgever. KPN en Getronics hebben door de introductie 44% van de panden kunnen afstoten, de gehuurde m2 met 30% kunnen terugbrengen en het facilitaire budget met 25%. Bron: Frans Coenders.

De consequenties van het nieuwe werken zijn legio. Zo worden sturing op output en leiderschap steeds relevanter, net als cultuur en gedrag. Maar ook wordt een nieuwe generatie van harde en zachte technologie noodzakelijk, om maar niet te spreken over het ontwerp en de inrichting van gebouwen (zelfs het kantoor aan huis) en... de benodigde ondersteunende dienstverlening binnen organisaties.

Ja, hoe ga je hiermee om als document/kenniscentrum? Welke diensten bied je aan? Hoe bereik je de interne klant eigenlijk nog (en omgekeerd)? Welke consequenties heeft dit voor je huisvesting en zelfs competenties, functies en organisatie? En... welke rol ga je spelen in dit proces? Wachten totdat ICT met iets komt? Tijdig meepraten? Meebeslissen? Een voortrekkersrol nemen?

Praktijkvoorbeeld: TU Delft Library

Ja, het was de bibliotheek die in 2010 het voortouw nam, bij de TU Delft. Zie ook hier. De pilotdeelnemers kregen de ruimte om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie zij hun werkzaamheden uitvoeren. Om hen te laten wennen aan de nieuwe situatie zijn er diverse activiteiten uitgevoerd: o.a. bezoeken aan bedrijven die al ver zijn met Het Nieuwe Werken, een werkplekspel en een brainstormsessie. In de praktijk worden allerlei werkvormen uitgetest: paperless werken, thuiswerken, in de trein of achter een vrij bureau in de eigen bibliotheek of bij een faculteit. Ook diverse laptops, iPads, smartphones en notebooks worden uitgeprobeerd, evenals verschillende moderne web-2.0-applicaties.

Bij elkaar binnenlopen is dan ook niet altijd mogelijk; in elk geval niet fysiek, maar des te meer telefonisch of digitaal. De communicatie met elkaar verandert dus. Communicatie wordt niet minder, het wordt anders en persoonlijker. Social media zijn niet meer weg te denken in Het Nieuwe Werken. De formele en informele sferen vloeien meer in elkaar over.

Bij de TU Delft noemen ze het ‘2Flow’. Dat staat voor to Flexible Learn, Organise and Work.  2Flow gaat over een manier van werken, waarbij medewerkers altijd en overal zelfstandig kunnen werken, waardoor ze productiever en vitaler worden. Zij kunnen immers zelf bepalen wat hun werktijden zijn, en de voor hen meest efficiënte werkwijze kiezen. Het draagt dus bij aan het optimaliseren van hun output, en daarmee die van de organisatie. Maar er zijn meer voordelen: medewerkers hoeven niet meer dagelijks in de file te staan om naar hun werk te gaan, wat een boel frustratie kan schelen en bovendien kunnen zij deze tijd besteden aan hun gezin, of alvast aan de slag gaan voor die ene vergadering later die ochtend.

Als organisatie ga je ondertussen efficiënter om met kantoorruimte en draag je bij aan het terugdringen van het fileprobleem, iets dat TU Delft aan het hart gaat. En zeker niet als laatste, ben je als organisatie zeer aantrekkelijk voor het talent dat je hebt (en wilt houden!) en het talent dat je wilt aantrekken op de arbeidsmarkt als je hen zelfstandigheid, flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid biedt. Bron.

Het juiste recept

Tip: op haar site ‘Moqub’s bibliotheek van dingen’ recenseert projectleider Nieuwe Werken bij TU-Delft Library Liesbeth Mantel ‘Het klein receptenboek voor het nieuwe werken’ van Roland Hameeteman, Ben Kuiken en Gonny Vink.

Rob Speekenbrink is Adviseur Online Media bij de TU. Hij blogt over de voordelen, maar ook de tegenvallers van Het Nieuwe Werken. Ook de relatie met online samenwerken en intranet komen langs.

Benieuwd?

Wil je zelf aan deze aanpak proeven? En horen wat TU Delft Library (en Document Management & Archive) nog meer aan boeiende thema’s biedt? Dinsdagmiddag 7 juni kun je zelf kijken, luisteren en participeren!

Ziehier - of hiernaast in het groene kader - voor nadere informatie over TU Delft Library en de Heterdaadsessie.

Externe links

1. ๏www.werken20.nl
   

2. ๏vernieuwinginwerk.nl
   

3. ๏hetnieuwewerkenblog.nl
   

4. ๏Het klein receptenboek voor het nieuwe werken
   

5. ๏Moqub’s bibliotheek van dingen
   

6. ๏Over de TU Delft case: hier en hier