Tja, hoe doet een ander dat?

1. ๏Toegang tot digitale documenten geven
   

2. ๏Digitale dossiervorming
   

3. ๏De keuze: wat wel/niet archiveren
   

4. ๏Een oerwoud aan digitale documenten voorkomen
   

5. ๏Kenniswerken ondersteunen
   

6. ๏Documenten opslaan
   

7. ๏Rolverdeling DIV - andere medewerkers
   

UWV bijvoorbeeld: een organisatie met 25 dynamische archieven en 180 km statisch archief!

Hieronder lees je wat highlights uit het UWV beleidsplan. Maar je kunt ook LIVE zien hoe het in de praktijk wordt gedaan op dinsdagmiddag 28 september, tijdens de Heterdaadsessie bij het UWV in Amsterdam!

Parafrases uit het DIV beleidsplan van UWV

Het Elektronisch Archief/Elektronisch Dossier EA/ED bevat naast alle inkomende correspondentie ook alle functionele documenten die voor intern gebruik en voor verzending door UWV zijn gegenereerd. Binnen EA/ED worden door de UWV medewerkers in het primaire proces samenhangende dossiers gevormd, die op elk moment kunnen worden ingezien. De ontsluiting van de dossiers krijgt op verschillende manieren gestalte. De dossiers zijn plaats- en tijdsonafhankelijk beschikbaar, op termijn ook voor ketenpartners en klanten (DKD). Hierbij worden voorzieningen getroffen om te voldoen aan de eisen die volgen uit de archiefwet, zoals het kunnen verantwoorden van het handelen en het tijdig kunnen vernietigen van documenten.

Toegang tot de digitale dossiers

2006

Een beperkte groep UWV medewerkers heeft een beperkte inkijkmogelijkheid in EA/ED. Er kan niet full text worden gezocht en niet op zaak/dossier worden gezocht. Naast EA/ED zijn er nog DMS systemen operationeel. Ketenpartners en klanten hebben geen toegang tot de digitale dossiers.

Doel

De digitale documenten zijn goed vindbaar en toegankelijk, een EA/ED zoekactie geeft een compleet resultaat, mede doordat de documenten op tekst doorzoekbaar zijn. Alle geautoriseerde UWV medewerkers hebben toegang tot de voor hen relevante documenten. Toegang voor ketenpartners en klanten is al voorbereid.

Onderliggende beleidslijnen

Uitbreiding van het huidige DMS met een RMA specifiek bedoeld voor de noodzakelijke archieffuncties. Toewerken naar één DMS/RMA voor heel UWV, te weten EA/ED. Zaakgerichte ordening van dossiers, goede kenmerken aan dossiers voor zoekbaarheid en autorisatie, zoeken op vrije tekst mogelijk maken.

Acties

Maken van een goede toegang met zoekfunctie op EA/ED, zorgen dat alle digitale documenten op termijn in EA/ED staan. EA/ED zo inrichten dat op het systeem een webtoegang kan bieden voor ketenpartners en klanten (DKD, DigiD, persoonlijke internet pagina). Voor een inzichtelijke ontsluiting wordt de samenhang van documenten in zaakdossiers gebruikt, de documenten kunnen zaaksgewijs worden gepresenteerd. De gescande documenten worden automatisch gelezen en geïndexeerd voor het kunnen zoeken op tekst (OCR). Door de archiefvorming in één systeem kunnen de archivering en ontsluiting goed functioneren.

Ook UWV berichtenverkeer, e-mail, XML-data verkregen via webformulieren, SMS-jes, KCC geluidsopnamen, microfiches en records in een database kunnen archiefbescheiden zijn zodra zij een rol spelen bij het uitvoeren van de (primaire en ondersteunende) taken van de organisatie.

Het digitale dossier

2006

Dossiervorming binnen UWV vindt op een handmatige wijze plaats en is sterk papier georiënteerd. Veel dossiers zijn niet compleet en de samenhang tussen documenten in dossiers is afwezig in het DMS. Hierdoor zijn er geen digitale dossiers.

Doel

Eenmalige opslag, meervoudig gebruik: de digitale dossiers zijn samenhangend, compleet en voorzien van adequate contextinformatie. UWV kan haar handelen eenvoudig transparant maken en het archiefbeheer functioneert.

Onderliggende beleidslijnen

Afspraken over kenmerken van ‘archiefbescheiden’. De ‘ zaakgerichte’ samenhang tussen documenten die samen een dossier vormen is in het digitale dossier opgeslagen. Alle archiefbescheiden worden digitaal opgeslagen.

Acties

Afspreken zaakgericht documenten op te slaan, archiefbeheer op basis van zaak in plaats van individuele documenten uitvoeren, net als in de papieren wereld. EA/ED aanpassen om samenhang tussen documenten te kunnen weergeven (FileNet heeft deze mogelijkheid in zich).

Wat archiveert UWV wel en wat niet

2006

UWV medewerkers weten niet welke digitale documenten en e-mails bij een dossier bewaard moeten worden en hebben ook niet de mogelijkheid om iets aan een digitaal dossier in EA/ED toe te voegen.

Doel

UWV medewerkers hebben duidelijke richtlijnen ter beschikking die aangeven welke documenten en e-mail wel en niet voor bewaring in aanmerking komen. Zij beschikken over een eenvoudige mogelijkheid om deze digitale documenten bij het dossier op te slaan.

Onderliggende beleidslijnen

Definitie van ‘ archiefbescheiden’, ook in het digitale domein en de realisatie van goede voorzieningen om documenten en e-mail op te slaan in het documentmanagementsysteem.

Acties

Vastleggen definitie van archiefbescheiden, e-mail protocol

Het voorkomen van een oerwoud aan digitale documenten

2006

Er worden maar weinig kenmerken gegeven aan documenten en dossiers, waardoor deze slecht terug te vinden zijn en onderlinge samenhang verdwijnt. In de papieren dossiervorming worden per project en proces kenmerken gehanteerd. Deze verschillen onderling.

Doel

Er worden vele kenmerken aan dossiers toegevoegd, ook op dossierniveau: status van een zaak, mijlpalen, type dossier, type document, behandelaar, datum ontvangst, datum in behandelingname, etc. UWV breed wordt coördinatie gevoerd over de te gebruiken kenmerken. Aansluiting met de keten (klantvolgsysteem) wordt geborgd, evenals de samenhang met de polisadministratie via het UWV gegevensregister.

Onderliggende beleidslijnen

Toewerken naar een UWV brede set van kenmerken voor dossiers en documenten, inclusief vaststellen van schrijfwijze hiervan.

Acties

Inrichten van de coördinatie functie, opstellen van de documentkenmerken voor UWV brede toepassing. Daarnaast kunnen specifieke kenmerken voor bepaalde wetsuitvoering worden opgesteld. EA/ED aanpassen: het toekennen van de juiste kenmerken aan documenten zo veel mogelijk automatisch ondersteunen en benodigde handmatige acties zo kort mogelijk maken.

Kenniswerken ondersteunen

2006

Op het digitale documentaire gebied rond kenniswerken, beleidsvorming en projecten is het ieder voor zich. Er zijn geen afspraken over versiebeheer, archivering. Er zijn geen faciliteiten voor het delen van documenten anders dan gedeelde netwerkmappen en natuurlijk de e-mail.

Doel

UWV heeft duidelijke richtlijnen over welke versies van kennisdocumenten opgeslagen moeten worden. De kenniswerkers hebben de mogelijkheden om die documenten te archiveren en te voorzien van de benodigde kenmerken. Versiebeheer wordt ondersteund door EA/ED

Onderliggende beleidslijnen

Een beschrijving van welke soorten documenten, in welke ontwikkelingsstadia, UWV beschouwt als te archiveren. Een set van kenmerken die door de bewerker van het document worden meegegeven bij opslag in EA/ED. Samenwerken en versiebeheer faciliteren in EA/ED (Filenet heeft hier functies voor).

Acties

De DIV functie, samen met een vertegenwoordiging van de kenniswerkers, zet de mijlpalen, stadia en kenmerken op voor kennisdocumenten. Een FileNet Module binnen of naast EA/ED wordt ingericht om het kenniswerken te ondersteunen.

Wijze van opslag van documenten

2006

In het DMS worden enkel scans opgeslagen in TIFF formaat, uitsluitend vanuit het input- en outputmanagement. Het grote nadeel is dat het document een plaatje is. Er kan niet op tekst worden gezocht en het oppakken van een document uit DMS om een nieuwe versie te maken is onmogelijk.

Doel

EA/ED wordt niet alleen door IM/OM gevuld met gescande documenten, maar ook rechtstreeks door UWV medewerkers in andere formaten. UWV heeft beleid geformuleerd op welke formaten toegestaan zijn in EA/ED, hoe medewerkers hun documenten in die formaten kunnen opslaan en openen en hoe UWV omgaat met het toekomstvast bewaren van documenten.

Onderliggende beleidslijnen

UWV onderscheidt documenten die langer bewaard moeten worden en concept documenten. Voor de concept documenten gelden geen bestandsformaat richtlijnen. De te bewaren documenten worden bewaard in enkele door UWV bepaalde formaten t.w. XML, TIFF en PDF.

Acties

Uitwerken van de richtlijnen voor bestandsformaten.

Rolverdeling

2006

UWV werkt nog grotendeels met papieren dossiers. Na afronding van een dossier gaat de map naar DIV, die het in een kast stopt en gaat beheren.

Doel

Er is geen groot overdrachtsmoment meer. Het dossier wordt werkende weg opgebouwd, UWV medewerkers slaan zelf documenten op in het archief. Dit gaat gepaard met herziene taken en verantwoordelijkheden.

Onderliggende beleidslijnen

Duidelijk de rollen in de digitale DIV benoemen en beleggen in de organisatie.

Acties

Het invullen van de rollen werkt niet bij hamerslag. Dit is een andere manier van werken die expliciet geïmplementeerd gaat worden.

Status anno 2010

Zo was het in 2006. Benieuwd naar de de status quo en nieuwe ontwikkelingen bij UWV? Kom dan naar de Heterdaadsessie op dinsdagmiddag 28 september! Je zult niet teleurgesteld worden ;-)

Ziehier voor nadere informatie.

Benieuwd naar het hele beleidsplan? Kijk dan hier en hier.