Scanning is en blijft hot, maar het is maar één element van inputmanagement. Hoe gaan andere organisaties om met hun inputverwerking? Hoe zien zij bijvoorbeeld:

1. ๏Functie van inputmanagement
   

2. ๏Verdere professionalisering van de postverwerking
   

3. ๏Registratie van in- en uitgaande post
   

Laten we eens kijken bij UWV, een organisatie met 200.000 inkomende poststukken per dag die TNT letterlijk de postkamer inrijdt...

Hieronder lees je wat highlights uit het UWV beleidsplan. Maar je kunt ook LIVE zien hoe het in de praktijk wordt gedaan op dinsdagmiddag 28 september, tijdens de Heterdaadsessie bij het UWV in Amsterdam!

Parafrases uit het DIV beleidsplan van UWV

Inputmanagement zorgt ervoor dat de binnenkomende documenten (via welk medium of kanaal dan ook) omgevormd worden - op uniforme en gecontroleerde wijze - naar verwerkbare berichten voor de primaire processen én dat de binnengekomen documenten toegevoegd worden aan het Elektronisch Archief en Elektronisch Dossier (EA/ED).

De referentie architectuur hanteert de volgende definitie van Inputmanagement:

“Alle functionaliteit waarmee binnenkomende berichten worden ontvangen, gevalideerd, eventueel omgezet naar gestructureerde gegevens, vertaald, waar nodig gecorrigeerd, aan andere programma’s ten behoeve van verder verwerking aangeboden of gearchiveerd, alsmede alle functionaliteit dat hieraan rechtstreeks ondersteunend is. Daarbij hoort ook het aanmaken van een dossier, indien dit voor het betreffende berichttype vereist is. Verder hoort het bevestigen dat een verwerkbaar bericht is ontvangen en het melden van invoerfouten tot de taak van Inputmanagement”.

Een goede werking van Inputmanagement stelt hoge eisen aan de herkenbaarheid van documenten, waardoor automatische verwerking mogelijk wordt. Formulieren die door UWV zijn ontwikkeld kunnen worden uitgerust met een herkenningsmechanisme. Zo kunnen de aan klanten toegezonden retourformulieren voorzien worden van een barcode, eventueel aangevuld met correspondentienummer, procesgegevens en zaakgegevens. Dit zorgt voor een hoge mate van automatische herkenbaarheid en daarmee voor een snelle afhandeling. Documenten die niet door UWV zijn verzonden (algemene brief) zijn moeilijker automatisch te herkennen. Veelal wordt hiervoor een handmatige procedure (sorteerslagen) gestart om de inhoud van de brief te relateren aan een UWV proces (o.a. witte post). De verwerkingstijd neemt toe, naarmate meer essentiële indexkenmerken als afzender en sofi-nummer ontbreken.

Verdere professionalisering van de postverwerking

2006

Post komt op verschillende plekken binnen, wordt op verschillende manieren verwerkt en wordt vanaf verschillende plekken verstuurd. Interne post wordt op verschillende manieren gedistribueerd. De meeste post wordt niet gedigitaliseerd en gearchiveerd.

Doel

Alle functionele post wordt gedigitaliseerd. De postverwerking vindt voornamelijk centraal plaats. De prestaties en werkwijze van de postverwerking zijn goed zichtbaar. De digitalisering schept randvoorwaarde voor e- werken, en start de dossieropbouw in het elektronisch archief.

Onderliggende beleidslijnen: Centrale verwerking van binnenkomende correspondentie, inclusief digitalisering, beschikbaar stellen aan primaire proces en opslaan in het elektronisch archief. Het doel is e-werken mogelijk te maken, de papierstroom in te dikken en een compleet archief te realiseren.

Acties: Centraliseren en standaardiseren van de poststromen.

Registratie van in- en uitgaande post

2006

Er is geen operationeel postregistratie systeem voor heel UWV; slechts beleidspost wordt op het hoofdkantoor in een verouderd systeem geregistreerd. De werkwijze hoe om te gaan met waardepapieren verschilt per Fobo.

Doel

Alle binnenkomende en uitgaande functionele post wordt binnen UWV geregistreerd. Hiervoor is EA/ED geschikt gemaakt en worden procedures ontwikkeld. Een adequate bewaking van de afhandelingstermijnen is hierdoor mogelijk.

Onderliggende beleidslijnen: Alle binnenkomende en uitgaande functionele post binnen UWV dient geregistreerd te worden. Hiervoor zullen op korte termijn procedures worden ontwikkeld. Verder zal ter ondersteuning hiervan EA/ED geschikt gemaakt worden om te fungeren als landelijk postregistratiesysteem, voor alle poststukken van UWV.

Acties: Geschikt maken EA/ED voor de registratie van beleidspost en waardepapieren.

Status anno 2010

Hoezo ambitieus? En toch: 3,5 jaar later worden maandelijks centraal 2 miljoen scans (A4) gemaakt. Verwerking binnen 24 uur na binnenkomst.

Benieuwd naar de rest van de status quo en nieuwe ontwikkelingen bij UWV? Kom dan naar de Heterdaadsessie op dinsdagmiddag 28 september! Je zult niet teleurgesteld worden ;-)

Ziehier voor nadere informatie.

Benieuwd naar het hele beleidsplan? Kijk dan hier.