Wist je dat deze oer-Hollandse bank misschien wel Neerlands grootste niet-uitbestede bedrijfsarchief beheert - papier, microfilm, boeken, video, diskettes etc - inclusief een keur aan historische voorwerpen en… een eigentijdse kunstcollectie? Maar ook enthousiast betrokken is bij de digitale toekomst?

Logisch eigenlijk: ABNAMRO, zo Hollandsch als de Verenigde Oost-Indische Compagnie. Of niet? Waarschijnlijk weet je nog hoe het de woelige baren bevoer, vooral rond de bankencrisis: in de top 20 van de wereld, opgekocht door de Schotten, Spanjaarden en Belgen, opsplitsing, dreigend faillissement, nationalisatie, fusie met Fortis etc. Golf na golf werd getrotseerd. Maar deze herrezen financiële grootmacht was al nooit een stilzitter: de geschiedenis toont misschien wel zo’n duizend rechtsvoorgangers, van kleine stedelijke bankjes tot grote fusiepartijen als Bank Mees & Hope. Zelfs de digitaliserings-vloedgolf was geen schok (daarvoor was microfilm een tijdje de grote hype in de financiële wereld), misschien wel de heftigheid van de saneringen. Alleen: nu wordt het menens. Inmiddels bankieren we zelfs via de smartphone en zijn ‘data’ de nieuwe ‘documenten’ aan het worden…

Enig idee wat al die commotie voor gevolgen heeft voor je Archivering als ABNAMRO? Voor je Bibliotheek? Voor de Historische Collectie? Voor de Kunstcollectie? Maar ook voor je Organisatie en Strategie als corporate informatie- en erfgoeddienstverleners? Misschien verbaast het je: Alle statisch bedrijfsarchief en beleidsarchief de deur uit? Nee en Nee, dat wil zeggen: pas als de tijd rijp is. Bibliotheek opheffen? Niet alles. Kunstcollectie afbouwen? Integendeel, weer opbouwen. Grondige verjonging van het personeel? Ten dele. Geen rol bij digitalisering? Mis!

Margriet Heijne, Manager Archief, Kunst & Historisch bezit, en haar team doen het ons uit de doeken, op Heterdaad… donderdagmiddag 21 september 2017: Dienstverlening op het Snijvlak van Informatie en Erfgoed (ABNAMRO Bank)!

(Ja, de correcte naam is nu ABNAMRO, zonder spatie ;-)

Enkele koele cijfers

1. •Elke maand krijgt Guido Tol in het bedrijfsarchief 3.000 archiefdozen binnen, zo’n 2 pallets per dag. Het pand bestaat uit 8 hallen van elk 1.000 vierkante meter stellingen, vier verdiepingen hoog. Inderdaad: zo'n 10 FIFA-size voetbalvelden vol archief!
   

2. •Het bedrijfsarchief beslaat 250 km en het historisch beleidsarchief zo’n 4 kilometer aan dozen, inclusief de circa 2 kilometer aan bruiklenen aan het Nationaal Archief en andere archiefdiensten.
   

3. •De collectie van Historisch Bezit bestaat naar schatting uit 150.000 objecten, ja tot en met kantoormachines, meubilair, apparaten, gevelschilden, maquettes, effecten, tombstones (!), atlassen & kaarten, prenten, munten, textiel PR-materiaal en natuurlijk diverse soorten foto- en filmmateriaal.
   

4. •Het aantal registraties van historische objecten beslaat momenteel ruim 58.000 records, waarvan naar schatting 20.000 stuks negatieven. De registratie van historische archiefdocumenten vindt plaats in het systeem Mais-Flexis. Momenteel beslaat deze registratie circa 55.000 records.
   

5. •De archieven – met name die van Hope & Co en R. Mees & Zoonen - gaan terug tot de achttiende eeuw. Zo’n driekwart van het historisch archief betreft beleidsdocumenten, maar ook de bouwzaken bijvoorbeeld zijn erg interessant. Alleen al die tig historische (ex)bank-panden in Amsterdam…
   

6. •Het Archiefteam telt ca 10 medewerkers en het team Kunst & Historisch bezit 6 medewerkers, een aantal freelancers en de ondersteuning van 10 vrijwilligers.
   

7. •Er worden in de periode tot 2021 volumedalingen verwacht inzake opvragingen van 24% (fysiek archief) tot 100% (microdata).
   

8. •Trouwens: er gaan maandelijks ook zo’n 15.000 archiefdozen het pand uit, ter vernietiging. Behalve natuurlijk datgene wat beleidsarchivaris Dick Wijmer er op de valreep aan historisch materiaal uitplukt!
   

Enkele coole topics

De digitale toekomst mislopen? No way! Binnen de bank is Enterprise Content Management of ECM een belangrijk onderwerp. Alle content valt hieronder. Aan de Inputzijde gaat het dan om zaken als Smart Document Capture, Digital Document Exchange en zelfs Robot Process Automation. Uitermate boeiend. En daarbij spelen digitalisering, indexering, classificering, verrijking etc. uiteraard een cruciale rol. Hoe lastig het ook is om een leningaanvraag via een smartphone nog een ‘document’ te noemen: zoveel mogelijk van dergelijke communicatie blijft digitaal en alles moet nog steeds gearchiveerd worden. Daarom is het archief zeker betrokken bij deze ontwikkelingen.

En het digitale verleden? Alweer een jaar of 15 wordt alles elektronisch bewaard, maar zoals bij veel organisaties is dat niet voor 100% betrouwbaar. Soms is iets toch wel erg lastig (of zelfs niet) te vinden. Niet voor niets wordt op het papier verder gebouwd. En… niet voor niets is het archief onderdeel van ECM - Enterprise Content Management. Kortom: er wordt hard gewerkt aan bedrijfsbrede digitale archivering, voor de toekomst en dus ook het verleden: een E-Depot voor het historisch archief in de vorm van een module in het bankbrede DRM (Document Registration Management Systeem). Eerlijk is eerlijk: als archief moet je wel harder roepen dan een primair proces om de nodige ICT-mankracht te krijgen, maar de aanhouder wint!

Terzijde… het is slim om ‘normale’ archiefstukken, foto’s, film, jaarverslagen e.d. te digitaliseren, maar zo’n enorme effectencollectie bijvoorbeeld? Sommige stukken hebben bijkans A0 formaat. En dan nog de bankbiljetten… Dergelijke stukken verliezen elektronisch wel een groot deel van hun charme. Aan de andere kant: beter digitaal openbaar, dan in vol ornaat in de la!

Uitbesteding archief? Uiteraard is dit onderzocht, twee jaar geleden voor het laatst. Uitbesteden is nog te duur! Het pand staat in Almere en heeft geen last van de Randstedelijke vierkante meter prijzen. En verder is de werkwijze eenvoudig: de archiefstukken worden door de bedrijfsafdelingen zelf in dozen gestopt en geregistreerd, de dozen krijgen een barcode en worden daarop ingeboekt, als het document met de laatste bewaartermijn verloopt wordt de hele doos vernietigd (tenzij Dick Wijmer hem onderschept :-). Er is nog veel vraag naar dossiers en met de expertise van het team zijn deze terug te vinden.

Opdoeken bibliotheek? In het begin van haar ABNAMRO loopbaan - voordat ze 7 jaar de ICT inging - was Margriet manager van het Information & Resource Centre, wat is overgegaan in Business Information Services. De bibliotheek was dus bepaald niet vreemd voor haar, ze is bibliothecaris/documentalist van oorsprong. Nu ziet ze een deel van dezelfde boeken terug in de collectie kunsthistorisch bezit. De overige boeken zijn overgedragen of geschoond en de knipselkrant is gedigitaliseerd tot dagelijkse newsfeed. Maar kennismanagement dan? Tja, dat blijft een ingewikkelde: kennis is macht en welke professional wil zijn macht delen? In theorie wel maar de praktijk is weerbarstig.

Historische collectie afbouwen? ‘Historie is hip’, zegt Margriet. Als je het goed brengt en de juiste keuzes maakt, versterkt het cultuurhistorisch bezit het imago van je organisatie. Daarnaast zorgt de moderne kunstcollectie voor een mooie aankleding en is het een middel om te communiceren met klanten. Er wordt dus juist in geïnvesteerd! Bijvoorbeeld in acquisitie, in wegwerken van registratie-achterstanden, in preventieve conservering en natuurlijk in het E-Depot. De visie is het realiseren van een bedrijfscollectie die tot de top van Nederland behoort op het gebied van bedrijfshistorie en hedendaagse kunst. Zo voldoet de Stichting Kunst & Historisch Bezit ABNAMRO, de formele beheerder, aan de museale normen voor zaken als registratie, opslag, bruikleen en afstoting. Hoewel de collectie geen publiekstaak heeft, wordt nadrukkelijk geïnvesteerd in communicatie en zichtbaarheid: denk aan de inrichtingen van de grote kantoren, de weer ingestelde kunstprijs en Circl, het nieuwe circulaire paviljoen aan de Zuidas (gericht op de duurzame maatschappij, inclusief daktuin, vlinders, bijen en vogels). Alles dankzij de collega’s die dit mogelijk maken, zoals de depotbeheerder en curator.

De Factor Mens als bottleneck? Zeker, er is afscheid genomen van medewerkers die qua vaardigheden moeite hadden met de benodigde nieuwe competenties. Maar er is niet gekozen voor een ‘harde hand’-aanpak. De sfeer is prettig en gastvrij en de mix van disciplines is verfrissend. De functies lopen uiteen van bedrijfs- en beleidsarchivaris tot (kunst)historicus. De beslissing om niet uit te besteden heeft rust gebracht. Aan de andere kant is men zich bewust dat het aantal benodigde FTE’s de komende jaren sterk zal teruglopen en gaandeweg nieuwe beslismomenten zullen arriveren. Tegelijkertijd is de bank begonnen met een nieuwe uitdaging voor medewerkers èn management: zelfsturing. Ja, ja!

Enne... wat zit er precies in die 8 hallen?

Wat dacht je van originele beursaandelen uit de verre bedrijfsgeschiedenis? Of van videomateriaal, pre-internet gegevensdragers, schilderijen, microfilm, eeuwenoude boeken en ja, zelfs historisch stijlmeubilair?

Maar vooral ook: duizenden meters gangpaden langs stellingen en pallets vol archiefdozen in verschillende maten (ja, bedrijfsonderdelen hebben zo hun eigen voorkeuren).

En toch staat de collectie niet volledig in Almere. De archieven van veel rechtsvoorgangers zijn in bruikleen gegeven bij openbare archiefbewaarplaatsen, vooral bij het Nationaal Archief (zoals Nederlandsche Handel-Maatschappij en Amsterdamsche Bank) en het Stadsarchief Amsterdam (zoals Hope & Co en Spaarbank voor de stad Amsterdam).

Je snapt ook: de echte waardevolle stukken en de complete moderne kunstcollectie staan natuurlijk tentoongesteld, in de kantoren bijvoorbeeld, of anders nog beter bewaakt opgeslagen in een speciaal depot in Rotterdam. ;-)

Toekomst van het Archief: niet over 1 nacht ijs…

Bij de recente beslissingen over de toekomst zijn vier scenario’s opgesteld gebaseerd op uitgangspunten als:

1. •Analyse van huidige producten en taken (eigenlijk/oneigenlijk werk), kwaliteit, omvang en toegevoegde waarde voor de business. Maar ook of de huidige requirements (o.a. bewaartermijnen en financieel) voor de dienstverlening nog conform de eisen zijn die door klanten en stakeholders worden gesteld.
   

2. •Analyse van huidige processen.
   

3. •Prognose van verloop van aantallen documenten in het bedrijfsarchief voor de komende 3 à 6 jaar
   

4. •Prognose van kosten en opbrengsten en natuurlijk verloop voor de komende 3 à 6 jaar per scenario
   

5. •Bijbehorende roadmap voor de komende 3 à 6 jaar.
   

De scenario’s waren: Business as usual, Kwaliteitsslag, Outsourcen in 2018 en Outsourcen in 2021. De conclusie was om te investeren in de uitvoering van scenario 2: ‘kwaliteitsslag’. Dit betreft met name de controles en de inhoudelijke vastlegging, maar ook bijvoorbeeld het opleiden van gebruikers.

Haken en ogen rond versnelde digitalisering (met name substitutie en de digitale handtekening) speelden een rol bij deze keuze, maar ook het gebrek aan kostenvoordelen van uitbesteding. In 2016-2017 zal geen outsourcing plaatsvinden en is er geen boventalligheid. Omdat het werk in de komende 5-6 jaar drastisch afneemt was het van belang om in 2016 te starten met een stappenplan om medewerkers voor te bereiden voor de toekomst.

E-Depot, Privacywet en het Archief

Documenten - oud en nieuw, digitaal en deels ook op papier - blijven voorlopig nog bestaan en geraadpleegd worden. Zo wordt al jaren gewerkt aan de realisatie van een E-Depot om met name beleidsarchiefstukken toekomstvast te bewaren en ontsluiten. Het gaat immers om documenten die belangrijke informatie bevatten, zowel historisch gezien als met betrekking tot grondbeginselen. Trouwens: de Raad van Bestuur werkt al geheel elektronisch. Beveiliging heeft hierbij uiteraard topprioriteit. Het project bevindt zich in de laatste fase en Margriet’s team zou er graag over sparren, net als over de consequenties van de naderende nieuwe Privacywet.

Boeiend allemaal, of niet?

Zie ik je op donderdagmiddag 21 september?

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Op Heterdaad... Digitale Toekomst van Informatie & Erfgoed (ABNAMRO Bank)

Datum: Donderdag 21 september 2017.

Plaats: Purmerweg 12, Almere.

Tijd: ongeveer van 13.00 tot 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastvrouw: Margriet Heijne, Manager Archief, Kunst & Historisch bezit ABNAMRO Bank.

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route: OV: Bus 7 vanaf Station Almere Centrum + stukje lopen. Google Maps locatie hier. Parkeertip: parkeren op/naast naast het terrein!

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 145,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 195,- (deelname, incl. contributie 2017) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Geen werk? Voor jou hebben we andere tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

Aanmelding kan gewoon via een mailtje. Vermeld wel graag jouw Functie en Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt!

Bonus voor snelle inschrijvers

Schrijf in per e-mail voor 29 juli 2017 en je krijgt een bonus van € 25. Die bonus geeft je recht op een korting van 25 euro op één van de eerstvolgende twee sessies!

Schrijf mij in.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

1. *Meekomende collega(s)? Zijn ze al lid of is de organisatie bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de Geen lid-prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.
   

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De teksten op deze site zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.