Echt een team waar je weer energie van krijgt! OCR-Scanstraat, SharePoint, Het Nieuwe Werken, Digitaal zaaksgewijs werken, Metadata-ervaringen (TMLO), Kwaliteitssysteem voor vervanging, DI-consulenten…. Stevige ontwikkelingen vanuit een situatie met digitaliseringswens, maar forse papieren achterstand. Nee, geen BIG BANGs of PROTS-projecten bij Gemeente Doetinchem. Eerder zo: Interessante ontwikkeling? Snel aftasten, op kleine schaal uitproberen, grondige problem shooting en gefaseerd, weloverwogen invoeren. En die nuchterheid - 'we zijn geen schrijvers, maar doeners' - levert vruchten af. Geheim ingrediënt: veel enthousiasme en teamspirit!

Doetinchem is te groot voor David en te klein voor Goliath, maar… echt te eigenwijs voor middelmaat. Met succes. Pikant detail: de DIV-afdeling DI (20 m/v) en team Informatiemanagement, de ICT-afdeling, ressorteerden tot voor kort allebei onder gastvrouw Françoise van den Ham.

Daarom gaan we er kijken. Op Heterdaad… Nuchter Doetinchem Doet: Digitale DIV Maakt Meters, op donderdagmiddag 30 maart 2017.

Herstart: Metamorfose van DI

De afdeling Documentaire Informatie had moeite met aanhaken in de digitale stroomversnelling. Er staat nu een compleet gerenoveerd en tamelijk digitaal gemeentehuis majestueus midden op het plein in Doetinchem, maar dat was niet altijd zo: “Een donker, somber bastion werd een licht, uitnodigend, ruim en duurzaam gebouw dat twee keer zoveel mensen huisvest dan voorheen en tóch niet voller lijkt” (aldus de Architect). Flexwerken en niet voor iedereen een werkplek, dus starten met digitaal en zaaksgewijs werken was een must bij de renovatie! Onze enthousiaste gastvrouw Françoise van den Ham, teamleider Informatie Management, trok zelf het Digitaal Werken project. De 500 medewerkers plukken de vruchten.

DI registreerde in 2016 zo’n 130.000 documenten. Dit aantal was in 2010 bij de start van digitaal werken nog 45.000 documenten.  Daarnaast was er een forse achterstand in het papieren archief. De eerste stap was een samenvoeging met Informatiemanagement. DI onderging een metamorfose.

Het was geen simpele weg. Om een voorbeeld te noemen: een E-depot-pilot klinkt niet zo spannend, maar het helemaal mappen van de metadata van Corsa of OneGov op TMLO is een grote klus. Metadatering is overigens een rode draad die door meerdere vraagstukken loopt, zoals hier beneden zal blijken.

Het resultaat mag er zijn

Inmiddels is een OCR-scanstraat (Kofax) in productie, wordt automatisch gemetadateerd, is er sprake van gemeentebrede vervanging, en wordt het vervangingsproces met 1 druk op de knop in gang gezet, is een E-depot pilot uitgevoerd, is Corsa opgevolgd door OneGov, is net 64 jaar archief overgedragen naar het streekarchief, worden email èn post geregistreerd door het Klant Contact Centrum, wordt archiefbewerking ook gedaan voor andere organisaties, zijn alle dossiers vanaf 2010 zelf doorzoekbaar voor ambtenaren en kunnen ze bij het Front Office terecht voor vragen en papieren dossiers. Het contact met de organisatie loopt verder via de DI-consulenten. Naast de postregistratie verzorgt team DI onder meer de vervanging en het daadwerkelijke digitaliseren, de vernietigingsprocedures, de overbrenging en het beheer van de gemeentebrede mailbox. DI is misschien nog niet ‘klaar’, maar doet volop mee in de - digitale - vaart der volkeren.

Snel tevreden is het team van Françoise niet. Na de aanvankelijke uitrol van Kofax bleek bijvoorbeeld dat handmatige nabewerking nodig was, na het OCR-scannen, en dat was echt niet de bedoeling. Opmerkelijk genoeg werd dat door gebruikers elders blijkbaar wel geaccepteerd. Door intensieve samenwerking met de twee leveranciers  en veel doorzettingsvermogen is er nu een oplossing. En er wordt inderdaad praktisch foutloos gescand zonder vaste correctieslag achteraf, met grote winst voor de kwaliteit van de automatische metadatering.

De Scan/OCR-oplossing in het kort

Het doel van de nieuwe scanoplossing (met OCR herkenning) was en is: tijd besparen tijdens het registratiewerk, door veel metadata automatisch te herkennen en in te vullen. Met “Digitale Postkamer Light” van Kofax kregen ze een ontwikkelscenario van een basis scanplatform naar validatie tot intelligentie. Als start is het basis scanplatform ingericht. Dit scant de analoge post, zet het om naar PDF/a en exporteert naar OneGov. De registrator opent in OneGov een te verwerken poststuk en voert handmatig (nog geen OCR in die 1e fase) de metadata toe.

Inmiddels is fase 2 operationeel: gegevens als NAW, datum, kenmerk en onderwerp worden nu herkend en de registrator valideert of past aan. De verschuiving van invoeren naar controleren en valideren geeft efficiencywinst en vermindert typefouten. In de voorgenomen derde fase wordt intelligentie toegevoegd voor post die in grote hoeveelheden binnenkomt en een gestructureerd formaat heeft zoals E-formulieren of analoge formulieren. E-formulieren bijvoorbeeld kunnen dan zonder tussenkomst van een registrator als zaak worden opgenomen in het zaaksysteem. Kortom: fase 3 belooft extra efficiencywinst.

SharePoint Ervaringen

Er zijn meer van die onderwerpen die een eigenwijze aanpak vergen. Zo blijkt SharePoint 2013 prima te werken voor de productaanvragen van klanten, dus voor zaken, in samenwerking met het Microsoft CRM systeem. Maar het realiseren van een standaard template voor samenwerkingsomgevingen met automatische archivering van bijvoorbeeld beleids- en vergaderstukken zou een extra laag over SharePoint vergen en dat was een brug te ver: uit ervaring was al gebleken hoeveel gedoe die extra lagen opleveren bij migraties. Ook blijkt dat lang niet alle leveranciers klaar zijn voor de eisen aan correcte metadatering (conform Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden).

Al eerder bleek SharePoint zo zijn eigenaardigheden te hebben: na de migratie van Office naar versie 2013 vertikte SharePoint het om goed te werken. Dat betrof niet de vele koppelingen naar alle backoffice systemen, want die functioneerden, maar uitgerekend de samenwerking tussen Office en SharePoint zelf. Dat raadsel hield Microsoft-experts een half jaar bezig totdat de boosdoener - 'één van de 1000-en vinkjes in Sharepoint' - werd gelokaliseerd en omgezet.

Metadatering wordt bij gemeente Doetinchem afgedongen door het systeem. Doordat de meeste gegevens automatisch (en correct) worden ingevuld, blijft er voor de gebruiker weinig over. Toch wordt voor de zekerheid voorlopig nog een check gedaan - met name op zaaktype - als de zaak wordt afgesloten. De hele flow en de inrichting zijn NEN2082 gecertificeerd.

Die ene druk op de knop…

Doetinchem is erg tevreden over Cognos voor Business Intelligence en Business performance management. Het is de basis voor de managementinformatie en de kwaliteit van het archief wordt hiermee bewaakt. Françoise’s streven is dat de vernietiging en overdraging van documenten ook zo’n ‘druk op de knop’ wordt. De benodigde borgingen - vooral de juiste zaaktypes en klanten - steken daar vooralsnog een stokje voor. Er wordt hard gewerkt aan een kwaliteitssysteem voor vervanging van papieren documenten door hun digitale substituten dat die ‘ene druk op de knop’ mogelijk maakt, met inzet van Cognos. Cruciaal blijft natuurlijk: ‘vullen we allemaal de meta-data wel op dezelfde manier in?’ Hoe breng je dit proces kwalitatief op orde? En hoe meet je dat er verbetering optreedt? Boeiende vraagstukken.

Helemaal vreemd is deze ambitie niet. Het project om de archiefstukken van 1945 tot 2010 over te dragen aan het streekarchief kostte een groep inhuurkrachten 2 jaar aan nabewerkingen... Zoiets wil de gemeente uiteraard niet meer. Overigens was de reden voor deze lange achterstand dat het streekarchief heel lang geen ruimte had en dus ook geen overdracht mogelijk was.

Die gebruikers toch…

Nog een boeiend vraagstuk: leuk hoor, al die digitale documenten, maar… hoe krijg je de gebruiker digitaal? Het grootste struikelblok bij digitaal zaaksgewijs werken is helemaal niet het archief, het is de digitale vaardigheid van de gebruiker! Zo was men hier en daar knap kritisch over Corsa, maar bij doorvragen bleek dat men eigenlijk zelf onvoldoende vaardig was. Het management kon dit niet geloven, maar Françoise kreeg de kans om dit te testen. En ja: de testgroep scoorde onder de maat op de ECDL-test, het Europese computerrijbewijs. Vervolgens is de hele organisatie -verplicht- getest en kreeg ieder die onder een bepaald niveau bleef een basistraining. Denk vooral aan Word, Outlook en Internet.

En wat blijkt vervolgens? Ook al hebben ze het digitale werken onder de knie gekregen, managers sturen beperkt op de cijfers die ze voorgeschoteld krijgen. Als ze niet kloppen met hun onderbuikgevoel, geloven ze ze niet. En dat is prima, want dan gaan ze graven: “klopt dit wel?” En dan blijkt bijvoorbeeld dat zaken wel zijn afgedaan, maar administratief nog niet zijn afgehandeld. Net als in die goede ouwe tijd waarin een brief na behandeling niet terug kwam op het archief. Soms lijkt het alsof alles verandert en soms… ook niet. ;-)

Zie ik je op donderdagmiddag 30 maart in Doetinchem?

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Op Heterdaad... Nuchter Doetinchem Doet: Digitale herstart DIV maakt meters!

Datum: Donderdag 30 maart 2017.

Plaats: Raadhuisstraat 2, Gemeente Doetinchem.

Tijd: ongeveer van 13.00 tot 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastvrouw: Françoise van den Ham, Teamleider Informatiemanagement gemeente Doetinchem.

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route: OV: station Doetinchem. Google Maps locatie hier. Parkeertip: parkeerterrein pal naast gemeentehuis!

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 145,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 195,- (deelname, incl. contributie 2017) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Geen werk? Voor jou hebben we andere tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

Aanmelding kan gewoon via een mailtje. Vermeld wel graag jouw Functie en Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt!

Schrijf mij in.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

* Meekomende collega(s)? Zijn ze al lid of is de organisatie bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de Geen lid-prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De teksten op deze site zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.