Wat een historie: Stadsarchief Amsterdam... Dat geldt natuurlijk voor het monumentale pand en sowieso voor Amsterdam als handelsmacht in de Gouden Eeuw, maar al helemaal voor het Stadsarchief zelf waarin die rijke geschiedenis tot leven komt. En toch gaat het nu niet om de testamenten van Rembrandt, Peter Stuyvesant of Michiel de Ruyter en ook niet over de onderaardse ruimtes met imposante bankkluizen of het beruchte kogelgat in de directiekamer, maar over de rol van het stadsarchief als kennisknooppunt rondom informatiebeheer.

Dinsdagmiddag 31 oktober 2017 ervaren we het, op Heterdaad... Stadsarchief Amsterdam: van Strategie tot Kwaliteit en van E-depot tot Linked Data.

Onze gastheer is Directeur Bert de Vries, Gemeentearchivaris van Amsterdam.

En ja… we doen natuurlijk een prachtige rondleiding ;-)

Als je wilt weten wat er in Amsterdam speelt op het gebied van informatievoorziening kun je niet heen om de afdeling Toezicht, Beleid en Advies van het Stadsarchief. Niet alleen zorgt deze voor kaders en houdt hij toezicht over de processen en projecten zoals die in de gemeentelijke clusters bij de diverse Informatiebeheerteams worden uitgevoerd, maar er wordt ook beleid ontwikkeld op al die boeiende gebieden waar we allemaal mee te maken hebben, van verbeteringen en een kwaliteitssysteem op het gebied van informatiebeheer tot data governance. Andere aandachtspunten variëren van - heel praktisch - een uitgebreide scanstraat tot afstemming met dataknooppunten en andere partijen in het hoofdstedelijke informatielandschap. Een belangrijk item is uiteraard het E-depot, maar ook bijvoorbeeld duurzame bestandsformaten en de Amsterdamse metadatastandaard (die zelfs vooraf ging aan TMLO). En de opslag van 3D modellen, zoals van tunnels, in het kader van duurzame toegankelijkheid van informatie. Weer heel andere aandachtspunten zijn de toepassing van Linked Data en van Crowdsourcing, maar ook onderwerpen als openbaarheid en openbaarheidswetgeving. Dus ja, het barst van de expertises en experts daar...

Zoveel boeiende inhoudelijke onderwerpen, maar ook zo interessant hoe alle lijntjes samenkomen in een strategisch overzicht. Voor dat laatste gaan we uiteraard luisteren naar en in gesprek met directeur Bert de Vries. Dat gebeurt in de eerste plenaire sessie. Voor de inhoudelijke topics komen maar liefst 7 vakspecialisten aan het woord, met name in de vorm van 6 parallelsessies waarvan je er 2 of 3 kunt kiezen. De organisatie is in handen van Laura Koopmans, Adviseur Toezicht, Beleid & Advies Informatiebeheer.

Een unieke organisatie op een unieke locatie

In 2007 verhuisde het toenmalige gemeentearchief naar het monumentale Gebouw De Bazel: het imposante voormalige hoofdkantoor van de Nederlandsche Handelmaatschappij en de ABN AMRO, een pronkstuk van de Nederlandse 20e-eeuwse architectuur, met koloniale en koninklijke allure. Dat was de grootste verhuizing ooit binnen Amsterdam; veertig kilometer archiefstukken kregen een nieuwe plek. Daarmee was het Stadsarchief een feit: het historisch documentatiecentrum van de stad Amsterdam.

Inmiddels omvat het 49 kilometer archieven, een historisch-topografische collectie met miljoenen kaarten, tekeningen en prenten, een bibliotheek en omvangrijke geluids-, film- en fotoarchieven. Uiteraard is in de afgelopen jaren veel archiefmateriaal gedigitaliseerd, deels ontsloten via de website. Verder zijn er meer dan 340.000 foto's en tekeningen met betrekking tot Amsterdam te vinden. En er is een echte Schatkamer waar je meer dan 300 topstukken kunt bewonderen. In de filmzaal worden historische films over Amsterdam vertoond. Maar daarbij blijft het niet, zoals je al las. Het Stadsarchief borrelt en bruist van de nieuwe ontwikkelingen:

Neerlands eerste goedgekeurde E-depot

E-depots vormen op zichzelf al een boeiend terrein. Het doel is natuurlijk het waarborgen dat de digitale archieven op langere termijn toegankelijk blijven zonder verlies van gegevens. Die gegevens blijven altijd toegankelijk en kunnen betrouwbaar, volledig en authentiek in hun context worden gereproduceerd.

Het Amsterdamse depot is als eerste in Nederland getoetst (op de eisenset ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot versie 1.0) en in orde bevonden. Dat was in 2012, er is dus ruime ervaring. Zo zijn de originele persoons- en archiefkaarten van het Amsterdamse bevolkingsregister uit de periode 1939-1994 gescand en in het e-depot bewaard, ook zijn de openbare gedeelten via de website van het Stadsarchief in te zien en kunnen de originelen worden vernietigd. Zelfs de website wordt er periodiek op gearchiveerd.

En toch wordt er hard gewerkt om de aanlevering beter te organiseren. Er zijn daartoe via Business Information Planning verschillende scenario's ontwikkeld en met eentje vindt momenteel een pilot plaats. Daaraan gekoppeld wordt nader uitgewerkt hoe collecties toegankelijk gemaakt kunnen worden via een E-depot. Ook interessant: welke richtlijnen hanteert het Stadsarchief voor een actieve bewaarstrategie? Denk aan risico’s, bestandsformaten, leesbaarheid en dataverlies. Ana van Meegen, expert duurzame toegankelijkheid van het Stadsarchief, is degeen die ons hierin wegwijs maakt in een plenaire sessie.

Maar liefst zes parallelsessies...

Het programma is zo vol dat we de opening van de sessie hebben vervroegd tot 12.30 uur. Dat geeft voldoende ruimte voor een schitterende rondleiding, maar ook zes parallelsessies, verspreid over 3 rondes:

1. •Digitale kwaliteitsbeheersing op industriële schaal
   

2. •3D informatie toegankelijk (Brainbox-sessie)
   

3. •Linked Data: Stad vol data. Stad vol mogelijkheden.
   

4. •Openbaarheid en wetgeving
   

5. •Crowdsourcing van archiefwerk
   

6. •Metadatering: TMLO of eigen standaard? (Brainbox-sessie)
   

Hieronder worden ze toegelicht!

Digitale kwaliteitsbeheersing op industriële schaal

Al in 2003 digitaliseerde het Stadsarchief vele duizenden documenten per jaar. In 2017 worden er nog steeds evenveel gescand als toen… maar dan per dag! :-)

Er is inmiddels sprake van een waar geïndustrialiseerd scanproces. Inderdaad: Geïndustrialiseerde Digitalisering... Alleen door gebruik te maken van principes uit de industrie kan een dagproductie van 20.000 scans beheersbaar worden gehouden. Centraal staat het begrip proces: de kwaliteit van het proces bepaalt immers de kwaliteit van het eindproduct. Dus moet de focus niet sec op de scans en het eindproduct liggen, maar vooral op het werkproces: een grootschalig, gestandaardiseerd proces dat continu doorgaat en schaalbaar is. Daartoe wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd en praktisch en nuchter tegen de kwaliteitsbeheersing aangekeken, gericht op proces-stabiliteit en proces-beheersbaarheid. Dat betekent: geen schade aan originelen, alle betekenisvolle informatie in de gescande versie, alle informatie gedigitaliseerd en: de scans zijn gekoppeld aan de juiste metadata.

Erg boeiend is natuurlijk hoe de kwaliteitsbeheersing in de praktijk plaatsvindt. Denk aan audits en steekproeven en rapportages, maar ook de competenties van de medewerkers. Marc Holtman, senior medewerker Presentatie en Participatie van het Stadsarchief, doet een boekje open.

Duurzaam, maar hoe? TMLO is “hot” maar niet “zalig”

Het is natuurlijk cruciaal dat digitale archivering duurzaam is en dus bestandsformaten toekomstvast zijn. Voor documenten denken we dan aan pdf/a. Maar ja, er is continu sprake van nieuwe inzichten en technologische ontwikkelingen. Het digitale landschap verandert zo snel. En de standaard duurzame archiveringsformaten moet mee-evolueren, met alle gevolgen van dien en met name dat bepaalde bestandsformaten toch in onbruik raken. Hoe duurzaam is ‘duurzaam’ dan nog?

Het Stadsarchief heeft hier uiteraard een eigen visie op, ook voor audiovisuele bestanden zoals Videotulen. Er worden in het vakgebied meerdere formaten gehanteerd die ‘de voorkeur’ hebben of ‘acceptabel’ zijn, van mxf en MPEG-4 tot THEORA. Ook op het gebied van beeld-archivering zijn interessante ontwikkelingen rond het International Image Interoperability Framework (IIIF). Ook spannend is het onderwerp TMLO. Stadsarchief Amsterdam heeft daar een geheel eigen kijk op. Hun Amsterdamse metadatastandaard ging vooraf aan TMLO en is op details afwijkend.

Mooie materie om met elkaar over te gaan brainboxen. Eric Saaman, Adviseur en Projectleider Digitale Archivering van het Nationaal Archief, gaat met ons in een parallelsessie in debat over het vraagstuk: Standaardmetadata (TMLO en zo), zijn die nou wel zo nodig? Kan informatie niet op een andere manier toegankelijk blijven?

Nieuwe standaards: Linked (Open) Data

Super boeiend is natuurlijk wat er gaande is rond Linked Data. Linked Data zorgt ervoor dat gestructureerde gegevens zo gepubliceerd kunnen worden op het internet dat ze beter bruikbaar zijn, bijvoorbeeld door de onderlinge samenhang te verhelderen en door standaardisatie en het vergemakkelijken van hergebruik. Het gevolg is dat de betreffende informatie sneller te vinden is, met inzichtelijke en duurzame verbanden.

Dus terwijl het internet een ‘web van documenten’ is, verbonden door ‘domme’ hyperlinks, wil het semantisch web daar betekenis aan toevoegen door Linked Data. De relaties met de archiefwereld zorgen dan voor een compleet nieuwe uitdaging, zeker ook het bieden van context aan de eigen collecties. Ook hier is sprake van een diverse set aan standaarden en technologieën.

Een intrigerende toepassing is wat er in Amsterdam gebeurt: Stad vol data. Stad vol mogelijkheden. Kees Schaatsbergen, Informatieadviseur bij Onderzoek, Informatie en Statistiek (OIS) van gemeente Amsterdam neemt ons mee. Amsterdam beschikt over een schat aan gegevens over de stad. Met innovatieve datatoepassingen ontstaan allerlei nieuwe mogelijkheden voor dienstverlening, handhaving en participatie van Amsterdammers.

Crowdsourcing van (particulier) archiefwerk

Het verwerven en ontsluiten van documenten in handen van particulieren is een aparte activiteit van het Stadsarchief waarvoor inmiddels actieve acquisitie plaatsvindt. Advisering is een belangrijk onderdeel hiervan, evenals begeleiding. Dit loopt uiteen van het verstrekken van een handleiding tot technisch advies, maar ook t.a.v. inhoudelijke toegankelijkheid. Als het komt tot daadwerkelijke overdracht is er natuurlijk sprake van technische controle, selectie, ordening, registratie e.d. Ook dit is een vakgebied apart met zijn eigen bijzonderheden.

Erg spannend is de inzet van Crowdsourcing als oplossing om vooral die vele private collecties te ontsluiten, maar ook Bevolkingsregisters, Notariële akten, persfoto’s en kaarten. Als een collectie te omvangrijk is om te digitaliseren en indexeren, kan een beroep worden gedaan op het grote publiek. Je weet: vele handen maken licht werk. Maar ook dat moet goed begeleid worden. Hoe doe je dat? Hoe betrek je het brede publiek bij jouw organisatie en hoe maak je op een goede en leuke manier gebruik van hun kennis, kunde, energie en tijd? Het Stadsarchief heeft ruime ervaring met crowdsourcing, al sinds 2011. Nelleke van Zeeland, medewerker Presentatie en Participatie van het Stadsarchief deelt in deze parallelsessie die ervaringen en... denkt graag mee over mogelijke crowdsourcingsplannen van anderen.

3D Collecties (brainboxsessie)

Hoe maak en hou je 3D informatie toegankelijk? Wat zijn ervaringen, ook met knelpunten en het oplossen daarvan? Denk aan de opslag van de modellen, zoals van tunnels, in het kader van duurzame toegankelijkheid van informatie. Een belangrijk onderwerp hierbij is het Bouw Informatie Model (BIM). Little & Big BIM (via COINS) naar Archief. Ruud van der Meer, BIM Regisseur bij het Ingenieursbureau van Gemeente Amsterdam duikt hier met ons in. Na een korte inleiding gaat hij graag in discussie.

Openbaarheid en openbaarheidswetgeving

Heeft de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) zijn langste tijd gehad? Ontwikkelingen in de informatie-netwerksamenleving stellen steeds grotere eisen aan de openbaarheid van informatie, zodat burgers over een gelijkwaardige informatiepositie kunnen beschikken.

Informatie moet real time beschikbaar zijn, zodat burgers bijvoorbeeld de overheid kunnen controleren (democratische controle), zodat burgers en overheid samen kunnen werken (co-creatie) en  zodat de informatie kan worden gebruikt in allerlei toepassingen voor commerciële en niet commerciële doeleinden (app’s). Voor succesvolle  implementatie van nieuwe wet- en regelgeving is (actieve) openbaarheid randvoorwaardelijk. Denk bijvoorbeeld aan de Omgevingswet of het Wetsvoorstel Open Overheid (WOO) die wellicht de WOB gaat vervangen. 

Ook voor deze parallelsessie hebben we een bijzondere spreker: Roger Vleugels, door de minister benoemd tot Extern Adviseur Overheidsarchieven voor de Commissarissen van de Koning, op voordracht van de Commissarissen van de Koning en de Algemeen Rijksarchivaris. Hij constateert dat Nederland een van de traagste en daardoor duurste Wob-landen is. “Vooral door de verslonsde archieven (die de Wob traag maken en beslissingen vaak onvolledig)”. Hij kan het weten, want Roger voert zaken als advocaat op dit gebied (ruim 5000) en adviseert en doceert erover. Als dit geen pittige sessie wordt... ;-)

Stadsarchief nieuwe editie

Tot voor kort hanteerde Amsterdam een organisatiemodel met Diensten en Stadsdelen en dus verspreide DIVs die centraal ondersteund werden. De afdeling Concerndiensten van het Stadsarchief zorgde voor advisering en ondersteuning en gemeentelijke archiefinspectie. Dat waren niet alleen adviserende en kaderstellende, maar ook uitvoerende (ondersteunende) werkzaamheden. De afdeling bestond uit circa 30 personen, al dan niet extern.

Sinds 2015 zijn de stadsdelen verleden tijd en zijn Informatiebeheer-activiteiten opgenomen in de vijf nieuw gevormde clusters. Dat werkt zo: in de clusters zijn de voormalige diensten en stadsdelen zo veel mogelijke samengevoegd naar domein. Elke cluster bevat een Informatievoorzieningseenheid (IVE) met daarbinnen teams Informatiebeheer (IB), Functioneel beheer (FB), Proces en Informatie Management (PIM). Een IVE geeft ondersteuning aan alle eenheden binnen het betreffende cluster. Bij die IVE’s zijn ook de uitvoerende werkzaamheden belegd binnen het team Informatiebeheer.

De afdeling Toezicht, Beleid en Advies (TBA) van het Stadsarchief nu is adviserend en kaderstellend voor het informatiebeheer in de hele stad, inclusief toetsing (archiefinspectie). Zowel organisatorisch als inhoudelijk en qua duurzame toegankelijkheid van informatie is TBA nog volop in ontwikkeling in de richting van het expertise-centrum voor Informatiebeheer van de gemeente Amsterdam.

Boeiende case, of niet? Zoveel kennis en expertise!

Zie ik je op dinsdagmiddag 31 oktober?

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Op Heterdaad... Digitale Toekomst van Informatie & Erfgoed (ABNAMRO Bank)

Datum: Dinsdag 31 oktober 2017.

Plaats: Vijzelstraat 32, 1017 HL Amsterdam.

Tijd: ongeveer van 12.30 tot 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastheer: Directeur Bert de Vries, Gemeentearchivaris van Amsterdam.

Organisator: Laura Koopmans, Adviseur Toezicht, Beleid & Advies Informatiebeheer

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route: OV: tram, Lijn 24, halte Muntplein.

Auto: zie de website Parkeren in Amsterdam van de gemeente.

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 145,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 195,- (deelname, incl. contributie 2017) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Geen werk? Voor jou hebben we andere tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

Aanmelding kan gewoon via een mailtje. Vermeld wel graag jouw Functie en Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt! Uiteraard krijg je een bevestiging en factuur.

Schrijf mij in.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

1. *Meekomende collega(s)? Zijn ze al lid of is de organisatie bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de Geen lid-prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.
   

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De teksten op deze site zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.