Ken je dat?: je bent bere-benieuwd naar de SharePoint ervaringen van andere organisaties, maar elke keer weer blijkt dat hun DMS/RMA ervaringen toch aardig beperkt zijn of nog in de planningsfase verkeren... Ik vergiste me er ook in :-(

Op 21 juni zitten we goed, want dan tonen het archief van TU Delft en facility management van Deltares hun praktische ervaringen met duizenden gebruikers op SharePoint voor DMS/RMA.

Alweer een paar jaar ervaring

Technische Universiteit Delft (bekend van spraakmakende high tech projecten) werkt alweer een paar jaar met SharePoint voor dynamisch archiveren en e-depot voor een breed spectrum van omgevingen: van zaakgericht werken en allerlei soorten dossiers tot (via e-Connect) meer 'social' berichten.

Erg boeiend is dat nauwelijks wordt gewerkt met add ons, maar zoveel mogelijk met pure SharePoint oplossingen. Ook is inmiddels afgezien van een 'eenheidsworst' oplossing voor alle omgevingen. De balans tussen tevredene gebruikers en veiligheid van informatie wordt per omgeving opnieuw vastgesteld. Dat betekent compromissen en aanpassingen en dus meer werk, maar ook tevreden gebruikers, 6000 inmiddels. Er is voor gekozen om geen opleggend of restrictief beleid te voeren. Sommige gebruikers werken volledig in SharePoint, van personeelsdossiers tot teamsites en juridische dossiers, e-Connect, zaakgerichte ordening etc, maar andere gebruiken maar één of enkele omgevingen. Dat kan zijn omdat ze verder met gespecialiseerde software werken, maar bijvoorbeeld ook omdat men weinig veranderingsgezind is. Sommigen zijn zelfs anti-SharePoint. De insteek van 'het hele archief in één systeem' is een illusie gebleken. Zelfs het doel om 100 % van de pakketten via SharePoint als portal te laten lopen, is inmiddels losgelaten, al blijft het voor de lange termijn wel wenselijk.

Kennisinstituut Deltares (denk aan een futuristische variant van Deltawerken-onderzoek en advies, maar dan internationaal) stelt ons zijn prachtige faciliteiten ter beschikking en brengt de 21e juni zijn SharePoint-gerelateerde ervaringen in met DeltaShare voor Kennisdeling, teamsites, kennisbank in Adlib en de opzet van een metadata-model. Bovendien krijgen we toegang tot iD-Lab: een bijzondere faciliteit voor beslissing-ondersteuning door kennis.

Kortom: wil je weten hoe het echt werkt als je SharePoint gaat inzetten voor DMS/RMA, kom dan kijken op dinsdagmiddag 21 juni 2016 bij Deltares in Delft:

Op Heterdaad Duo... SharePoint voor DMS & RMA in de praktijk (TU Delft, Deltares).

Waarom gaat het vaak mis: SharePoint voor DMS/RMA?

Esther Maes, manager archief van TU Delft, begrijpt die mislukkingen wel. Gebruikers worden vaak gedwongen om in een beperkte one-size-fits-all-omgeving te opereren die wel centraal goed te managen is, maar onvoldoende voldoet aan hun behoeften. Bijvoorbeeld omdat ze gewend zijn aan gespecialiseerde software. De kans is groot dat ze dan gaan sputteren, afhaken, maar ook dat de organisatie juist gaat proberen om de functionaliteit van de vorige software in SharePoint te stoppen, bijvoorbeeld door add-ons.

Het gevolg is dat de enorme flexibiliteit van SharePoint wordt bevroren, maar ook dat er allerlei problemen optreden bij nieuwe releases. En sowieso is het de vraag of er een werkbare omgeving ontstaat. Je krijgt een nagebouwd pakket en doet dan feitelijk hetzelfde als wanneer je in de digitale wereld de analoge situatie probeert na te bouwen: je blijft hangen in het oude en leert niet te denken vanuit de nieuwe mogelijkheden.

De ervaring bij TU Delft is dat een gerichte aanpak per gebruikersgroep en omgeving wel goed werkt. Denk overigens niet dat dit een eenvoudig proces was. Er waren stevige aanpassingen en gewenning nodig. Bepaalde organisatieonderdelen van de TU zijn behoorlijk zelfstandig en dat is ook wel begrijpelijk: Hoe vertel je het Astronautencentrum dat ze niet de software mogen gebruiken die ze zelf nodig vinden voor hun specifieke activiteiten?

Waarvoor zet de TU SharePoint zoal in?

Veel organisaties starten met personeelsdossiers, omdat het een overzichtelijke omgeving is. Maar ook voor deze toepassing zijn verschillende benaderingen mogelijk, zo toont TU Delft. Andere typen dossiers op SharePoint waar TU Delft de nodige ervaring mee heeft zijn leerstoelendossiers, juridische dossiers, gebouwendossiers etc.

Een heel andere toepassing van de TU betreft de secretariële archiefstukken die uit Decos naar SharePoint zijn overgezet. En dan zijn er de bekende omgevingen: intranet, projectservers, teamsites. Zaakgerichte ordening is een geheel eigen DMS-omgeving op SharePoint, maar hetzelfde geldt voor e-Connect, voor de meer social berichten.

Over het algemeen wordt per omgeving begonnen met sjablonen die op basis van gebruikersbehoeften worden fijngeslepen. En binnen de sjablonen blijven enkele dingen door key-gebruikers zelf in te richten. Belangrijke typen sjablonen zijn de dossiervorm, zakenvorm en projectsitevorm. De inrichting is overigens allesbehalve vrijblijvend. De omgeving bepaalt hoe vrijblijvend het kan zijn.dossiers van personeel en hoogleraren niet, bijvoorbeeld, maar teamsites weer wel. Op dit moment is er nog beperkt sprake van maatwerk (bij personeelsdossiers en wat bij zaakgerichte ordening), maar hopelijk kan dat vervallen bij de naderende SharePoint 2016 release. Mits de leverancier goed meedenkt.

Ook nu, na 2-3 jaar, is er bij TU Delft nog steeds sprake van uitbreiding van het grote aantal omgevingen en sites, maar de aandacht verschuift nu naar verfraaiing en de onderlinge connecties van de SharePoint oplossingen voor DMS/RMA.

Termen als DMS en RMA kunnen op verschillende manieren geïnterpreteerd worden. TU Delft gebruikt SharePoint voor documentmanagement/dynamisch archiveren, maar gelijk ook voor recordsmanagement/e-depot. Het e-depot is vaak toegankelijker voor een breder publiek dan het dynamische gedeelte (nou ja, tenzij de gebruikers dat toch niet willen). Dat maakt het rechtenbeheer ingewikkelder. Het overzicht van wie waar bij kan, is dan steeds lastiger boven water te krijgen. Als je aan SharePoint een gespecialiseerd pakket als een Decos hangt en dan de beperkingen van dat pakket opdringt aan SP, dan timmer je SharePoint dicht qua flexibiliteit.

Op dit moment is er bij de TUD sprake van verschillende e-depots en e-depots in constructie, dus er wordt nu druk bekeken hoe alles onder te brengen in 1 e-depot (de eindfase dus of klaar voor overdracht naar Nationaal Archief). Esther schat in dat het Nationaal Archief er anders ‘niet blij’ mee zal zijn. ;-)

De grote Winst van SharePoint

De functionaliteit van SharePoint biedt in de ogen van Esther een grote flexibiliteit, met name in de vele manieren waarop je informatie kunt tonen: hoe, waar, wanneer, maar ook wie het kan zien. Dat gaat verder dan alleen lijsten, mapjes en dossiers en is ongeëvenaard. Bij traditionele pakketten gelden de rollen (zoals zien, wijzigen, deleten) voor het hele pakket, maar bij SharePoint kun je die rollen relatief gemakkelijk instellen per omgeving, per site. Zo kun je veel meer gebruikers tevreden stellen. Het duurt overigens jaren voordat je alle handigheidjes ontdekt hebt en daar zit de TU zelf ook nog middenin.

Prettig is dat het archief hier middenin zit. Er is een team voor functioneel/applicatiebeheer dat samenwerkt met de technisch beheerders van ICT, en dat de basisinrichting verzorgt, gebruikers traint en samenwerkt met de key users die het dagelijks beheer regelen en enige nadere inrichting kunnen doen.

SharePoint wel, SharePoint niet

Deltares, het internationaal vermaarde kennisinstituut, werkt ook al geruime tijd met SharePoint binnen het IT-landschap: DeltaShare, platform voor kennisdeling. Er wordt gewerkt met teamsites gekoppeld aan Outlook. Diverse vormen van informatie worden gedeeld. Bij de inrichting wordt gebruik gemaakt van het Deltares metadatamodel en de Deltares standaard trefwoordenlijst, beide ontwikkeld en onderhouden door de informatiespecialisten van FAM. Jolanda Heij, manager van FAM, is onze gastvrouw op 21 juni.

Deltashare, het platform voor kennisdeling, wordt toegelicht in een expertsessie: Waarom Deltashare (WHY), hoe pak je het proces aan (HOW), waar begin je (WHAT). Enkele successen zijn: projectteams, effectief vergaderen, PDC, projectformulieren, big data, verlof/verzuim registratie.

Een tweede expertsessie vindt plaats door en in het unieke iD-Lab, Deltares’ Interactief Data Laboratorium. Een speciaal ingerichte ruimte met computerondersteuning voor beslissing-ondersteuning door kennis.

Daar gaan we dus heen! Centraal in deze expertsessie staat een voorbeeld van kennisdelen + automatiseren van processen. iD Lab heeft een projectsite in Deltashare waar zij kennis kunnen delen, demo's beschikbaar stellen, maar ook het proces van marketing via Deltashare laten lopen.

Vrij worstelen

De SharePoint ervaring van Deltares kent vooralsnog een beperkte scope (geen DMS/RMA functionaliteit bijvoorbeeld). De oorzaken daarvan zijn ook heel boeiend.

Eén reden betreft de overbekende opstartproblemen. Zonder een duidelijke business owner van SharePoint lukt het niet, want dan zou de ICT het project zelf moeten trekken en dat is onwenselijk. Vanwege die vertraging en omdat de kwaliteit van de metadata in Adlib beter is, is de beoogde kennisbank niet gemaakt op basis van SharePoint, maar op basis van een koppeling van Adlib aan de Deltares-website. Je moet tenslotte wel verder! Gastvrouw Jolanda nam de - achteraf juiste - beslissing om niet te gaan wachten op SharePoint. Dat geldt ook voor het kennisarchief (XTendis).

Wat betreft de kennisbank: als een project is afgerond, gaat het projectarchief naar het archiefsysteem, maar gaat ook informatie direct naar de kennisbank naar de website. Hier wordt momenteel hard aan gewerkt, maar zoals gezegd buiten SharePoint om!

Een andere worsteling is die met de cultuuromslag van de traditioneel passieve rol van informatiespecialisten naar een actieve rol: het zelfstandig de organisatie ingaan, contacten onderhouden en weten wat er speelt. En natuurlijk actieve ondersteuning bieden in een SharePoint omgeving... Vandaar dat tijdens de parallelsessies aan deze cultuuromslag een KennisCafé wordt gewijd: samen hierover ervaringen en ideeën uitwisselen.

Mede daarom heeft FAM voor 2016 als missie: Het informatiesysteem Adlib inzetten als bron voor de etalagefunctie van de Deltares website en op die manier bijdragen aan kennis delen. Programma’s die door individuele Deltares-medewerkers al gebruikt worden om informatie te ontsluiten, zoals Mendeley en Research Gate, worden beter ondersteund. Daarmee zijn medewerkers in staat om hun kennis ook zelf digitaal met de buitenwereld te delen. Tevens wordt ‘Het Deltares Werken’, het flexibele kantoorconcept, verder ontwikkeld. Daarmee is het overal en voor iedereen op de campus van Deltares mogelijk om een werkplek te gebruiken. Ja, ja, er is meer in de wereld dan alleen SharePoint...

En als het even kan, bezoeken we Deltares' magnifieke, reusachtige testfacilteit: van stormvloedkering tot tsunamigenerator!

Boeiend, of niet? Leerervaringen te over. Zie ik je op 21 juni?

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Op Heterdaad... SharePoint voor DMS & RMA in de praktijk (TU Delft, bij Deltares)!

Datum: Dinsdag 21 juni 2016.

Plaats: Deltares (Delft).

Tijd: ongeveer van 13.00 tot 17.00, borrel tot 18.00 uur.

Gastvrouw: Jolanda Heij (Deltares)

Co-organisator: Esther Maes (TU Delft).

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route: Routebeschrijving naar Deltares. Google Maps. Parkeertip: op het Deltares terrein zelf!

Programma volgt bij de bevestiging.

Kosten: € 145,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 195,- (deelname, incl. contributie 2016) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Vermeld bij aanmelding graag jouw Kostenplaats of Ordernummer als je organisatie daarmee werkt!

Schrijf mij in.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

1. ✴Schrijf in per e-mail voor 24 mei 2016 en je krijgt een bonus van € 25. Die bonus geeft je recht op een korting van 25 euro op één van de eerstvolgende twee sessies.
   

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.