Het Papieren Tijger Netwerk op bezoek bij het Kabinet der Koningin

Het Kabinet der Koningin is een relatief onbekende zelfstandige rijksorganisatie en heeft een drievoudige taak: schakel zijn tussen Koningin en ministers, de Koningin informeren en de oorspronkelijke staatsstukken bewaren.

Hoewel de staatsstukken - de wetten, Algemene Maatregelen van Bestuur en Koninklijke Besluiten – gewoon documenten zijn, net als ieder ander stuk papier zijn ze toch heel speciaal en bepalen veel van deze documenten belangrijke onderdelen van ons leven. Ook de tot standkoming is bijzonder. Iedereen kent waarschijnlijk wel de discussies in de Tweede Kamer, het gezwoeg op ministeries, de uiteindelijke publicatie in het Staatsblad. Dat is maar een deel van het verhaal. Want hierachter gaat een ingewikkeld administratief proces schuil, waarbinnen de DIV van het Kabinet der Koningin een belangrijke rol speelt.

Als je wilt weten hoe het echt zit of als je benieuwd bent naar de DIV-organisatie die spin in dit  documentaire web is...

Op 27 september 2011 krijg je de - unieke - kans: Op Heterdaad... bij het Kabinet der Koningin, aan de hofvijver in Den Haag!

Het Kabinet der Koningin beheert de belangrijkste verzameling staatsstukken uit de Vaderlandse geschiedenis: elke wet, elke Algemene Maatregel van Bestuur, elk Koninklijk Besluit komt bij het Kabinet der Koningin langs. Digitaal? Nee, Met handtekeningen van de ministers en staatssecretarissen, en natuurlijk die van ons staatshoofd: de Koningin.

Planning & Control

10 vrouwen en mannen zorgen hier ervoor dat elke staatsstuk voldoet aan de vormvereisten en voor ondertekening naar de Koningin gaat. Er is een permanente stukkenstroom naar en van de Koningin. Elke werkdag gaan documenten in de koffer voor de Koningin, vergezeld van geleideformulieren - ‘strips’ - met relevante informatie zodat de Koningin snel inzicht heeft in de inhoud van het stuk. Bijna elke werkdag tekent zij één of meer wetten. Zo'n 500 per jaar. Algemene Maatregelen van Bestuur en Koninklijke Besluiten vergen 1 resp. 2 stappen minder, maar ook dat zijn er circa 3000 per jaar. Alles op papier. En na ondertekening door Koningin is het contraseign van de minister nodig, waarna de wet, de AMvB of het KB terug moet naar het archief van het Kabinet der Koningin.

Het is wel duidelijk: hier is een strakke planning en controle nodig. En een archief dat er bovenop zit. Alle procedures houdt de afdeling WRV, waar DIV deel van uitmaakt, zo strak mogelijk. Tussen het moment van registratie tot ondertekening door de Koningin zitten maximaal 3 werkdagen. En zelfs ondertekening in de vakantie, of tijdens staatsbezoeken is in spoedeisende gevallen mogelijk.

De hamvraag: Papier of Digitaal?

Vanwege die handtekeningen zijn alle stukken op papier. Het document wordt natuurlijk wel digitaal gemaakt. Uiteindelijk wordt het gepubliceerd in het Staatsblad (www.officiëlebekendmakingen.nl). Maar gedurende de hele tussenliggende procedure is het op papier. De Minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor juiste publicatie in het Staatsblad.

Tot slot wordt de wet, de Algemene Maatregel van Bestuur en het Koninklijk Besluit in de kelder opgeborgen: het ‘echte’ archief, tot de overbrenging naar het Nationaal Archief, na 20 jaar. Gelukkig is die kelder waterdicht, want de hofvijver ligt een stuk hoger. En: alles wordt ook nog vastgelegd op microfilm.

DIV heeft het er met zijn vijf medewerkers druk mee. Zij vallen rechtstreeks onder Marjolein Beuker, Hoofd Afdeling Wet- en Regelgeving en Verzoekschriften. Met de andere afdelingen Staatsrecht en Openbaar Bestuur en het Stafbureau ressorteert zij onder de directeur van het Kabinet.

Wat een bijzondere organisatie én locatie...

Alle functies zijn vertrouwensfuncties en medewerkers zijn voor indiensttreding gecheckt door de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD).

Het is echt een voorrecht hier te mogen werken. Het pand ligt tegenover het Mauritshuis, met uitzicht op het beroemde torentje en de gebouwen van de Eerste Kamer. Alles ademt nog ‘17e eeuw’ uit. Het diende ooit als onderdak voor de fameuze Groen van Prinsterer, was tussendoor even rechtbank en vanaf 1914 is het - kort onderbroken door de 2e wereldoorlog - domicilie van het Kabinet der Koningin.

Digitalisering

Er zijn natuurlijk de nodige interne stukken, zoals voor de eigen bedrijfsvoering, die wel degelijk digitaal zijn en de e-mail natuurlijk. Uiteraard is er het hele planning & control proces met rappelleringen. Daarom is men nu druk in de weer met Corsa ECM. Dat is wel even wennen, een "een cultuurshock" zo je wilt. De organisatie is klein en informeel zodat iedereen wel weet waar alles ligt en hoe er anders aan is te komen. Waarom dan een document management systeem? Om ‘in control’ te blijven. Het management van het Kabinet der Koningin hecht veel waarde aan ‘information governance’: goed informatiebeheer. Omdat er digitaal wordt gewerkt, ook door de aanleverende ministeries, omdat ook digitaal alles snel vindbaar moet zijn, omdat wel eens iemand de organisatie verlaat, om maar iets te noemen.

Kortom: ook het Kabinet der Koningin gaat digitaal. Een aardige klus met een aantal boeiende leermomenten.

Alle brieven van burgers aan de Koningin, de verzoekschriften, komen ook bij het Kabinet der Koningin. De ministers behandelen deze verzoekschriften. Het Kabinet der Koningin is alleen schakel die zorgt voor doorgeleiding naar het juiste ministerie.

Het Kabinet der Koningin houdt zich dus strak aan de formele zaken. Prinsjesdag bijvoorbeeld, een jaarlijks hoogtepunt, en moment van grote drukte bij het Kabinet der Koningin.. En... een Heterdaadsessie? Echt? Ja, omdat die voor vakgenoten is. Voor al die Digitale Spinnen die ook nog een Papieren Hart hebben (of was het toch omgekeerd? ;-)

Met Tijgergroet,

Simon

Titel: Op Heterdaad... Het Kabinet der Koningin

Datum: Dinsdag 27 september 2011.

Plaats: Den Haag.

Tijd: ongeveer van 13.30 tot 17.00/18.00 uur.

Gastvrouw: Nog nader te bepalen.

Organisatie: Marja van Beest.

Dagvoorzitter: Simon Been. 

Route: Routebeschrijving en programma volgen bij de bevestiging.

Kosten: € 139,- per lid. Exclusief voor leden (dat geldt ook voor meekomende collega's).*

Geen lid? € 189,- (deelname, incl. contributie 2011) en je bent lid. Zie voor details hier.*

Schrijf mij in.

Alle bedragen zijn exclusief BTW.

* De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk. De toegang tot het Kabinet der Koningin en het door het Kabinet aangeboden programma zijn volstrekt kosteloos.